Автоматизация учета на базе программы "1С:Документооборот государственного учреждения 8" в ФГАОУ ВО «РУДН»
ФГАОУ ВО «РУДН»
Цели проекта
РУДН является участником национальной программы 5-100.
Цель Проекта 5-100 — улучшить позиции группы ведущих российских университетов на глобальном рынке образовательных услуг и исследовательских программ.
Выполняя задачи программы 5-100, РУДН развернул 40 проектов развития. Для прозрачного управления этими стратегическими проектами была нужна современная информационная система. Также руководство университета нуждалось в упорядочивании административной работы: сотни документов и рутинных операций могли быть сокращены с помощью цифровизации.
Задачи проекта:
-
Решение операционных задач.
-
Унификация выходных форм документов.
-
Унификация процессов движения документов.
-
Сокращение времени на подготовку документов.
-
Увеличение прозрачности движения документов по процессу.
-
Установка сроков выполнения каждого этапа жизненного цикла документа.
-
Повышение доступности документов.
-
Обеспечение работы пользователей из любой географической точки.
-
Повышение прозрачности и управляемости стратегических проектов развития университета.
-
Облегчение организации, проведения и распространения решений собраний различного типа.
-
Повышение результативности управления поручениями.
Российский университет дружбы народов был основан 5 февраля 1960 года.
Сегодня РУДН — один из лучших российских университетов, входит в мировые рейтинги THE, QS и RUR.
РУДН — первый университет в России, который получил 5 звезд в 5 категориях рейтинга QS Stars.
Объединяя знанием людей разных культур, РУДН формирует лидеров, которые завтра сделают мир лучше.
РУДН — сложный административный организм, структура которого включает институты, факультеты, кафедры, научные объединения, центры и лаборатории, филиалы в других городах. Действует система довузовского и послевузовского образования, куда входит аспирантура, докторантура и ординатура.
Университет ведет активную международную работу, поддерживая связи с зарубежными образовательными и научными центрами. Всего в составе РУДН — более 1000 административных единиц, связанных вертикально и горизонтально.
Идея автоматизации управленческой, административной и образовательной деятельности, включая документооборот организации была инициирована и поддерживается ректором университета, академиком Владимиром Михайловичем Филипповым и руководством вуза.
Для сокращения объема бумажной документации и полного отказа от бумажного документооборота в дальнейшем, для автоматизации согласования документов руководством ФГАОУ ВО «РУДН» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.
Цель внедрения системы электронного документооборота - сделать процессы более прозрачными, предоставить возможность отслеживания состояния документов в любой момент времени, а так же организовать удобство хранения и поиска информации различного типа.
В качестве основы для построения информационной системы был выбран программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения 8", отвечающий всем поставленным задачам.
-
В системе работает около 4700 человек.
-
Проведено онлайн- и офлайн-обучение более 1,5 тысяч человек, организована горячая линия для поддержки пользователей.
-
Благодаря методологии Agile организовано постепенное, бесконфликтное вовлечение сотрудников университета в использование новых информационных технологий.
-
Автоматизированный документооборот объединен с привычными способами наложения резолюций и передачи поручений. Для этого разработано и интегрировано с СЭД мобильное приложение для ректора.
-
Особенности бизнес-процессов классического университета описаны и стандартизированы. Настроены бизнес-процессы для создания, маршрутизации и хранения потоков более 100 тысяч документов в год.
-
Автоматизированы специфические процессы: закупки, оформление заявок на командирование, ротация профессорско-преподавательского состава и др.
Три фактора определили успех проекта:
-
Заинтересованность ректора и руководства университета и в цифровой трансформации вуза.
-
Объединение в команду специалистов РУДН и "1С-Рарус", имеющих многолетний опыт автоматизации на платформе "1С:Предприятие" и обладающих глубокими знаниями бизнес-процессов университета и его потребностей.
-
Итерационная схема внедрения с непрерывным анализом обратной связи от пользователей и поэтапным вводом в действие объектов и программных модулей. Такой подход обеспечил успех внедрения, несмотря на сложность оргструктуры, многочисленность объектов документооборота и большое количество сотрудников.
