Программное обеспечение "СофтСервис:Лесное хозяйство 8" внедрено в Минском ГПЛХО

О компании:

Добрый день! Меня зовут Анастасия Александровна Комяк и я главный бухгалтер Минского ГПЛХО. Основной задачей нашего объединения является обеспечение высокопрофессионального, качественного ведения лесного и охотничьего хозяйств, направленного на реализацию его главных функций.

Основные направления деятельности ГПЛХО:

• государственное управление в области использования, охраны, защиты лесного фонда и воспроизводства лесов, животного мира на территории области и государственный контроль за охраной и защитой лесного фонда;
• реализация государственных программ и проектов развития лесного хозяйства в целях обеспечения повышения продуктивности и улучшения качественного состава лесов, усиление их природоохранных функций, наиболее полного удовлетворения отраслей народного хозяйства и населения всеми видами лесной продукции;
• охрана лесного фонда от пожаров, незаконных порубок и иных действий, приносящих вред лесу, защита от вредителей и болезней леса;
• государственный контроль за использованием, воспроизводством, охраной и защитой лесов всех фондодержателей;
• организация работ по заготовке древесины от всех видов рубок;
• переработка древесины (пиломатериалы в ассортименте, оцилиндрованные изделия);
• реализация лесопродукции; внешнеэкономическая деятельность.

Описание проблемы:

Сотрудники нашей бухгалтерии тратят много рабочего времени на:

• ручную обработку данных по топливным картам;
• учет фактического расхода топлива по каждой единице автопарка;
• подготовку данных для списания, перемещения ГСМ ручным методом.

Трудность заключается в том, что на балансе нашего предприятия числится 7 транспортных средств, в том числе специальная техника и пассажирский транспорт.

Ранее списание или перемещение ГСМ выглядело следующим образом:

Бухгалтер вручную обрабатывала ежемесячные отчеты «Белоруснефть» о фактических заправках топлива по топливным картам: считала объем израсходованного топлива и итоговую стоимость заправок по каждому транспортному средству.

Сотрудники отдела бухгалтерии подготавливали данные для списания или перемещения ГСМ ручным методом:

• систематизировали информацию по топливным картам;
• рассчитывали объем остатков топлива по каждому транспортному средству;
• рассчитывали расход топлива за месяц по каждому номеру топливной карты.

После ручной обработки данных, вносили конечные результаты в учетную систему. Затем списывали или перемещали ГСМ.

Чтобы сократить количество времени, затрачиваемое на обработку большого объема информации по топливным картам и учету ГСМ, мы решили обратиться в компанию «СофтСервис», которая внедрила и сопровождает нашу программу «СофтСервис:Лесное хозяйство 8».  

Цель обращения в компанию «СофтСервис» – автоматизировать загрузку отчета по топливным картам, обработку данных о заправках топливом и расчет израсходованных ГСМ, фактической стоимости заправок. Ускорить подготовку информации для списания или перемещения ГСМ по каждому транспортному средству.

Решение:

Специалисты компании «СофтСервис» предложили:

• доработать в программе «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» обработку по загрузке отчета по топливным картам от «Белоруснефть»;
• использовать документ «Поступление материалов» для учета ГСМ.

Что для этого было сделано:

Разработчики компании «СофтСервис» добавили обработку, которая:

• загружает отчет «Белоруснефть» в программу «СофтСервис:Лесное хозяйство 8»;
• оформляет данные из отчета по топливным картам в виде таблицы;
• заполняет документ «Поступление материалов» данными из отчета.

После доработки программы «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» списание или перемещение ГСМ выглядит так:

1. Получаем отчет «Белоруснефть»;
2. Сохраняем файл с отчетом на компьютер;
3. Загружаем файл в программу «СофтСервис:Лесное хозяйство 8»;
4. Далее программа «1С» преобразует файл с отчетом по топливным картам в таблицу и автоматически создает документ «Поступление материалов»;
5. Бухгалтер выборочно проверяет и проводит документы «Поступление материалов».

Результат:

Автоматизация загрузки отчета минимизировала ручные операции, повысила точность обработки данных и позволила высвободить рабочее время наших сотрудников для выполнения других задач.

Благодарим компанию «СофтСервис» за оперативно и качественно проделанную работу.