Разработка и внедрение автоматизированной системы по управлению недвижимым имуществом предприятия (АС УНИП) ФГУП «Почта России»

Автоматизированы следующие функции:

• Управление имуществом

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Функциональные возможности АС УНИП включают поддержку следующего набора функциональных подсистем:
• Подсистема ведения реестра недвижимого имущества;
• Подсистема ведения сделок и договоров, связанных с недвижимостью, в том числе:
o Инвестиционные договора и сделки;
o Договора аренды объектов недвижимости и коммерческого размещения оборудования;
o Эксплуатационные договора;
o Договора по управлению рисками;
• Подсистема управления капитальным строительством;
• Подсистема управления размещением сотрудников, мебели и оборудования;
• Подсистема бюджетирования и взаиморасчетов;
• Подсистема функционального администрирования.

Выполнены следующие работы:

• Анализ и устранение "узких" мест системы
• Аудит и оптимизация настроек системы
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Повышение производительности системы
• Повышение стабильности работы и устойчивости системы
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Проведение нагрузочного тестирования
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД

Отзыв клиента

ФГУП «Почта России» – федеральный почтовый оператор, входит в перечень стратегических предприятий РФ. ФГУП «Почта России» предоставляет услуги почтовой связи на всей территории Российской Федерации, в том числе универсальные услуги почтовой связи по единым социально-ориентированным тарифам, регулируемым государством. В составе Предприятия работают 10 макрорегионов, 83 филиала, около 800 почтамтов, порядка 42 тыс. отделений почтовой связи и работает один из самых больших трудовых коллективов в стране – около 350 тысяч почтовых работников.
Имущественный комплекс ФГУП «Почта России» - один из крупнейших на территории Российской Федерации и включает в себя земельные участки, здания, сооружения и помещения, находящиеся как в собственности РФ, так и в аренде или безвозмездном пользовании. С имущественным комплексом работают различные функциональные направления/подразделения Предприятия:
• управление недвижимым имуществом и регистрации прав;
• капитального строительства;
• эксплуатации объектов недвижимости;
• коммерческого использования объектов недвижимости;
• пожарной безопасности;
• страхования объектов недвижимости;
• размещения сотрудников, мебели и оборудования (АХО).
До внедрения автоматизированной системы управления недвижимым имуществом предприятия ФГУП «Почта России», на Предприятии не было единого информационного пространства по учету недвижимого имущества. Данные по объектам недвижимого имущества для АУП собирались в форматах Excel периодически или по запросам, что приводило к:
• отдельным потокам данных по функциональным направлениям, как следствие дублирование информации и/или представление информации в разных разрезах – что приводило к дополнительной загрузке сотрудников на местах;
• большим издержкам времени на сбор, уточнение данных и формирование отчетности, а также не эффективному взаимодействию между подразделениями;
• отсутствию актуальной информации в АУП в любой момент времени – только на дату отчета;
• невозможности отследить изменения и контролировать исполнительскую дисциплину в части документирования операций;
• техническим ошибкам при заполнении и ручной консолидации данных.
Ключевая цель внедрения автоматизированной системы управления недвижимым имуществом предприятия ФГУП «Почта России»– это информационное обеспечение процессов управления по достижению эффективности использования недвижимого имущества в интересах ФГУП «Почта России».
В преддверии акционирования ФГУП «Почта России» стало особенно актуально приведение к единой методологии учета объектов недвижимого имущества и осуществление текущей операционной деятельности в едином информационном пространстве с возможностью проверки, анализа и консолидации информации on line.
