Внедрен программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения" в ФГБОУ высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А.Бонч-Бруевича"

Отзыв клиента

Заказчик - Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А.Бонч-Бруевича»
Санкт-Петербург, Декабрь 2018

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 50

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 50

СПбГУТ является старейшим и известнейшим вузом Российской Федерации, общепризнанным лидером российской высшей школы в области подготовки специалистов для отрасли связи и телекоммуникаций.

По словам начальника отдела эксплуатации инфокоммуникационных систем СПбГУТ, Максима Юрьевича, документооборот в вузе (договоры, финансовые документы, внутренние документы и т.д.), естественно, колоссальный. К сожалению, долгое время никак не удавалась прийти к порядку: согласование различных документов происходило на бумажных носителях или по электронной почте, процесс был длинным и многоэтапным, сами документы и письма терялись на столах, в папках и на полках сотрудников, кроме того, приходилось много ходить по кабинетам, собирая подписи и внося правки. Реестры оплат тоже в бумажном виде копились стопками у бухгалтеров, регистрация велась в журналах и таблицах, которые надо было распечатывать, а потом искать нужную запись или документ.

В 2018 году было принято решение обеспечить автоматизированное взаимодействие сотрудников ВУЗа в части создания, передачи, согласования и утверждения финансовых документов Университета на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Внедрение системы было возложено на давнего партнера СПбГУТ – ГК «Омега».

Сначала, было проведено обследование процессов, связанных с ведением документооборота и закупочной деятельностью Университета с целью формирования перечня требований к Системе электронного документооборота. Основными задачами являлись:

  • Как оптимизировать работы Единого окна в части принятия финансовых документов и последующей передачи на обработку сотрудникам Департамента экономики;
  • Унификация порядка подачи документов в Единое окно;
  • Эффективное выстраивание процессов обработки документации с минимизацией человеческих трудозатрат;
  • Возможность отслеживания нахождения документа в контрольных точках процесса его обработки; повышение скорости обработки и рассмотрения документов, обеспечение контроля обработки документов;
  • Повышение прозрачности процессов документооборота и исполнительской дисциплины;
  • Организовать единое структурированное хранилище электронных версий документов и файлов с общим доступом к документам в соответствии с предоставленными правами;
  • Ведение реестров внутренних финансовых  документов в электронном виде с целью сокращения объемов бумажного документооборота;
  • Сокращение временных затрат на осуществление поиска документа или группы документов, объединенных общим признаком и/или наборов признаков;
  • Снижение риска утраты и/или порчи документа на бумажном носителе в процессе обработки;
  • Возможность формирования отчетной сводной информации о  деятельности Университета в части подготовки и обработки финансовых документов по необходимым уровням и разрезам аналитики.
Помимо внедрения типового функционала ПП «1С:Документооборот государственного учреждения» и утверждение схем бизнес-процессов по согласованному списку видов документов, была запланирована доработка (Модуль управления финансовыми документами в Системе электронного документооборота) под нужды Университета, всё зафиксировали в Техническом задании, которое было успешно реализовано в ходе проекта.

Настройка Системы электронного документооборота включала внесение нормативно-справочной информации, настройку учёта документов, настройку аналитических форм, настройку прав доступа, настройку процессов обработки  документов.

Приемо-сдаточные работы были проведены по следующим блокам ПП «1С:Документооборот государственного учреждения 8»:

  • Тестирование создания и обработки электро-регистрационной карточки документа;
  • Тестирование механизмов организации бизнес-процессов;
  • Тестирование механизмов формирования аналитических отчётов.
  • Тестирование механизмов вывода на печать листов согласования (доходных и расходных), реестров доходных и расходных документов, реестров расходных документов в оплату.
  • Настройки учёта документов в модуле согласования, обработки документов, связанных с размещением заказов, принятием и исполнением  обязательств СПбГУТ в системе электронного документооборота.

ГК «Омега» провела масштабное обучение работе с Системой сотрудников Университета, которые стали «счастливыми» пользователями Электронного документооборота. Акцент был на обучении пользователей работе с документами; работе с задачами; формированию аналитических отчётов. В первую очередь обучались: все руководители, контрактная служба, юридический отдел, договорной отдел.

Запуск в промышленную эксплуатацию ПП «1С:Документооборот государственного учреждения» настроил оперативную и бодрую работу со всеми документами в Университете.

В карточках документов всё есть (реквизиты, необходимые файлы), создание разной маршрутизации позволило автоматически подбирать маршрут согласования документа, исходя из его вида.

Просто в немыслимые разы сократилось время на согласование и внесение изменений в документах, благодаря уведомлениям и постановке задач. Теперь всё очень прозрачно и ясно: каждый заинтересованный пользователь знает, где нужный ему документ, у кого он на рассмотрении, какие сроки, и что необходимо дополнительно.

Может это звучит и банально, но, когда всё в одном месте и всё логично – это очень круто!

Отчёты – отдельная «сказка»: количество документов, их виды, сроки действия, сроки исполнения, что и когда оплачивать... и всё это автоматически.

На данный момент реализована синхронизация с 1С:Бухгалтерия государственного учреждения – документ «Реестр оплат для бухгалтеров» не позволит «потерять» ни одну оплату.

Да, конечно, в другие кабинеты и по разным этаж продолжаем ходить… Но на чай.

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
  • Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

В 2017 году у руководства университета появилась потребность в модернизации имеющейся системы бюджетного учета и расчета заработной платы. С целью подбора надежного программного обеспечения для бюджетных учреждений и опытного поставщика решения руководство университета произвело детальный анализ рынка услуг.

В результате было принято решение о построении комплексной системы на базе программных продуктов «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», «1С-Парус:3арплата и кадры государственного учреждения» и «1С:Документооборот», разработанных на платформе «1С:Предприятие 8». Реализация проекта была поручена компании «Омега», ставшей победителем конкурсных мероприятий и имеющей соответствующие компетенции, а также богатый опыт решения подобных задач автоматизации.

В конце 2017 года специалисты компании «Омега» произвели предпроектное обследование, в ходе которого были найдены оптимальные пути для успешной реализации поставленных задач. В ходе внедрения была проведена установка и настройка программного продукта, а также перенос данных из предыдущих учетных систем. Сотрудники университета прошли необходимое обучение работе в новых программных продуктах. Система была принята в промышленную эксплуатацию.

Результатом проекта стала интегрированная система бюджетного учета, расчета заработной платы, кадрового делопроизводства и управления документооборотом, охватывающая Управление планирования, бухгалтерского учета, анализа и финансового контроля, Управление по работе с персоналом, Управление логистики и структурные подразделения, участвующие в автоматизированных процессах.

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Интеграция со сторонними системами автоматизации
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка и настройка сервера СУБД
  • Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
  • Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А.Бонч-Бруевича» (СПбГУТ) выражает благодарность ГК «Омега» и лично методисту Долбиш Галине Вячеславовне за высокий уровень качества оказанных услуг в рамках настройки, внедрения и гарантийного сопровождения модуля управления финансовыми документами в Системе электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения».
В рамках реализации совместного проекта ГК «Омега» и СПбГУТ, были автоматизированы: процессы подготовки, согласования и утверждения комплекта закупочных документов, включая заявки, проекты договоров и технических заданий; согласование, утверждение и ведение реестра заявок на оплату, в привязке к договорам и счетам, контроль исполнительской дисциплины и мониторинг сроков согласования и подготовки документов.
СЭД была принята в эксплуатацию в октябре 2018 года. В результате внедрения системы более 50 рабочих мест сотрудников перешли на технологию электронного документооборота.
Руководство СПбГУТ положительно оценивает работу сотрудников ГК «Омега», отмечая их квалификацию. Ведущий методист проекта - Долбиш Галина, зарекомендовала себя как высококвалифицированного специалиста, который ответственно и оперативно подходит к выполнению задач, поддерживает бесперебойную работу сложного процесса обработки документов, связанных с размещением заказов, принятием и исполнением обязательств СПбГУТ.