Автоматизация учета и согласования договорных документов в сети парфюмерных супермаркетов «Золотое яблоко» в «1С:Документооборот КОРП»
Сеть парфюмерных супермаркетов "Золотое яблоко"
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Понимая насущную необходимость совершенствования качества договорной работы и повышения оперативности работы с документами, руководство сети запустило проект автоматизации процессов обработки и хранения договорных документов (договоров, дополнительных соглашений, спецификаций), в которых задействованы большинство сотрудников подразделений сети парфюмерных супермаркетов «Золотое яблоко».
В качестве базового программного решения, отвечающего текущим и перспективным потребностям руководства в части процессного учета и делопроизводства, представителями предприятия была выбрана система «1С:Документооборот КОРП» с учетом широкой функциональности решения, возможности гибкой настройки и быстрой адаптаций под специфику деятельности.
На основании имеющегося положительного опыта работы на крупных проектах автоматизации и наличия необходимых компетенций в части организации документооборота в качестве партнера по внедрению была выбрана команда из компании «ЕРП ЦЕНТР».
В рамках проекта внедрения за апрель 2019 года были выполнены следующие работы:
• Анализ существующих процессов обработки и хранения договорных документов, регламента заключения договоров;
• Первоначальная настройка системы, организационной структуры, матрицы ролей исполнителей и пользователей;
• Создание видов и шаблонов договоров, дополнительных соглашений, спецификаций, файлов типовых договоров;
• Настройка связей договорных документов между собой;
• Настройка комплексных процессов обработки договорных документов, включающих в себя согласование со стороны организации и контрагента, подписание со стороны организации и контрагента, передачу документа в архив;
• При настройке процессов использовались возможности маршрутизации задач различным исполнителям по условиям, изменение хода процесса по условиям, специальные проверки при выполнении задач, автоматическое изменение данных карточки документа и контрагента при продвижении по процессу;
• Настройка прав доступа к документам по организации, подразделению, инициатору, видам документов, статусам документов;
• Обучение администратора системы;
• Групповое и индивидуальное обучение пользователей системы.
Система запущена в промышленную эксплуатацию с мая 2019 года.
На текущий момент автоматизировано около 500 рабочих мест.
Существенные результаты, полученные в рамках автоматизации договорного учета:
• Готовые виды и шаблоны договорных документов помогают сократить ошибки при подготовке документов, наибольший положительный эффект проявился при работе новых сотрудников;
• Процессы обработки договорных документов регламентируют действия сотрудников, позволяют контролировать сроки выполнения, предотвращают возникновение расхождений, повышают точность;
• Сократилось среднее время согласования договоров, появилась возможность оперативно отслеживать в какой стадии согласования находится конкретный договорной документ;
• Контролируются сроки окончания действия договорных документов, обеспечивается их своевременное продление;
• В документах отслеживается взаимосвязь между ними с возможностью быстрого перехода в другой документ;
• Версионирование файлов позволяет отследить внесение изменений в документ, просмотреть предыдущие версии;
• Хранение электронных версий документов систематизировано и осуществляется в одном месте, благодаря чему поиск скан-копий документов стал более оперативным;
• Место хранения бумажных версий документов, их передача сотрудникам и контрагентам отражаются в системе, что ускоряет их розыск и снижает риск утери документов;
• Доступ к документам и оперативной отчетности предоставляется сотрудникам в соответствии с их полномочиями;
• Отчетность позволяет укрупненно анализировать данные по документам и задачам сотрудников с возможностью детализации и адаптации внешнего вида отчетов.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Дистанционное обучение пользователей
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Отзыв о результатах внедрения «1С:Документооборот КОРП»
Сеть парфюмерных супермаркетов «Золотое яблоко» входит в десятку крупнейших парфюмерных магазинов и магазинов косметики России. В каждом супермаркете сети «Золотое Яблоко» представлены более трехсот брендов класса люкс и масс-маркет, партнерами компании являются дистрибьюторы таких известных мировых брендов, как Shiseido, Dolce & Gabbana, Caudalie, Estеe Lauder, Clinique, Viktor & Rolf, Арт-Визаж, Lancоme и многих других.
Успешный проект европейского уровня с уже более чем 20-ти летней историей дал возможность занять лидирующие позиции в каждом городе присутствия сети: Екатеринбурге, Казани, Самаре, Челябинске, Новосибирске, Ростове-на-Дону, Хабаровске, Санкт-Петербурге и Москве.
Понимая насущную необходимость совершенствования качества договорной работы и повышения оперативности работы с документами, руководство сети запустило проект автоматизации процессов обработки и хранения договорных документов (договоров, дополнительных соглашений, спецификаций), в которых задействованы большинство сотрудников подразделений сети парфюмерных супермаркетов «Золотое яблоко».
В качестве базового программного решения, отвечающего текущим и перспективным потребностям руководства в части процессного учета и делопроизводства, представителями предприятия была выбрана система «1С:Документооборот КОРП» с учетом широкой функциональности решения, возможности гибкой настройки и быстрой адаптаций под специфику деятельности.
На основании имеющегося положительного опыта работы на крупных проектах автоматизации и наличия необходимых компетенций в части организации документооборота в качестве партнера по внедрению была выбрана команда из компании «ЕРП ЦЕНТР».
В рамках проекта внедрения года были выполнены следующие работы:
- Анализ существующих процессов обработки и хранения договорных документов, регламента заключения договоров;
- Первоначальная настройка системы, организационной структуры, матрицы ролей исполнителей и пользователей;
- Создание видов и шаблонов договоров, дополнительных соглашений, спецификаций, файлов типовых договоров;
- Настройка связей договорных документов между собой;
- Настройка комплексных процессов обработки договорных документов, включающих в себя согласование со стороны организации и контрагента, подписание со стороны организации и контрагента, передачу документа в архив;
- При настройке процессов использовались возможности маршрутизации задач различным исполнителям по условиям, изменение хода процесса по условиям, специальные проверки при выполнении задач, автоматическое изменение данных карточки документа и контрагента при продвижении по процессу;
- Настройка прав доступа к документам по организации, подразделению, инициатору, видам документов, статусам документов;
- Обучение администратора системы;
- Групповое и индивидуальное обучение пользователей системы.
Система запущена в промышленную эксплуатацию с мая 2019 года.
На текущий момент автоматизировано около 500 рабочих мест.
Существенные результаты, полученные в рамках автоматизации договорного учета:
- Готовые виды и шаблоны договорных документов помогают сократить ошибки при подготовке документов, наибольший положительный эффект проявился при работе новых сотрудников;
- Процессы обработки договорных документов регламентируют действия сотрудников, позволяют контролировать сроки выполнения, предотвращают возникновение расхождений, повышают точность;
- Сократилось среднее время согласования договоров, появилась возможность оперативно отслеживать в какой стадии согласования находится конкретный договорной документ;
- Контролируются сроки окончания действия договорных документов, обеспечивается их своевременное продление;
- В документах отслеживается взаимосвязь между ними с возможностью быстрого перехода в другой документ;
- Версионирование файлов позволяет отследить внесение изменений в документ, просмотреть предыдущие версии;
- Хранение электронных версий документов систематизировано и осуществляется в одном месте, благодаря чему поиск скан-копий документов стал более оперативным;
- Место хранения бумажных версий документов, их передача сотрудникам и контрагентам отражаются в системе, что ускоряет их розыск и снижает риск утери документов;
- Доступ к документам и оперативной отчетности предоставляется сотрудникам в соответствии с их полномочиями;
- Отчетность позволяет укрупненно анализировать данные по документам и задачам сотрудников с возможностью детализации и адаптации внешнего вида отчетов.
Оценка внедренной информационной системы:
- Соответствие потребностям предприятия – «5».
- Удобство работы с информационной системой – «5».
- Качество работы компании «ЕРП ЦЕНТР» – «5».
Рекомендовано ли коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: Да.
Любые публикации в СМИ только с предварительного письменного согласования текста публикации