Внедрение "1С:Отель" и "1С: Фитнес Клуб КОРП" для комплекса "Донская волна"

Немного о компании

Центр загородного отдыха "Донская волна" - отдых вдали от городского шума, где можно провести незабываемый отдых с семьей и друзьями, получив массу новых впечатлений. Занимается размещением групп туристов, частных путешественников и деловых людей, приезжающих в командировку, в номера различной категории. Для отдыхающих предусмотрено трехразовое питание, услуги ресторана, баров и летнего кафе, охраняемая автостоянка. На территории центра работают аквапарк "Аква-сити", спортивный и SPA-комплекс, финская сауна и турецкий хамам, крытый 25-метровый бассейн, фитнес центр, боулинг. Инфраструктура центра загородного отдыха "Донская Волна" стремительно развивается, старается постоянно повышать свой уровень, чтобы соответствовать самым современным стандартам. Об этом свидетельствует присвоенный нам статус "4 звезды" и другие награды.

Первичное обследование, результаты и текущие проблемы

В ходе первичного обследования предприятия для полного понимания действующих бизнес процессов на базе отдыха "Донская Волна" было произведено обследование работы следующих отделов компании: Рецепция отеля, Бухгалтерия, Фитнес центр, SPA - центр, Аквапарк, Ресторан;

В ходе первичного ознакомления с работой комплекса были обследованы все этапы размещения гостей, учёт посещений в SPA центра, Фитнес-центра, Ресторана.

По результатам первичного обследования были выявлены следующие проблемы:

• Учет размещения и бронирования гостей вёлся в конфигурации, которую для заказчика несколько лет назад написали на платформе 1С и перестали сопровождать. Данная конфигурация не позволяла в полной мере отслеживать движение денежных потоков, учёт бронирования ресурсов (бильярдная, беседки, турецкий хамам).
• Не было возможности учитывать использование услуг SPA, фитнеса и ресторана, которые входили в проживание гостей.
• Отсутствовала система учёта ресторана (система шведский стол). Калькуляционные карты были в EXСEL. Списание продуктов и выпуск осуществлялись путем ручного занесения в 1С УТ 7.7, расчёт списания производился вручную.
• В момент обследования заканчивали строительство Аквапарка, и стояла задача установки турникетов и учёта посетителей, как проживающих в отеле, так и пришедших посетить только Аквапарк.
• Скорость работы программы оставляла желать лучшего.

В ходе проведенного анализа, с учетом обширности задач и определённого бюджета  комплекса "Донская волна", наиболее подходящими программными продуктами для осуществления деятельности являлись 1С:Отель и 1С:Фитнес клуб КОРП.

Описание  реализации проекта

После анализа задач, клиенту были предложены 2 продукта, т.к. одним не было возможности полностью закрыть поставленные задачи. Разграничение зон доступа,предлагалось осуществить путём установки СКУД в зонах доступа к помещениям. Было предложено использовать чиповые одноразовые браслеты для гостей. При  заезде гостя в гостиницу ему выдается браслет с RFID чипом. В программе определяется набор услуг, которые входят в проживание. При выдаче браслета, он предварительно через RFID устройство связывается с карточкой клиента, таким образом, СКУД может определять при входе, доступно ли посещение в зону или нет. СКУД подключаются к 1С:Фитнес клуб, изменена синхронизация между 1С:Отель и 1С:Фитнес клуб в части обмена информации по доступности зон. При считывании браслета в СКУД идёт запрос в систему управления СКУД, далее в 1С:Фитнес клуб и 1С:Отель, происходит идентификация клиента, проверяется наличие услуг и доступ к ним и отправляется запрос в обратную сторону. Далее устройство СКУД пропускает клиента или нет, в зависимости от доступных услуг. Время на выполнения этой проверки от считывания браслета до момента пропуска через штангу турникета занимает от 1 до 2х секунд. Также было предложено развернуть базы в режиме клиент-сервера, так как пользователей достаточно много и объём вносимой информации в СУБД также велик. Учет Ресторана был произведён на стороне 1С:Фитнес клуб, так как там существует блок учёта кафе. Был написан интерфейс для удобства считывания браслетов и отражения информации о доступных услугах. Доработано списание ингредиентов и выпуск на основании калькуляционных карт.     

Какие работы были произведены:

• Настройка сервера 1С
• Доработка 1С:Отель в части привязки RFID браслетов к карточке клиента.
• Доработка системы обмена между 1С:Отель и 1С:Фитнес клуб в части интеграции с СКУД.
• Доработка выпуска готовой продукции.
• Разработка интерфейса в Ресторане.
• Разработка отчётов в 1С:Отель, согласно специфике работы комплекса.
• Подключение оборудования (RFID – считыватели, Турникеты).
• Настройка учёта в 1С:Отель и 1С:Фитнес.
• Настройка пользователей, прав доступа, интерфейсов.
• Настройка клиентских рабочих мест.
• Обучение персонала работе в программе.

Итоги автоматизации

В результате внедрения 1С:Отель и 1С:Фитнес клуб КОРП в комплексе "Донская волна" сотрудники компании получили удобный программный комплекс для учёта бронирований номеров, учёта въездов и отъездов гостей, удобство при оформлении услуг путём считывания браслетов, удобство в части просмотра номерного фонда, отказ от бумажных талонов при посещении ресторана, быстродействие работы программы. Руководство комплекса получает точную картину финансовой управленческой деятельности, контроль над списанием продуктов, прозрачность учёта. Автоматизация всех этих процессов позволила компании выйти на новый качественный уровень обслуживания клиентов, а также получить информацию о рентабельности каждого направления внутри комплекса.