Результаты проекта
Внедрение программного продукта решило следующие задачи:
-
делопроизводство;
-
учет и хранение документов;
-
постановка и решение тактических задач с использованием мобильного приложения;
-
организация доступа из любой точки мира в зоне покрытия сети интернет;
-
планирование проектов и управление задачами в их рамках;
-
анализ деятельности в разрезе проектов;
-
управление совещаниями;
-
учет и контроль исполнения поручений;
-
управление заявками на внутренние работы.
Управление документооборотом
Ежегодно в университете создается и утверждается более 75 тысяч приказов различного типа и десятки тысяч других документов. В результате автоматизации:
-
проекты документов (приказов, протоколов, служебных записок) подготавливаются на базе унифицированных форм, процессы согласования запускаются на основании шаблонов бизнес-процессов;
-
задачи согласования, утверждения, подписания, рассмотрения и регистрации выполняются в электронном виде;
-
за счет ограничения количества повторных согласований сроки согласования документов сократились примерно в 2,5 раза;
-
повысилась достоверность прогнозов сроков издания документов;
-
выросло качество подготовки документов благодаря стандартизации форм;
-
для ректора университета создана удобная мобильная рабочая среда: в специальном приложении можно просматривать, править и накладывать резолюции, используя стилус или клавиатуру.
-
Ежемесячно в системе ЭД разрабатываются новые шаблоны документов.
Учет и хранение документов
В результате внедрения программного продукта "1С:Документооборот государственного учреждения 8" университет обеспечен единой базой данных хранения документов. Электронная база документов и бумажный архив дубликатов, сохранения которого требует законодательство, объединены с помощью технологии штрихкодирования.
Сотрудники университета, независимо от их должности и территориального расположения, могут быстро найти необходимый документ, используя его идентификационные признаки.
Интеграция СЭД с прочими информационными базами Университета
Одна из задач внедрения "1С:Документооборот" — объединить в единой системе потоки документов, генерируемые в разных информационных базах университета. На сегодняшний день выполнена интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятие":
-
"1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8": реализован механизм обмена данными об организационной структуре организации и сотрудниках, обмен данными по кадровым приказам;
-
"1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8": реализован механизм обмена данными по финансовым показателям проектов, которые ведутся в "1С:Документооборот государственного учреждения 8";
-
"1C:Управление холдингом 8": реализован механизм обмена служебными записками на закупку. Согласование служебных записок производится на стороне "1С:Документооборот государственного учреждения 8", в "1C:Управление холдингом 8" документы поступают на исполнение.
Архитектор системы, Р.Р.Аглямов резюмирует: "Для повышения эффективности управления административными процессами: оборотом документации, ведения проектов, согласования и контроля выполнения решений был выстроен и автоматизирован процесс документооборота. Эффект от использования новой системы, построенной на базе решения "1С:Документооборот государственного учреждения 8" , очевиден. В прошлом остались неудобные электронные таблицы и телефонные согласования. РУДН обеспечен единой базой данных хранения документов. Снизились затраты на управление проектной деятельностью. Создано специальное мобильное приложение, в котором можно оперативно просматривать, править и накладывать резолюции. Плодотворное сотрудничество с компанией "1С-Рарус" принесло положительные результаты, в наших ближайших планах продолжение работы по интеграции с другими информационными системами, развертывания системы контроля исполнительской дисциплины, дальнейшая стандартизация форм документов и процессов движения информационных потоков, создание специализированного мобильного приложения для всех сотрудников университета".
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Анализ деятельности и план-фактный анализ проекта
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Планирование содержания и сроков проекта
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
Университет дружбы народов был основан 5 февраля 1960 года решением Правительства СССР. 22 февраля 1961 года Университету было присвоено имя Патриса Лумумбы — одного из символов борьбы народов Африки за независимость. Студенты и ученые могли свободно обучаться и заниматься научными исследованиями вне политического контексту, твердо следуя великим принципам дружбы и взаимной поддержки. 5 февраля 1992 года решением Правительства России Университет переименован в Российский Университет дружбы народов. За свою 59-летнюю историю Российский Университет Дружбы Народов получил международную известность и заработал заслуженную репутацию классического университета, который много лет занимает самые высокие места среди лучших российских университетов и быстро поднимается в международных рейтингах. Объединяя знанием людей разных культур, РУДН формирует лидеров, которые делают мир лучше.
Для сокращения объема бумажной документации и полного отказа от бумажного документооборота в дальнейшем, для автоматизации согласования документов руководством ФГАОУ ВО «РУДН» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.
Цель внедрения системы электронного документооборота - сделать процессы более прозрачными, предоставить возможность отслеживания состояния документов в любой момент времени, а так же организовать удобство хранения и поиска информации различного типа.
В качестве основы для построения информационной системы был выбран программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения 8", отвечающий всем поставленным задачам.
Исполнителем проекта по созданию новой информационной системы была выбрана компания "1С-Рарус", как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.
В ходе проекта специалистами "1С-Рарус" выполнены следующие работы:
• Осуществлен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
• Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей;
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации :
- запущен в промышленную эксплуатацию блок «Приказы».
- запущен в промышленную эксплуатацию блок «Служебные записки».
- запущен в промышленную эксплуатацию блок «Протоколы».
- запущены в промышленную эксплуатацию блоки «Заявка на ремонт» и «Заявка на бронирование зала ректората и ученого совета»
Выпущены нормативные документы, регламентирующие деятельность введенных в эксплуатацию блоков.
• Подключено специализированное оборудование;
• Выполнена интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия":
- "1C:Управление холдингом 8" реализован механизм обмена служебными записками на закупку. Согласование служебных записок производится на стороне "1С:Документооборот государственного учреждения 8", в "1C:Управление холдингом 8" документы поступают на исполнение.
- "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8" реализован механизм обмена данными об организационной структуре организации и сотрудниках, обмен данными по кадровым приказам.
- "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" реализован механизм обмена данными по финансовым показателям проектов, которые ведутся в "1С:Документооборот государственного учреждения 8".
• Выполнена интеграция со сторонними системами автоматизации:разработано мобильное приложение ректора для iPad, позволяющее рассматривать служебные записки, накладывать резолюции с использованием графического редактора
• Произведены начальные настройки программы для начала ведения учета;
• Проведены on-line и off-line групповые и индивидуальные обучения, в котором приняло участие около 1000 человек. Подготовлены инструкции пользователей. Запущена техническая поддержка пользователей 8/5 по телефону горячей линии.
Автоматизировано 4700 рабочих мест. Система введена в промышленную эксплуатацию 1 октября 2018.
Внедрение программного продукта позволило решить такие задачи, как:
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет и контроль исполнения поручений ;
• Учет договоров;
• Учет рабочего времени;
• Анализ деятельности в разрезе проектов;
• Планирование проектов.
Автоматизированная система учета позволяет осуществлять подготовку проектов документов (приказов, протоколов, служебных записок) на базе унифицированных форм, имеется возможность запускать процессы на основании шаблона. Задачи согласования, утверждения, подписания, рассмотрения и регистрации выполняются электронном виде. Разработано мобильное приложение для ректора для рассмотрения служебных записок на планшете и нанесения резолюций текстом или стилусом.
В результате использования программного продукта "1С:Документооборот государственного учреждения 8" обеспечивается единая база данных хранения документов. В 2.5 раза сократились сроки согласования документов в следствии настроенных правил эскалирования задач и ограничения количества повторных согласований. Повысились степень достоверности прогнозов сроков издания документов, внедрение стандартизации форм позволило повысилось качество подготовки документов.
Выполнены следующие работы:
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
ОТЗЫВ
Университет дружбы народов был основан 5 февраля 1960 года решением Правительства СССР. 22 февраля 1961 года Университету было присвоено имя Патриса Лумумбы — одного из символов борьбы народов Африки за независимость. Студенты и ученые могли свободно обучаться и заниматься научными исследованиями вне политического контексту, твердо следуя великим принципам дружбы и взаимной поддержки. 5 февраля 1992 года решением Правительства России Университет переименован в Российский Университет дружбы народов. За свою 59 летнюю историю Российский Университет Дружбы Народов получил международную известность и заработал заслуженную репутацию классического университета, который много пет занимает самые высокие места среди лучших российских университетов и быстро поднимается в международных рейтингах. Объединяя знанием людей разных куль тур, РУДН формирует лидеров, которые делают мир лучше.
