Автоматизация учета и согласования договорных документов в сети парфюмерных супермаркетов «Золотое яблоко» в «1С:Документооборот КОРП»

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Ведение номенклатуры дел
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Оформлен платный договор 1С:ИТС
Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Понимая насущную необходимость совершенствования качества договорной работы и повышения оперативности работы с документами, руководство сети запустило проект автоматизации процессов обработки и хранения договорных документов (договоров, дополнительных соглашений, спецификаций), в которых задействованы большинство сотрудников подразделений сети парфюмерных супермаркетов «Золотое яблоко».

В качестве базового программного решения, отвечающего текущим и перспективным потребностям руководства в части процессного учета и делопроизводства, представителями предприятия была выбрана система «1С:Документооборот КОРП» с учетом широкой функциональности решения, возможности гибкой настройки и быстрой адаптаций под специфику деятельности.

На основании имеющегося положительного опыта работы на крупных проектах автоматизации и наличия необходимых компетенций в части организации документооборота в качестве партнера по внедрению была выбрана команда из компании «ЕРП ЦЕНТР».

В рамках проекта внедрения за апрель 2019 года были выполнены следующие работы:
• Анализ существующих процессов обработки и хранения договорных документов, регламента заключения договоров;
• Первоначальная настройка системы, организационной структуры, матрицы ролей исполнителей и пользователей;
• Создание видов и шаблонов договоров, дополнительных соглашений, спецификаций, файлов типовых договоров;
• Настройка связей договорных документов между собой;
• Настройка комплексных процессов обработки договорных документов, включающих в себя согласование со стороны организации и контрагента, подписание со стороны организации и контрагента, передачу документа в архив;
• При настройке процессов использовались возможности маршрутизации задач различным исполнителям по условиям, изменение хода процесса по условиям, специальные проверки при выполнении задач, автоматическое изменение данных карточки документа и контрагента при продвижении по процессу;
• Настройка прав доступа к документам по организации, подразделению, инициатору, видам документов, статусам документов;
• Обучение администратора системы;
• Групповое и индивидуальное обучение пользователей системы.

Система запущена в промышленную эксплуатацию с мая 2019 года.

На текущий момент автоматизировано около 250 рабочих мест.

Существенные результаты, полученные в рамках автоматизации договорного учета:
• Готовые виды и шаблоны договорных документов помогают сократить ошибки при подготовке документов, наибольший положительный эффект проявился при работе новых сотрудников;
• Процессы обработки договорных документов регламентируют действия сотрудников, позволяют контролировать сроки выполнения, предотвращают возникновение расхождений, повышают точность;
• Сократилось среднее время согласования договоров, появилась возможность оперативно отслеживать в какой стадии согласования находится конкретный договорной документ;
• Контролируются сроки окончания действия договорных документов, обеспечивается их своевременное продление;
• В документах отслеживается взаимосвязь между ними с возможностью быстрого перехода в другой документ;
• Версионирование файлов позволяет отследить внесение изменений в документ, просмотреть предыдущие версии;
• Хранение электронных версий документов систематизировано и осуществляется в одном месте, благодаря чему поиск скан-копий документов стал более оперативным;
• Место хранения бумажных версий документов, их передача сотрудникам и контрагентам отражаются в системе, что ускоряет их розыск и снижает риск утери документов;
• Доступ к документам и оперативной отчетности предоставляется сотрудникам в соответствии с их полномочиями;
• Отчетность позволяет укрупненно анализировать данные по документам и задачам сотрудников с возможностью детализации и адаптации внешнего вида отчетов.

Выполнены следующие работы:

Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
Дистанционное обучение пользователей
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Обучение в группе в офисе заказчика
Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Продажа выбранных программных продуктов
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Внедрение

Сеть парфюмерных супермаркетов "Золотое яблоко"

Екатеринбург, Апрель 2019

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 250

Количество одновременно работающих клиентов

Тонкий клиент: 100