Внедрение ПП "1C:Document Management 8" в ООО "ДАФ Тракс Рус"

Мы компания ООО «ДАФ Тракс Рус». DAF Trucks N.V. является технологичной компанией и производителем коммерческих автомобилей в Европе. DAF — дочерняя компания PACCAR Inc, мирового лидера в области технологий разработки и производства премиальных легких, средних и тяжелых коммерческих автомобилей. PACCAR разрабатывает и производит передовые дизельные двигатели, предоставляет финансовые услуги и информационные технологии, а также занимается дистрибуцией запасных частей.

В связи с огромным потоком документации, как со стороны поставщиков, так и со стороны клиентов, руководство компании ООО «ДАФ Тракс Рус» приняло решение использовать программный продукт «1C:Document Management 8» на платформе «1С:Предприятие 8» для автоматизации бизнеса. 

Выбор данного продукта был обусловлен тем, что система позволяет бесперебойно вести документооборот всех филиалов компании. Нас особенно интересовали следующие возможности программы:

• Создание и регистрация электронной документации
• Автоматизация процесса подготовки и утверждения договоров
• Сохранность документов со всеми сопровождающими нормативными актами
• Получение возможности переносить законченные договорные соглашения в архив
• Управление документооборотом компании с любой автоматизированной точки с соответствующими правами доступа

Процесс внедрения и автоматизации

Внедрением программного продукта занялась молодая, перспективная компании ООО «Кодерлайн», с которой мы уже имели опыт сотрудничества. В 2017 году их специалисты настраивали права доступа для предыдущей системы, а также разработали матрицу прав и ролей: реализовали ролевую модель в системе и запустили ее в эксплуатацию. Наши клиенты положительно оценили произошедшие изменения, поэтому других кандидатов руководство не рассматривало. 

В ходе внедрения системы «1C:Document Management 8» было автоматизировано 45 рабочих мест. С каждого из них есть возможность производить манипуляции с документацией. Разработаны и внедрены функциональные средства, связанные с ведением документов компании. Конкретным сотрудникам доступны документы по кругу их обязанностей в режиме онлайн, и они могут работать с ними одновременно.

При регистрации новых документов производится их регистрация, что позволяет снизить к минимуму вероятность потери важных договоров. Функция автоматического учета и контроля исполнения поручений обеспечивает своевременное исполнение обязанностей сотрудниками. Вместе с тем данное новшество упрощает возложенные на них задачи. Кроме перечисленных выше изменений, улучшились и другие бизнес-процессы, связанные с документооборотом ООО «ДАФ Тракс Рус»:

• Организован оперативный доступ руководства к документам в реальном времени
• Запущен многопользовательский режим в системе по согласованию и утверждению документов
• Прописаны права пользователей с получением логинов и паролей для идентификации в программе
• Разработаны маршруты прохождения документов в базе

Специалисты компании ООО «Кодерлайн» проявили осведомленность в вопросах документооборота. Первоочередные задачи коснулись вопросов делопроизводства, хранения и обработки документов, заключения договоров и контроль их выполнения. В процессе автоматизации программы были произведены уникальные доработки:

• Пользователь может проследить путь документа от заявки до утверждения
• Руководство компании имеет возможность вносить корректировки и блокировать договоры
• Появилась возможность создания электронных документов различных форматов

В результате внедрения «1C:Document Management 8» получили следующий результат:

• Сократилось время принятия управленческих решений
• Ускорился процесс согласования и утверждения документов ответственными лицами
• Актуальная информация стала легко доступной сотрудникам
• Сократились сроки подготовки и согласования документов сотрудниками