Автоматизация учета на базе "1С:Комплексная автоматизация 8. Редакция 2" у ИП Абдрашитова Т.Р.

ИП Абдрашитов Т.Р.
Пензенская обл, Каменский р-н, г Каменка, Февраль 2019

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 20

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 20

Я, Морозов Евгений, работаю системным администратором в ГК «Тройка», одной из крупнейших торговой сети города Каменка в Пензенской области по продаже продуктов питания и товаров хозяйственного назначения. В нашу сеть входят: оптовая база, четыре торговых центра, пекарня и база отдыха.

Раньше мы использовали:

Для учёта торговых операций и склада в каждом торговом центре, в пекарне и на оптовой базе использовались: для товароведов - программа Далион и для кассиров - Frontol. Обмен между магазинами не осуществлялся и консолидация данных в автоматическом режиме тоже никак не происходила.

Для бухгалтерского учета и расчёта заработной платы использовались программы 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Запралта и управление персоналом 8, но выгрузка в 1С:Бухгалтерию производилась только с оптовой базы, а из торговых центров и пекарни приходилось заносить данные сводно вручную, из-за того, что учёт велся в каждом торговом центре обособлено.

Изменения законодательства (ЕГАИС, онлайн-касссы, ГИС Меркурий, предстоящая маркировка товаров и отмена ЕНВД) требовало внесения регулярных изменений или обновления парка программ, что было не очень удобно и оперативно.

Вместе с руководством мы пришли к выводу, что необходимо менять ситуацию с программным обеспечением кардинально. Толчком стало, в большей степени, осознание необходимых изменений в требованиях к ведению учёта, требуемых законодательством, и нарастающее неудобство работы с существующей системой, ввод по нескольку раз одной и той же информации в разные базы и, как следствие, снижение эффективности работы персонала и снижение конкурентоспособности. Также хотелось бы отметить, что обновление существующей системы для поддержки законодательства (см. п. 4), требовало постоянных значительных финансовых затрат по каждому из пунктов. Благодаря осознанию данной ситуации, было принято решение о полном обновлении программного обеспечения в торговых центрах и пекарне.

Для подбора программного обеспечения, необходимых лицензий на программы, анализа и продумывания новой системы обратились в компанию «Сигма. Автоматизация бизнеса». Данная фирма помогла как с подбором и приобретением 1С, так и серверного оборудования и его программного обеспечения. При выборе нового сервера помогли рассчитать нагрузку на серверное оборудование, подобрать оптимальное «железо», спланировать построение новой ИТ-инфраструктуры с высоким уровнем безопасности и надежности (шифрованные каналы передачи данных между торговыми центрами, резервирование физических каналов передачи данных).

Все данные из разрозненных баз для удобства и работы в режиме онлайн было решено объединить на одном центральном сервере. Для программы, выполняющей функцию центрального узла, выбор остановился на 1С:Комплексная автоматизация 8. Данный выбор был обусловлен тем, что в продукте поддерживается как учёт оптовых и розничных торговых операций со всеми последними изменениями законодательства «из коробки», так и возможность отражения производственных операций. Для автоматизации рабочих мест в торговых центрах был приобретен продукт 1С:Розница 8, т. к. данный продукт предназначен именно для осуществления розничных продаж, имеет удобное рабочее место кассира и позволяет вести продажу с нескольких кассовых аппаратов одновременно на одном рабочем месте кассира. Также разделение на две программы позволило снизить нагрузку на центральный узел - 1С:Комплексная автоматизация.

Используемый функционал программных продуктов 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом на первом этапе было решено не переносить в 1С:Комплексную автоматизацию, а настроить обмен с центральным узлом. Данный выбор был обусловлен тем, что требовалось большое количество материальных и трудовых ресурсов на данный перевод, которые планировалось задействовать на перевод управленческого и оперативного учётов. Было принято решение отложить данный этап на второй план.

Процесс перехода проходил не так гладко, как этого хотелось бы. Из-за того, что учёт был разрознен и по-сути велся независимо в шести разных местах и базах, то возникли сложности с сопоставлением таких разрозненных данных. Оптовая база была взята за эталон. Данные о номенклатуре, штрих-коды, остатки, цены и прочие справочники, были перенесены из старой системы. Остальные информационные базы (торговые центры и пекарню), проставляя соответствия справочников, мы переносили по одному на протяжении нескольких месяцев. Помогало то, что специалисты «Сигма. Автоматизация бизнеса» помогли через написанные обработки сопоставить весь штучный товар автоматически, а это в районе 70-80% от общего ассортимента.

Не стану описывать весь переходный период, а перейду к тому чего мы добились в данный момент:

  • Организовано единое пространство для учёта товаров на всех складах (ранее в каждом торговом центре и на оптовой базе были свои несвязанные склады). Доступ к информации по остаткам, продажам доступен теперь из центрального офиса и оптовой базы. Главный товаровед теперь принимает решение о перемещении или заказе товара для торговых центров не на глаз, а ориентируясь на общие продажи, при этом не превышая плановые остатки и не доводя ходовые позиции до дефицита.
  • Появилась возможность централизовать распределение товара, своевременно пополнить дефицит в одном торговом центре излишками из другого или с остатков оптовой базы.
  • Была оптимизирована закупки товара, благодаря разностороннему анализу остатков и продаж товара.
  • Было введено единое штрих-кодирование и централизованное внесение справочников. Благодаря чему увеличилась скорость оформления закупок, перемещений, уменьшилась вероятность возникновения ошибок и пересортицы, отпала необходимость по несколько раз вбивать информацию об одном и том же товаре. Значительно ускорилась инвентаризация, занимавшая от начала учета до получения результатов около 2-3 дней, проходит теперь не более 1 рабочего дня. 
  • Была введена дисконтная система: были объединены клиенты всех торговых центров и базы отдыха в единую сеть, добавлена кодировка по штрих-коду, полностью автоматизирована система накопления и предоставления скидки.
  • Значительно упрощена процедура передачи информации о товарах и ценах на автоматизированные рабочие места кассиров. Теперь все данные на них появляются в режиме онлайн. Не нужно теперь заходить на сервер торгового центра и производить с их «местной программы» выгрузку на кассу.
  • Упростилась организация маркетинговых мероприятий. Значительно вырос контроль за предоставляемыми скидками покупателям, что исключило возможность для махинаций со стороны недобросовестных продавцов и кассиров.
  • Значительно упростилось и ускорилось создание аналитических отчетов любой сложности для глубокого и многостороннего анализа деятельности всей организации. Раньше подготовка подобных отчетов была крайне затруднительной или невозможной.

В ближайших планах:

  • автоматизация складских мест на оптовой базе с помощью ПК или планшетов;
  • перенос бухгалтерского учёта и учёта заработной платы в 1С:Комплексная автоматизация;
  • настройка электронного документооборота с поставщиками;
  • всецело подготовиться к маркировке товара.

Я абсолютно уверен, что все из запланированного нам удастся решить, ведь мы уверены в знаниях и компетенциях сотрудников компании «Сигма. Автоматизация бизнеса» и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

С уважением, Евгений Морозов.

Автоматизированы следующие функции:

  • Анализ запасов ABC/XYZ
  • Анализ продаж ABC/XYZ
  • Взаиморасчеты с покупателями
  • Взаиморасчеты с поставщиками
  • Кадровый учет
  • Комплектация и разукомплектация ТМЦ
  • Консолидация данных
  • Контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов
  • Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
  • Оптовая торговля
  • Оформление заказов покупателей
  • Оформление заказов поставщикам
  • Планирование закупок
  • Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий
  • Подключение складского оборудования
  • Подключение торгового оборудования
  • Расчет зарплаты
  • Расчет фактической себестоимости
  • Регламентированная отчетность
  • Резервирование ТМЦ
  • Розничная торговля
  • Управление данными о составе и структура изделия, рецептура
  • Управление денежными средствами (казначейство)
  • Управление складскими запасами
  • Управление цепочками поставок
  • Управленческий учет
  • Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC
  • Учет затрат на производство
  • Учет прихода ТМЦ
  • Учет продаж ТМЦ
  • Учет производственных заказов
  • Финансовый анализ
  • Ценообразование, прайс-листы

Сопровождение:

  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru

Описание

Для подбора программного обеспечения, необходимых лицензий на программы, анализа и продумывания новой системы обратились в компанию «Сигма. Автоматизация бизнеса». Данная фирма помогла как с подбором и приобретением 1С, так и серверного оборудования и его программного обеспечения. При выборе нового сервера помогли рассчитать нагрузку на серверное оборудование, подобрать оптимальное «железо», спланировать построение новой ИТ-инфраструктуры с высоким уровнем безопасности и надежности (шифрованные каналы передачи данных между торговыми центрами, резервирование физических каналов передачи данных).

Все данные из разрозненных баз для удобства и работы в режиме онлайн было решено объединить на одном центральном сервере. Для программы, выполняющей функцию центрального узла, выбор остановился на 1С:Комплексная автоматизация 8. Данный выбор был обусловлен тем, что в продукте поддерживается как учёт оптовых и розничных торговых операций со всеми последними изменениями законодательства «из коробки», так и возможность отражения производственных операций. Для автоматизации рабочих мест в торговых центрах был приобретен продукт 1С:Розница 8, т. к. данный продукт предназначен именно для осуществления розничных продаж, имеет удобное рабочее место кассира и позволяет вести продажу с нескольких кассовых аппаратов одновременно на одном рабочем месте кассира. Также разделение на две программы позволило снизить нагрузку на центральный узел - 1С:Комплексная автоматизация.

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Дистанционное обучение пользователей
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка и настройка сервера СУБД
  • Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
  • Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика