Внедрение ПП "1C:Document Management 8" в ООО "ДАФ Тракс Рус"

ООО "ДАФ Тракс Рус"
Москва, Декабрь 2018

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 50

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 45

Мы компания ООО «ДАФ Тракс Рус». DAF Trucks N.V. является технологичной компанией и производителем коммерческих автомобилей в Европе. DAF — дочерняя компания PACCAR Inc, мирового лидера в области технологий разработки и производства премиальных легких, средних и тяжелых коммерческих автомобилей. PACCAR разрабатывает и производит передовые дизельные двигатели, предоставляет финансовые услуги и информационные технологии, а также занимается дистрибуцией запасных частей.

В связи с огромным потоком документации, как со стороны поставщиков, так и со стороны клиентов, руководство компании ООО «ДАФ Тракс Рус» приняло решение использовать программный продукт «1C:Document Management 8» на платформе «1С:Предприятие 8» для автоматизации бизнеса. 

Выбор данного продукта был обусловлен тем, что система позволяет бесперебойно вести документооборот всех филиалов компании. Нас особенно интересовали следующие возможности программы:

  • Создание и регистрация электронной документации
  • Автоматизация процесса подготовки и утверждения договоров
  • Сохранность документов со всеми сопровождающими нормативными актами
  • Получение возможности переносить законченные договорные соглашения в архив
  • Управление документооборотом компании с любой автоматизированной точки с соответствующими правами доступа

Процесс внедрения и автоматизации

Внедрением программного продукта занялась молодая, перспективная компании ООО «Кодерлайн», с которой мы уже имели опыт сотрудничества. В 2017 году их специалисты настраивали права доступа для предыдущей системы, а также разработали матрицу прав и ролей: реализовали ролевую модель в системе и запустили ее в эксплуатацию. Наши клиенты положительно оценили произошедшие изменения, поэтому других кандидатов руководство не рассматривало. 

В ходе внедрения системы «1C:Document Management 8» было автоматизировано 45 рабочих мест. С каждого из них есть возможность производить манипуляции с документацией. Разработаны и внедрены функциональные средства, связанные с ведением документов компании. Конкретным сотрудникам доступны документы по кругу их обязанностей в режиме онлайн, и они могут работать с ними одновременно.

При регистрации новых документов производится их регистрация, что позволяет снизить к минимуму вероятность потери важных договоров. Функция автоматического учета и контроля исполнения поручений обеспечивает своевременное исполнение обязанностей сотрудниками. Вместе с тем данное новшество упрощает возложенные на них задачи. Кроме перечисленных выше изменений, улучшились и другие бизнес-процессы, связанные с документооборотом ООО «ДАФ Тракс Рус»:

  • Организован оперативный доступ руководства к документам в реальном времени
  • Запущен многопользовательский режим в системе по согласованию и утверждению документов
  • Прописаны права пользователей с получением логинов и паролей для идентификации в программе
  • Разработаны маршруты прохождения документов в базе

Специалисты компании ООО «Кодерлайн» проявили осведомленность в вопросах документооборота. Первоочередные задачи коснулись вопросов делопроизводства, хранения и обработки документов, заключения договоров и контроль их выполнения. В процессе автоматизации программы были произведены уникальные доработки:

  • Пользователь может проследить путь документа от заявки до утверждения
  • Руководство компании имеет возможность вносить корректировки и блокировать договоры
  • Появилась возможность создания электронных документов различных форматов

В результате внедрения «1C:Document Management 8» получили следующий результат:

  • Сократилось время принятия управленческих решений
  • Ускорился процесс согласования и утверждения документов ответственными лицами
  • Актуальная информация стала легко доступной сотрудникам
  • Сократились сроки подготовки и согласования документов сотрудниками

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

"DAF Trucks N.V. является технологичной компанией и производителем коммерческих автомобилей в Европе. DAF - стопроцентная дочерняя компания PACCAR Inc, мирового лидера в области технологий разработки и производства премиальных легких, средних и тяжелых коммерческих автомобилей. PACCAR также разрабатывает и производит передовые дизельные двигатели и предоставляет финансовые услуги и информационные технологии и занимается дистрибуцией запасных частей.

Из-за огромного потока документации со стороны поставщиков и клиентов, а так же множества финансовых операций, компания ООО "ДАФ Тракс Рус" приняла решения использовать программный продукт «1C:Document Management 8» на платформе "1С:Предприятие 8» для автоматизации своего бизнеса. Был выбран именно этот программный продукт, поскольку он имеет все востребованные функции, которые позволяют бесперебойно вести документооборот компании.
Для внедрения данного программного продукта «ДАФ Тракс Рус» было принято решение обратится к молодой перспективной компании «Кодерлайн». В 2017 году эти компании уже плодотворно сотрудничали: компания-партнер ООО «Кодерлайн» выполняла работы по настройкам прав доступа, разработке матрицы прав и ролей, реализации ролевой модели в системе, и её эксплуатация. Клиенты были довольны результатом, поэтому в дальнейшем решили сотрудничать с данной компанией.

В ходе внедрение данного программного продукта в компании ООО «ДАФ Тракс Рус» было автоматизировано функциональную часть задач, связанную с ведением документов. Сотрудником в режиме онлайн доступны документы с 45 рабочих мест одновременно. При регистрации документов проводится их номенклатура и учет, что позволяет снизить к минимуму вероятность потери важных файлов. Функция учета и контроля исполнения поручений обеспечивает своевременное исполнение обязанностей сотрудниками и упрощает возложенные на них задачи.
При внедрении ПП автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Ведение номенклатуры дел.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет договоров.

В результате внедрения «1C:Document Management 8» получили следующий результат:
- Сократилось время принятия управленческих решений.
- Ускорился процесс согласования и утверждения документов ответственными лицами.
- Актуальная информация стала легко доступной сотрудникам.
- Сократились сроки подготовки и согласования документов сотрудниками.

Автоматизирован процесс согласования финансовых документов. Все документы, созданные или зарегистрированные в системе, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Увеличилась скорость согласования финансовых документов в связи с отказом от бумажного документооборота, а также появилась возможность согласования документов посредством почтового клиента. Улучшена исполнительская дисциплина и информированность руководителей по задачам своего подразделения. Повышен уровень контроля изменений документов при согласовании. Повысилась прозрачность процесса согласования документации, т.к. на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика