ОТЗЫВ о внедрении системы ЭДО «1С:Документооборот» в компании АО «Спецэнерготранс»

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)

Описание

Устаревшая система электронного документооборота на основе DocsVision не предоставляла достаточных возможностей для развития компании, поддержание в рабочем состоянии требовало существенных трудозатрат, периодические сбои в работе системы снижали общий уровень удовлетворенности пользователей. Обновление лицензий и доработка ПО под нужды компании требовали значительных инвестиций.

В результате конкурсного отбора, наиболее подходящей под нужды компании была признана система ЭДО на основе «1С:Документооборот 8 КОРП.

В ходе совместной работы над проектом, специалисты компании EFSOL выполнили следующие работы:
1) Провели анализ текущей системы ЭДО, определили функциональные требования.
2) Произвели настройку и доработку системы «1С:Документооборот 8 КОРП» в части регистрации документов, распределения прав доступа, расширения функций поиска и фильтрации документов;
3) Выполнили тестирование системы с доработками на соответствие предъявляемым требованиям;
4) Произвели обучение ключевых сотрудников и группы сопровождения;
5) В процессе внедрения выполняли методическое консультирование пользователей.

Были автоматизированы следующие функции:
1) Управление входящей и исходящей корреспонденцией;
2) Создание резолюции на основании входящего письма и постановка задач на исполнение;
3) Создание (автоматическая генерация проекта документа в формате Word), согласование и утверждение служебных записок, приказов и распоряжений;
4) Контроль исполнительской дисциплины (анализ выполнения поставленных задач);
5) Разделение прав доступа к документам по рабочим группам и сотрудникам.

Для сотрудников компании стали доступны следующие отчеты по делопроизводству:
- Справка об исполнительской дисциплине с указанием процента выполненных в срок и просроченных задач;
- Список текущих задач с группировкой их по виду документа, источнику и предмету задачи.
- Персонифицированные под нужды пользователя отчеты

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ОТЗЫВ о внедрении системы ЭДО «1С:Документооборот».

Компания АО «Спецэнерготранс» занимается предоставлением подвижного ЖД состава для предприятий металлургической, топливно-энергетической и строительной отраслей. Среди перевозимых грузов помимо энергетических грузов, большую долю занимают машины и оборудование, строительные грузы, металлы и трубная продукция. В штате компании работает около 130 сотрудников.

Устаревшая система электронного документооборота на основе DocsVision не предоставляла достаточных возможностей для развития компании, поддержание в рабочем состоянии требовало существенных трудозатрат, периодические сбои в работе системы снижали общий уровень удовлетворенности пользователей. Обновление лицензий и доработка ПО под нужды компании требовали значительных инвестиций.

В результате конкурсного отбора, наиболее подходящей под нужды компании была признана система ЭДО на основе «1С:Документооборот 8.3 Корп».

При выборе системы были учтены такие факторы как: скорость работы, индивидуальная настройка под пользователя, удобство и скорость фильтрации и поиска информации, автоматизация операций без привлечения разработчика, достаточная масштабируемость, широкая функциональность, регулярное обновление, легкость интеграции с имеющимися системами БУ, ERP, ЭДО с ЭЦП, низкая стоимость владения, легкость освоения пользователями, высокая доступность разработчиков для выполнения необходимых доработок.

В ходе совместной работы над проектом, специалисты компании EFSOL выполнили следующие работы:

1) Провели анализ текущей системы ЭДО, определили функциональные требования.

2) Произвели настройку и доработку системы «1С:Документооборот 8.3 Корп» в части регистрации документов, распределения прав доступа, расширения функций поиска и фильтрации документов;

3) Выполнили тестирование системы с доработками на соответствие предъявляемым требованиям;

4) Произвели обучение ключевых сотрудников и группы сопровождения;

5) В процессе внедрения выполняли методическое консультирование пользователей.

Были автоматизированы следующие функции:

1) Управление входящей и исходящей корреспонденцией;

2) Создание резолюции на основании входящего письма и постановка задач на исполнение;

3) Создание (автоматическая генерация проекта документа в формате Word), согласование и утверждение служебных записок, приказов и распоряжений;

4) Контроль исполнительской дисциплины (анализ выполнения поставленных задач);

5) Разделение прав доступа к документам по рабочим группам и сотрудникам.

Для сотрудников компании стали доступны следующие отчеты по делопроизводству:

ü Справка об исполнительской дисциплине с указанием процента выполненных в срок и просроченных задач;

ü Список текущих задач с группировкой их по виду документа, источнику и предмету задачи.

ü Персонифицированные под нужды пользователя отчеты

Автоматизировано - 130 рабочих мест.

Введено в опытно-промышленную эксплуатацию 09.01.2018г. Готовится к переводу в промышленную эксплуатацию в марте 2019г.

Если оценить проделанную работу по пяти бальной шкале, то:

1) Информационная система соответствует потребностям организации на _5_баллов (где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности");

2) Удобство работы с программой соответствует оценке _5_баллов

(где "5" - "работать с программой легко и комфортно");

3) Качество работы партнера "1С" соответствует оценке _5_баллов

(где "5" - "работой партнера очень доволен").

Компания АО «Спецэнерготранс» рекомендует коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности.

Компания EFSOL зарекомендовала себя как надежный партнер, имеющих в своем составе высококвалифицированных специалистов, выполняющих свои обязанности своевременно и с высоким качеством.

«___