Выполнение работ по созданию и внедрению Системы, за исключением работ по информационной безопасности, осуществила компания НЕКСТ, победившая в конкурсе, организованном генеральным подрядчиком по данному проекту (ООО «Национальный центр информатизации»). На основании предыдущего успешного опыта внедрения систем управления недвижимостью для крупных территориально-распределенных холдингов, специалистами Некст было предложено разработать систему на базе программного продукта «1С:Аренда и управление недвижимостью для "1С:Бухгалтерия 8", редакция 3.0». Выбор платформы «1С:Предприятие 8.3» для построения такой системы полностью соответствовал ИТ-стратегии Предприятия при выборе учетных систем.
За период с апреля 2017 по октябрь 2018 года специалистами ООО «НЕКСТ» были выполнены следующие работы:
• Разработаны проекты методологических регламентов для функциональных направлений;
• Собраны и систематизированы функциональные требования к системе по функциональным блокам:
o Реестр объектов недвижимого имущества;
o Управление договорами, связанными с недвижимостью (инвестиционная деятельность, коммерческое использование, содержание недвижимости, управление рисками, связанными с эксплуатацией объектов недвижимости, аренда земельных участков);
o Управление капитальным строительством;
o Управление размещением работников, мебели и оборудования;
o Планирование, бюджетирование, учет начислений и платежей;
• Выполнено концептуальное проектирование и подготовлены проектные решения;
• Реализованы доработки базовой конфигурации в соответствии с проектными решениями;
• Проведено нагрузочное тестирование кастомизированной системы и оптимизация по результатам;
• Разработаны механизмы загрузки исторических данных и архива документации по объектам недвижимости;
• Разработана и запущена интеграция с системами Предприятия (коммерческого учета, бухгалтерского учета, управления кадрами и др.) и внешними ресурсами (публичная кадастровая карта, ГИС, сайт Росреестра);
• Разработано и запущено мобильное приложение;
• Подготовлены инструкции и видеоролики по работе с Системой, проведено обучение всех пользователей;
• Проведена опытно – промышленная эксплуатация на пилотных регионах и выполнена доработка Системы по результатам ОПЭ;
• Система тиражирована на всю филиальную сеть Предприятия;
• Загружены исторические данные и архив документации по объектам недвижимости;
• Система запущена в промышленную эксплуатацию и передана на поддержку.
В результате внедрения Системы были обеспечены:
* Учет и контроль прав на недвижимое имущество;
* Учет и контроль за наличием, сохранностью и физическим состоянием, обновлением и использованием;
* Учет и контроль доходов от реализации полномочий на недвижимое имущество;
* Учет и контроль расходов, формирующихся в процессе всего жизненного цикла объекта недвижимости;
* Учет и контроль свободных площадей, возможных к сдаче в аренду;
* Учет и контроль в части осуществления операций по эксплуатации зданий и сооружений, включая управление рисками, такие как пожарная безопасность;
* Учет и контроль в части осуществления операций по капитальному строительству и ведение проектов в рамках программ капитального строительства и ремонтов;
* Учет и контроль размещения сотрудников, отражение на планограммах помещений;
* Контроль реализации поставленных целей посредством формирования план-фактной отчетности за счет реализации инструментов бюджетирования и сбора фактических данных из учетных систем по статьям доходов и расходов.
Система имеет централизованную структуру, в которой работают сотрудники всех филиалов ФГУП «Почта России» (83 филиала и АУП) и интегрирована в системный ландшафт Предприятия.
Проект был реализован в сроки, установленные Договором. Системы была запущена в Промышленную эксплуатацию с октября 2018 года и успешно используется Заказчиком, автоматизировано 1000 рабочих мест, одновременно работает в Системе порядка 400 пользователей.
В результате внедрения Системы ФГУП «Почты России» получило комплексную автоматизацию бизнес процессов Предприятия, связанных с управлением недвижимостью и широкие возможности анализа и подготовки имущественного комплекса ФГУП «Почта России» к предстоящему акционированию.
Многофункциональность Системы позволяет решать различные задачи в предоставлении информации для принятия решений руководителей различного ранга и специалистов.
Специалисты ООО «НЕКСТ» показали высокую квалификацию в области организации и выполнения ИТ-проектов, профессиональное знание Системы и предметной области, конструктивный подход в решении поставленных задач.