Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП" в компании, занимающейся судоремонтом и судостроением

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

Автоматизация договорной работы на базе "1С:Документооборот КОРП" в Представительстве публичного акционерного общества "Аскольд" в г. Мурманске
1. Информация о компании:
Представительство публичного акционерного общества «Аскольд» в городе Мурманске — это основанное 19 февраля 2007 года структурное подразделение дальневосточного арматурного завода ПАО «Аскольд» (г. Арсеньев Приморского края), выполняющее работы в рамках Государственного оборонного заказа:
- Сервисное обслуживание в процессе эксплуатации атомных и дизельных подводных лодок (арматура систем воздуха высокого, среднего, низкого давления): техническое обслуживание, регламентные работы в пунктах базирования в процессе их эксплуатации;
- Ремонт по техническому состоянию и восстановление технической готовности арматуры систем ВВД-400, ВВД-200, ВСД, ВЗУ, СДС, ЛОХ, ВПЛ, ССВ (в том числе агрегатная замена арматуры), в обеспечение продления МРС подводных лодок и надводных кораблей на судоремонтных заводах;
- Техническая помощь судоремонтным и судостроительным предприятиям по монтажу, ремонту и настройке судовой арматуры.
- Экспертное обследование (дообследование), экспертиза технической безопасности и ремонт объектов Гостехнадзора военного назначения – оборудования, работающего под давлением (баллоны, сосуды, барокамеры, котлы) и подъемных сооружений, установленных на надводных кораблях, береговых базах и судах обеспечения ВМФ;
- Техническое диагностирование, техническое освидетельствование баллонов систем сжатого воздуха и сжатых неагрессивных газов, установленных на подводных лодках;
- Дефектация (освидетельствование) корпусов подводных лодок с использованием методов неразрушающего контроля;
- Неразрушающий контроль сварных швов и основного металла оборудования, работающего под давлением (баллоны, сосуды, барокамеры, котлы) и подъемных сооружений, установленных на кораблях, береговых базах и судах обеспечения ВМФ.
2. Исходная ситуация:
Предпосылки к автоматизации были следующими:
- значительный объём документов в части исполнениях контрактов (договоров) в рамках Государственного оборонного заказа;
- высокие финансовые риски в случае подготовки документов с ошибками;
- необходимость оперативного доступа к оригиналам документов;
- длительные процессы согласования договоров.
Заказчиком была поставлена задача автоматизировать все стадии жизненного цикла контракта: разработка проекта или сохранение в базе проекта Заказчика, согласование договора с Заказчиком и внутри организации, подписание договора, исполнение договора, хранение документации и исполнение договора.
3. Выбор продукта:
Требования Заказчика к программному продукту были следующие - программный продукт должен:
- поддерживать все этапы договорной работы;
- соответствовать требованиям регламентов работы с договорами, установленными в организации;
- обеспечивать потребности сотрудников различных подразделений организации предоставлять необходимую информацию;
- обеспечивать сохранность и защиту информации;
- обладать достаточной гибкостью для организации работы со всем многообразием типов договоров;
- обладать возможностью работы с мобильных устройств в связи с частыми командировками руководителя.
"1С:Документооборот КОРП" полностью соответствовал заявленным требованиям клиента.
4. Решение:
В процессе внедрения программного продукта были оказаны следующие услуги:
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
- Поставка 1С:Документооборот 8 КОРП;
- Доставка ПП в офис заказчика и установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
- Сбор и анализ потребностей в автоматизации;
- Обследование бизнес-процессов договорной работы;
- Разработка технического задания для дальнейшего внедрения программного продукта;
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
- Настройка бизнес-процессов по работе с договорным блоком;
- Настройка шаблонов договоров;
- Индивидуальное обучение сотрудников в офисе;
- Разработан план-график дальнейшего внедрения всего функционала 1С:Документооборот 8 КОРП.
5. Результаты проекта:
В результате проведенных работ Заказчик получил автоматизацию в части учета договоров (согласование договора несколькими лицами, отслеживание сроков договоров, хранение скан-копии контакта), а также автоматизацию бизнес-процессов ознакомления и согласования.
На данный момент можно выделить следующие ключевые результаты: учет, согласование и хранение договоров происходят в одной информационной системе, многие рутинные операции теперь происходят автоматически. Договорная работа происходит в едином информационном поле, что позволяет эффективно контролировать и анализировать ее на всех этапах. Работа с контрактами стала проще и удобнее, т.к. осуществлено автоматическое заполнение необходимых разделов, а также в карточке контракта реализован доступ к взаимосвязанным документам: черновики; согласованные материалы; скан-копии подписанных оригиналов; вспомогательные файлы. Заказчик использует аналитику, первичной информации для которой раньше просто не откуда было взять. Сократилось время на согласования проектов контрактов (договоров) и поиска нужной информации, повысилось качество обработки документов. Появились перспективы для более глубокой автоматизации бизнес-процессов.
6. Состояние проекта:
На текущий момент Заказчик использует в работе только настроенный блок договорной работы. В соответствии с разработанным планом-графиком до конца 2020 года в компании должен быть внедрен весь имеющийся в 1С:Документооборот 8 КОРП функционал, все сотрудники компании должны пройти сертифицированный курс по работе с программным продуктом.
7. Параметры проекта
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников. 30
4. Число автоматизированных рабочих мест. 20
5. Количество документов, обрабатываемых в год. 2000
6. Наличие территориально-распределенной СЭД Нет
7. Обучение. Индивидуальное обучение сотрудников на рабочих местах по внедренному функционалу.
8. Осуществляется ли сопровождение Нет

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика