Внедрение "1С:Фитнес клуб " в СК "Медведь"

Меня зовут Силина Валентина, я являюсь владелицей популярного в г. Сочи спортивного клуба «М». Это тренажёрный зал классического формата в Сочи, в котором совмещены основной тренажёрный зал, аэробный зал для групповых занятий различными видами фитнеса, йогой, танцами, зал бокса и боевых единоборств.

Тренажёрный зал СК «М» оснащён профессиональным оборудованием и большим количеством гантелей и штанг различного веса, что позволяет заниматься как новичкам в этом виде спорта, так и профессионалам. Команда Спортивного клуба «М» состоит из квалифицированного тренерского состава, имеющего многочисленные награды и победы на чемпионатах в фитнес индустрии.

СК «М» создаёт все условия, чтобы вам было комфортно. Вы сможете отдохнуть от работы и найти новых друзей, достичь уверенности в своих силах и открыть новые возможности, общаться со своим тренером в любое время. То, что вы приобретёте в нашем клубе, останется с вами и за его пределами. Вы не просто будете в форме, вы будете здоровы и счастливы.

Как мы пришли к автоматизации:

Что имели: ничего

Главная проблема:

Из-за большого количества предлагаемых нами клиентам программ и услуг, а также с ростом числа клубов и количества клиентов, первой проблемой, с которой мы столкнулись стало отсутствие единого подхода к созданию клубных программ для наших клиентов и единой статистики популярности тех или иных программ во всех наших клубах.

Кроме того, в связи с расширением клиентской базы наши менеджеры по продажам перестали справляться с текущей работой с клиентами, особенно в части их информирования (о новых предложениях, необходимости продления карт или абонементов и т.д.). Качественное обслуживание является для нас приоритетом и одним из существенных аспектов деятельности. Нашими задачами являются грамотное консультирование клиента и подбор наиболее подходящих для него услуг.

Стало очевидно, что компании необходимо выработать единый подход к программам и услугам, а также выработать единые стандарты работы с клиентами для поддержания высокого уровня обслуживания. Кроме того, пришло понимание того факта, что все это невозможно без автоматизации всех наших клубов на каком-то едином программном решении.

Также возникла проблема взаимодействия структурных подразделений и отсутствие единой автоматизированной системы учета и контроля работы фитнес-клубов, что приводило к невозможности эффективного управления клубной сетью.

На тот момент мы уже были знакомы с компанией «Альфа-Софт», с отделом бухгалтерского обслуживания. Специалисты «Альфа-Софт» продемонстрировали мне все возможности программы 1С:Фитнес клуб, и я поняла что именно она лучше всего автоматизирует все необходимые процессы и значительно облегчит весь цикл работы спортивного клуба.

Как происходила автоматизация

Начало:

Была проведена демонстрация программ. Для автоматизации деятельности нами был выбран программный продукт "1С:Фитнес  клуб – это готовое решение для автоматизации фитнес-клубов и спортивных организаций. В ней есть все необходимое для нормального функционирования работы СК.

Также потребовалась доработка программы по тех.заданию:

• Создание внешнего отчета – «Отчет по персональным тренировкам»
• Внешняя обработка – «Заполнение ежедневных отчетов по индивидуальным тренировкам»
• Доработка конфигурации – Начисление зарплаты по различным тренировкам (персональные, индивидуальные, дежурства, менеджеры)
• Доработка конфигурации – Автоматическое заполнение 
• Доработка конфигурации – Автоматическое заполнение сотрудника в документ занятие на основании документа продажи
• Доработка конфигурации – В документ занятие автоматически ставится статус «Проведено» и «Выполнено».
• Дополнительные отчеты (поступление, списание, оприходование, перемещение, инвентаризация)
• Обработка по заполнению цен на основании документа поступление товаров
• Проведено обучение клиента по работе с программой.
  
• Подключение веб-камеры к программ

Внедрение единой клубной программы «1С:Фитнес клуб» позволило:

• унифицировать рабочие процессы в клубах сети:
• запись клиентов на занятия;
• учет и статистика посещаемости;
• контроль и статистика проведения занятий персоналом;

• организовать единую систему отчетности;
• повысить прозрачность хозяйственных операций:
• оформление заказов поставщикам;
• учет поступления товаров и расходных материалов;
• учет затрат;

• повысить эффективность работы сотрудников, за счет ускорения проведения операций и отказа от ряда бумажных документов (расписание, запись на занятия, табель рабочего времени);
• повысить прозрачность и сократить время взаиморасчетов с персоналом:
• ведение учета оказанных услуг;
• расчет начислений тренерам за оказанные услуги;
• расчет заработной платы работников;

• повысить эффективность работы с клиентской базой за счет внедрения элементов CRM:
• автоматическое формирование задач менеджерам по работе с клиентами;

• упростить работу маркетолога:
• получение информации о трафике, интересе клиентов по видам продуктов и по направлениям и т.п.);
• сегментация клиентов по различным группам для анализа (пол, возраст и т.д.);

• получить расширенную аналитику как для менеджеров, так и для руководителя.

В дальнейшем проводилось обучение и обновление программы, адаптацию к ошибкам системы и многое другое.

Автоматизированы следующие функции:

• Учет посещений клиентов фитнес клуба. Видно какие часы более загружены.
• Анализ кадрового состава. Очень помогает функционал данного ПП (график работ, смены и т.д.).
• Учет фактически отработанного времени работы персонала. А сколько на самом деле работал сотрудник? Вовремя приходил, уходил? Это нужно знать.
• Предварительная запись. В системе реализован удобный планировщик групповых и персональных занятий. Планирование занятий, чтобы не было накладок - очень удобная функция.
• Розничная продажа продуктов клиентам.
• Предоставление скидок и дисконтных программ. Постоянным клиентам, кто приводит друзей и т.д. предоставляем поощрения.

В результате внедрения данного программного продукта сотрудники клуба получили следующие преимущества:

• полностью автоматизирована система учета посещений клиентов
• появилась возможность получения всевозможных аналитических отчетов о деятельности клуба
• упростилась процедура подготовки и проведения акций, скидочных программ для увеличения лояльности клиентов, а также оценки их эффективности, что в значительной мере позволило увеличить лояльность существующих клиентов клуба и привлечь новых. 

В настоящее время оказывается консультационная и методическая помощь пользователю программы. Таким образом, внедренный программный продукт успешно функционирует.