Автоматизация ПП "1С:Документооборот государственного учреждения 8" в ФГУП "СтандартИнформ"

Автоматизированы следующие функции:

  • Документооборот (ECM)
    • Ведение номенклатуры дел
    • Делопроизводство
    • Учет договоров
    • Учет и контроль исполнения поручений
    • Учет и хранение документов
    • Учет рабочего времени

Сопровождение:

Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ФГУП «СтандартИнформ» («Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия») – подведомственная организация Росстандарта, образованная в 2005 году в Москве. Ключевой вид деятельности – создание и ведение Федерального информационного фонда технических регламентов и стандартов с целью обеспечения международного обмена товарами и услугами, а также развития сотрудничества в интеллектуальной, научно-технической и экономической областях. Сотрудники информационного центра переводят и публикуют зарубежные стандарты систем качества, разрабатывают общероссийские классификаторы, координируют обмен данными между справочными службами.
Сфера деятельности ФГУП «СтандартИнформ» требует обработки большого объема информации. В силу увеличивающихся потоков данных, а также с целью автоматизации всего цикла делопроизводства руководство решило запустить проект по внедрению нового программного продукта. Партнером стала компания «1С-Архитектор бизнеса», входящая в тройку лидеров среди франчайзи фирмы «1С». Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» провели комплексную диагностику ФГУП «СтандартИнформ» и ознакомились с бизнес-процессами компании. Опираясь на результаты проверки, предложили выбрать конфигурацию «1С:Документооборот государственного учреждения 8», поскольку ее функциональные возможности подходили для работы ИСО и могли решить следующие задачи:
• надежное хранение документов;
• быстрый доступ к информации с учетом прав пользователей;
• автоматическое заполнение файлов;
• поддержка по формированию, согласованию и утверждению документов;
• использование сертифицированных механизмов электронной подписи.
Разработчики «1С-Архитектора бизнеса» установили программу, настроили права доступа в соответствии с должностями сотрудников. Все исторические данные, что ранее находились в СЭД «Дело», перенесли в «1С», провели обследование блока ОРД. Для привлеченных пользователей организовали обучение. Система передана в промышленную эксплуатацию. Всего было автоматизировано 70 рабочих мест.

Ключевые итоги проекта:
• С новой системой возросла эффективность управления потоками документов. На передачу данных из подразделения в подразделение уходит минимум времени. Работа приобрела более логичный и прозрачный характер, что позволяет контролировать и анализировать бизнес-процессы компании на всех этапах.
• Повысилось качество информационной безопасности. Благодаря разграничению прав доступа, документы могут просматривать только те сотрудники, которые имеют на это соответствующие компетенции. Снижен риск потери данных. Документы надежно защищены от несанкционированного доступа.
• Наладился учет и контроль исполнения задач. Блок учета рабочего времени позволяет сотрудникам ФГУП «СтандартИнформ» в удобной форме фиксировать выполнение поручений. К данным о работе можно привязать документы, с которыми приходится взаимодействовать. Появились новые разрезы аналитики. Стало легче регламентировать управленческую деятельность.
• Риск потери документов в процессе работы внутри организации сведен к минимуму. Программа позволяет хранить и редактировать файлы любого формата, сохраняет все версии, помнит авторов и редакторов.
В настоящее время ведется информационно-технологическое сопровождение организации: оформлено льготное сопровождение «1С:ИТС» и осуществляется методическая поддержка пользователей системы. В дальнейшем планируется расширение функционала программы.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Индивидуальное обучение в офисе заказчика

Внедрение

ФГУП "СтандартИнформ"

Общая численность компании: 150

Москва, Апрель 2019

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 70

Количество одновременно работающих клиентов

Толстый клиент: 70