Оптимизация делопроизводства на базе ПП "1С:Документооборот ПРОФ" в ООО "Гельветика-Прикамье"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Гельветика-Прикамье занимается оптово-розничной продажей материалов для производства наружной рекламы, строительно-отделочными работами, дизайном рекламы, POS-материалов, декоративной светотехники. В определенный момент компания столкнулись с проблемой подготовки и согласования договоров. Договора согласовывались и пересылались по электронной почте, часто терялись и не доходили до ответственных лиц. Компания задумалась о приобретении и внедрении специального программного продукта, выбор пал на "1С:Документооборот 8" в связи с тем, что в организации уже используются решения на платформе "1С:Предприятие 8" и можно применять уже имеющиеся лицензии платформы.

Цель внедрения системы: подготовка договоров, согласование договоров в системе, хранение и быстрой поиск.

Внедрение проводилось по проектной технологии, изначально было проведено обследование бизнес-процессов документооборота, определена структура номенклатуры дел, структура хранения документов, определены роли и группы доступа, организационная структура. После определения требований была настроена модель рабочей базы.

В ходе работ настроен раздел НСИ, введены виды документов относящихся к договорной деятельности, настроены шаблоны договоров, настроены маршруты согласования договоров, разграничены права пользователей, в том числе по юридическим лицам компании, настроен контроль исполнения договоров, контроль оплат по договорам, автоматические напоминания пользователям о датах истечения договоров и сроков оплат, отчеты по договорам и срокам исполнения.

В результате работ была автоматизирована деятельность юридического отдела компании. Договоры хранятся в единой информационной системы, это ускоряет поиск нужного документа. Автоматизированы процессы согласования договоров, в результате чего сократилось общее время согласования, повысилась прозрачность процесса, также теперь инициатор согласования может в любой момент определить статус документа.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика