Внедрен программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения" в ФГБОУ высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А.Бонч-Бруевича"
Заказчик - Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А.Бонч-Бруевича»
По словам начальника отдела эксплуатации инфокоммуникационных систем СПбГУТ, Максима Юрьевича, документооборот в вузе (договоры, финансовые документы, внутренние документы и т.д.), естественно, колоссальный. К сожалению, долгое время никак не удавалась прийти к порядку: согласование различных документов происходило на бумажных носителях или по электронной почте, процесс был длинным и многоэтапным, сами документы и письма терялись на столах, в папках и на полках сотрудников, кроме того, приходилось много ходить по кабинетам, собирая подписи и внося правки. Реестры оплат тоже в бумажном виде копились стопками у бухгалтеров, регистрация велась в журналах и таблицах, которые надо было распечатывать, а потом искать нужную запись или документ.
В 2018 году было принято решение обеспечить автоматизированное взаимодействие сотрудников ВУЗа в части создания, передачи, согласования и утверждения финансовых документов Университета на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Внедрение системы было возложено на давнего партнера СПбГУТ – ГК «Омега».
Сначала, было проведено обследование процессов, связанных с ведением документооборота и закупочной деятельностью Университета с целью формирования перечня требований к Системе электронного документооборота. Основными задачами являлись:
-
Как оптимизировать работы Единого окна в части принятия финансовых документов и последующей передачи на обработку сотрудникам Департамента экономики;
-
Унификация порядка подачи документов в Единое окно;
-
Эффективное выстраивание процессов обработки документации с минимизацией человеческих трудозатрат;
-
Возможность отслеживания нахождения документа в контрольных точках процесса его обработки; повышение скорости обработки и рассмотрения документов, обеспечение контроля обработки документов;
-
Повышение прозрачности процессов документооборота и исполнительской дисциплины;
-
Организовать единое структурированное хранилище электронных версий документов и файлов с общим доступом к документам в соответствии с предоставленными правами;
-
Ведение реестров внутренних финансовых документов в электронном виде с целью сокращения объемов бумажного документооборота;
-
Сокращение временных затрат на осуществление поиска документа или группы документов, объединенных общим признаком и/или наборов признаков;
-
Снижение риска утраты и/или порчи документа на бумажном носителе в процессе обработки;
-
Возможность формирования отчетной сводной информации о деятельности Университета в части подготовки и обработки финансовых документов по необходимым уровням и разрезам аналитики.
Настройка Системы электронного документооборота включала внесение нормативно-справочной информации, настройку учёта документов, настройку аналитических форм, настройку прав доступа, настройку процессов обработки документов.
Приемо-сдаточные работы были проведены по следующим блокам ПП «1С:Документооборот государственного учреждения 8»:
-
Тестирование создания и обработки электро-регистрационной карточки документа;
-
Тестирование механизмов организации бизнес-процессов;
-
Тестирование механизмов формирования аналитических отчётов.
-
Тестирование механизмов вывода на печать листов согласования (доходных и расходных), реестров доходных и расходных документов, реестров расходных документов в оплату.
-
Настройки учёта документов в модуле согласования, обработки документов, связанных с размещением заказов, принятием и исполнением обязательств СПбГУТ в системе электронного документооборота.
ГК «Омега» провела масштабное обучение работе с Системой сотрудников Университета, которые стали «счастливыми» пользователями Электронного документооборота. Акцент был на обучении пользователей работе с документами; работе с задачами; формированию аналитических отчётов. В первую очередь обучались: все руководители, контрактная служба, юридический отдел, договорной отдел.
Запуск в промышленную эксплуатацию ПП «1С:Документооборот государственного учреждения» настроил оперативную и бодрую работу со всеми документами в Университете.
В карточках документов всё есть (реквизиты, необходимые файлы), создание разной маршрутизации позволило автоматически подбирать маршрут согласования документа, исходя из его вида.
Просто в немыслимые разы сократилось время на согласование и внесение изменений в документах, благодаря уведомлениям и постановке задач. Теперь всё очень прозрачно и ясно: каждый заинтересованный пользователь знает, где нужный ему документ, у кого он на рассмотрении, какие сроки, и что необходимо дополнительно.
Может это звучит и банально, но, когда всё в одном месте и всё логично – это очень круто!
Отчёты – отдельная «сказка»: количество документов, их виды, сроки действия, сроки исполнения, что и когда оплачивать... и всё это автоматически.
На данный момент реализована синхронизация с 1С:Бухгалтерия государственного учреждения – документ «Реестр оплат для бухгалтеров» не позволит «потерять» ни одну оплату.
Да, конечно, в другие кабинеты и по разным этаж продолжаем ходить… Но на чай.
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
В 2017 году у руководства университета появилась потребность в модернизации имеющейся системы бюджетного учета и расчета заработной платы. С целью подбора надежного программного обеспечения для бюджетных учреждений и опытного поставщика решения руководство университета произвело детальный анализ рынка услуг.
В результате было принято решение о построении комплексной системы на базе программных продуктов «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», «1С-Парус:3арплата и кадры государственного учреждения» и «1С:Документооборот», разработанных на платформе «1С:Предприятие 8». Реализация проекта была поручена компании «Омега», ставшей победителем конкурсных мероприятий и имеющей соответствующие компетенции, а также богатый опыт решения подобных задач автоматизации.
В конце 2017 года специалисты компании «Омега» произвели предпроектное обследование, в ходе которого были найдены оптимальные пути для успешной реализации поставленных задач. В ходе внедрения была проведена установка и настройка программного продукта, а также перенос данных из предыдущих учетных систем. Сотрудники университета прошли необходимое обучение работе в новых программных продуктах. Система была принята в промышленную эксплуатацию.
Результатом проекта стала интегрированная система бюджетного учета, расчета заработной платы, кадрового делопроизводства и управления документооборотом, охватывающая Управление планирования, бухгалтерского учета, анализа и финансового контроля, Управление по работе с персоналом, Управление логистики и структурные подразделения, участвующие в автоматизированных процессах.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка и настройка сервера СУБД
- Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
- Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А.Бонч-Бруевича» (СПбГУТ) выражает благодарность ГК «Омега» и лично методисту Долбиш Галине Вячеславовне за высокий уровень качества оказанных услуг в рамках настройки, внедрения и гарантийного сопровождения модуля управления финансовыми документами в Системе электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения».
В рамках реализации совместного проекта ГК «Омега» и СПбГУТ, были автоматизированы: процессы подготовки, согласования и утверждения комплекта закупочных документов, включая заявки, проекты договоров и технических заданий; согласование, утверждение и ведение реестра заявок на оплату, в привязке к договорам и счетам, контроль исполнительской дисциплины и мониторинг сроков согласования и подготовки документов.
СЭД была принята в эксплуатацию в октябре 2018 года. В результате внедрения системы более 50 рабочих мест сотрудников перешли на технологию электронного документооборота.
Руководство СПбГУТ положительно оценивает работу сотрудников ГК «Омега», отмечая их квалификацию. Ведущий методист проекта - Долбиш Галина, зарекомендовала себя как высококвалифицированного специалиста, который ответственно и оперативно подходит к выполнению задач, поддерживает бесперебойную работу сложного процесса обработки документов, связанных с размещением заказов, принятием и исполнением обязательств СПбГУТ.