Для сокращения объема бумажной документации и полного отказа от бумажного документооборота в дальнейшем, для автоматизации согласования документов руководством ФГАОУ ВО «РУДН» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.
Цель внедрения системы электронного документооборота - сделать процессы более прозрачными, предоставить возможность отслеживания состояния документов в любой момент времени, а так же организовать удобство хранения и поиска информации различного типа.
В качестве основы для построения информационной системы был выбран программный продукт "Документооборот государственного учреждения 8", отвечающий всем поставленным задачам.
Исполнителем проекта по созданию новой информационной системы была выбрана компания "1С-Рарус", как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.
В ходе проекта специалистами "1С-Рарус" выполнены следующие работы:
• Осуществлен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
• Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей;
• Выполнена интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия":
о "1С:Управление холдингом 8" реализован механизм обмена служебными записками на закупку. Согласование служебных записок производится на стороне "1С:Документооборот государственного учреждения 8", в "1С:Управление холдингом 8" документы поступают на исполнение.
о "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8" реализован механизм обмена данными об организационной структуре организации и сотрудниках, обмен данными по кадровым приказам.
о "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" реализован механизм обмена данными по финансовым показателям проектов, которые ведутся в "1С:Документооборот государственного учреждения 8".
• Разработано мобильное приложение ректора для iPad, позволяющее рассматривать служебные записки, накладывать резолюции с использованием графического редактора
• Реализованы специфические особенности учета и управления в системе автоматизации:
о Настроен внешний вид карточек документов.
о Разработаны печатные формы документов.
о Произведена настройка карт маршрутов бизнес-процессов с более широким использованием элементов автоподстановки.
о Реализована функция рассылки документов.
о Расширен функционал подсистемы "Управление проектами": ключевые показатели эффективности, финансовые показатели.
о Доработан механизм формирования протокола с возможностью ведения в табличной части и получения внутреннего документа с автоматически созданным автозаполненным файлом для регистрации, согласования и рассылки.
о Распараллелены процессы отправки уведомлений.
• Созданы нормативные документы, регламентирующие деятельность введенных в эксплуатацию блоков.
• Подключено специализированное оборудование;
• Произведены начальные настройки программы для начала ведения учета;
• Проведены on-line и off-line групповые и индивидуальные обучения, в котором приняло участие около 1000 человек. Подготовлены инструкции пользователей. Запущена техническая поддержка пользователей 8/5 по телефону горячей линии.
Автоматизировано 4700 рабочих мест. Система введена в промышленную эксплуатацию 1 октября 2018.
Внедрение программного продукта позволило решить такие задачи, как:
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет договоров;
• Учет рабочего времени;
• Анализ деятельности в разрезе проектов;
• Планирование проектов.
Автоматизированная система учета позволяет осуществлять подготовку проектов документов (приказов, протоколов, служебных записок) на базе унифицированных форм, имеется возможность запускать процессы на основании шаблона. Задачи согласования, утверждения, подписания, рассмотрения и регистрации выполняются электронном виде. Разработано мобильное приложение для ректора для рассмотрения служебных записок на планшете и нанесения резолюций текстом или стилусом.
В результате использования программного продукта "Документооборот государственного учреждения 8" обеспечивается единая база данных хранения документов. В 2.5 раза сократились сроки согласования документов в следствии настроенных правил эскалирования задач и ограничения количества повторных согласований. Повысились степень достоверности прогнозов сроков издания документов, внедрение стандартизации форм позволило повысилось качество подготовки документов.
Выражаем благодарность ВЦ «1С-Рарус» за взаимовыгодное сотрудничество и квалифицированную помощь в решении поставленных задач. Приятно работать с опытными специалистами, умеющими оказать профессиональные услуги на высоком уровне.
Отзыв клиента
