Автоматизация на базе ПП "1С:Документооборот ПРОФ" в ЗАО "УК "ВостСибСтрой"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

«ВостСибСтрой» - это крупнейший в Иркутской области строительно-промышленный комплекс.
В 2005 году была создана Управляющая компания, на которую возложены следующие функции:
-Стратегическое планирование
-Оценка и прогнозирование
-Финансовый контроль
-Финансовый менеджмент
-Рефинансирование
-Стратегический контроль.
На сегодняшний день Управляющая компания контролирует работу нескольких дочерних предприятий, занимающихся гражданским и промышленным строительством, производством бетона, изделий из ПВХ-профиля и алюминия, предоставляющих складские услуги и услуги автотранспорта.

Из-за огромного потока документации со стороны поставщиков и клиентов, а так же множества финансовых операций, Управляющая компания «ВостСибСтрой» приняла решения использовать программный продукт «1С:Документооборот ПРОФ» на платформе "1С:Предприятие 8» для автоматизации своего бизнеса. Был выбран именно этот программный продукт, поскольку он имеет все востребованные функции, которые позволяют бесперебойно вести документооборот компании, а так же предоставляет корпоративный пакет для компании.

Для внедрения данного программного продукта «ВостСибСтрой» было принято решение обратится к молодой перспективной компании «Кодерлайн». Данные компании сотрудничали в 2018 году, когда «Кодерлайн» без затруднений выполнила свою работу по автоматизации некоторых процессов в системе компании.

В ходе внедрение данного программного продукта в компании «ВостСибСтрой» было автоматизировано часть задач и функций, которые упрощают ведение документооборота как внутреннего, так и внешнего. Сотрудником в режиме онлайн доступны документы с 10 рабочих мест одновременно. При регистрации документов проводится их номенклатура и учет, что позволяет снизить к минимуму вероятность потери важных файлов и ли их повреждений. Функция учета и контроля исполнения поручений обеспечивает своевременное исполнение обязанностей сотрудниками и упрощает возложенные на них задачи, а так же систематизирует и распределяет поставленные задачи.

При внедрении ПП автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет договоров.

В результате внедрения «1С:Документооборот КОРП» получили следующий результат:
- Сократилось время принятия управленческих решений.
- Ускорился процесс согласования и утверждения документов ответственными лицами.
- Актуальная информация стала легко доступной сотрудникам.
- Сократились сроки подготовки и согласования документов сотрудниками.

Автоматизирован процесс согласования финансовых документов. Все документы, созданные или зарегистрированные в системе, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Увеличилась скорость согласования финансовых документов в связи с отказом от бумажного документооборота, а также появилась возможность согласования документов посредством почтового клиента. Улучшена исполнительская дисциплина и информированность руководителей по задачам своего подразделения. Повышен уровень контроля изменений документов при согласовании. Повысилась прозрачность процесса согласования документации, т.к. на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов.

Выполнены следующие работы:

• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей