Автоматизация на базе ПП "1С:Документооборот ПРОФ" в ООО "АГ "АСПЕКТ"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Компания ООО "АГ "АСПЕКТ" это аутсорсинговая группа которая известна своими специалистами за пределами Москвы и даже страны. Данная компания занимается множеством многофункциональных работ, предназначенных для облегчения ведения большого бизнеса, и имеет огромный опыт во многих сферах обслуживания, автоматизации, и управления.
Основные направления деятельности компании — это предоставление специалистов высших уровней в таких направлениях:
-Операции с недвижимым имуществом
-Деятельность по финансовой аренде (лизингу/сублизингу)
-Деятельность в области права
-Аренда и управление недвижимым имуществом
-Оказание услуг в области бухгалтерского учета
-Исследование конъюнктуры рынка и изучение общественного мнения
-Разработка компьютерного программного обеспечения, консультационные услуги в данной области и другие сопутствующие услуги
-Деятельность по созданию и использованию баз данных и информационных ресурсов
-Научные исследования и разработки в области естественных и технических наук
В связи со спецификой работы компании ООО "АГ "АСПЕКТ" возникает множество проблем с документооборотом как внутренним, так и внешним. При использовании бумажных версий документов есть большая вероятность их потери, а также необходимость проводить множество копий через клиентов или сотрудников приводит к необратимым последствиям в виде повреждений.
Следующим шагом на встречу современности было решение использовать автоматизированную систему, которая изменит весь оборот документов в компании. Таким образом, после множества консультаций и вариантов было принято решение приобрести программный продукт на платформе «1С:Предприятие 8» - «1С:Документооборот ПРОФ», поскольку в нём есть все необходимые функции для сохранения документов в базах данных, извлечение их с любого автоматизированного рабочего места, и контроля поручений.
Для автоматизации данного программного продукта ООО "АГ "АСПЕКТ" было принято решение обратится к молодой перспективной компании «Кодерлайн», поскольку они сотрудничали уже в 2017-ом и 2018-ом годах.
В ходе проекта система была развернута на 50 автоматизированных рабочих мест из которых 45 используются одновременно.
В ходе автоматизации данного программного продукта в компании ООО "АГ "АСПЕКТ" было автоматизировано функциональную часть задач, связанную с ведением документов. Сотрудником в режиме онлайн доступны документы с 50 рабочих мест одновременно. При регистрации документов проводится их номенклатура и учет, что позволяет снизить к минимуму вероятность потери важных файлов. Функция учета и контроля исполнения поручений обеспечивает своевременное исполнение обязанностей сотрудниками и упрощает возложенные на них задачи.
При внедрении ПП автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Ведение номенклатуры дел.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет договоров.
В результате внедрения «1С:Документооборот ПРОФ» получили следующий результат:
- Принятия управленческих решений происходит по проработанным схемам быстро и результативно
- Благодаря онлайн доступу процесс согласования или утверждения документов ускорился
- Актуальная информация стала легко доступной сотрудникам, а контроль выполнения поручений страхует от возможных задержек
Благодаря автоматизации документооборота все документы и важные файлы хранятся в единой информационной базе, которая гарантирует сохранность всех зарегистрированных документов и быстрый доступ к любому файлу. Процесс согласования финансовых документов увеличился, как и процесс согласования договоров и заявок. Появилась возможность согласования посредством почтового клиента. Повышен уровень контроля изменения в документах, и улучшена исполнительская дисциплина.

Выполнены следующие работы:

• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей