Автоматизация управления заказами и взаимоотношениями с клиентами у ИП Федорова Владислава Георгиевича на базе "1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ"

C 2007 года Компания «ОДА» производит жалюзи любых типов и на любые окна от простых вертикальных и горизонтальных до мультифактурных и арочных. В процессе производства используются только самые качественные материалы. Рулонные шторы различных систем - от простых однотонных до эксклюзивных тканей с возможностью выбора любого рисунка. Плиссе – для мансардных, арочных, треугольных и других нестандартных окон. Благодаря большому выбору автоматики можем предложить автоматическое управление на все виды нашей продукции.

С 2008 Компания «ОДА» является сертифицированным дилером компании DOORHAN - ведущего производителя ворот в России. Являемся участниками Ассоциации производителей DOORHAN, что позволяет по выгодным ценам поставлять всю линейку продукции DOORHAN Секционные ворота - как бытовые, так и промышленные.

На настоящий момент продажи осуществляются в трех салонах, расположенных в крупнейших торговых центрах г. Чебоксары.

Немного о наших процессах:

• Нашу продукцию мы изготавливаем по индивидуальным заказам, которые принимает менеджер в салоне продаж.
• По заказу планируется выезд замерщика - дизайнера для замера, подбора материалов и цветовой гаммы.
• Результаты замера передаются ответственному за заказ менеджеру в салон и привязываются к заказу.
• Далее заказ передается в производство.
• По готовности заказа информация об этом отправляется менеджеру и клиенту с помощью СМС-уведомления.
• После этого планируется выезд монтажника на установку готового изделия.
• Осуществляем сертифицированный монтаж, обеспечиваем гарантийное и пост гарантийное обслуживание.

Как это было устроено

Входящие лиды и заказы покупателей регистрировались в Excel. Задания на выезд замерщика к клиенту оформлялось копированием бланка заказа клиента с пустыми строками в таблице. Ежедневно у ответственного за формирование маршрутов уходило около 2-х часов на распечатку пустых бланков для замеров. Номенклатура производимой продукции не была классифицирована, каждый менеджер формировал наименование «как хотел», в связи с этим возникали проблемы с расшифровкой этой информации на производстве. Переписка между менеджерами по заказам велась в мессенджерах. Поиск информации по заказу в сплошной переписке был затруднен. Отчеты для руководителя составлялись на основании данных, расположенных в разных местах. Не всегда это был даже Excel. Подготовка таких отчетов занимала очень много драгоценного времени менеджеров по продажам, отвлекая их от непосредственной работы с клиентами.

Чего мы хотим достичь

Стратегический план развития компании предполагает расширение географии нашего бизнеса за пределы республики. Это повлечет за собой необходимость контроля за вновь открывающимися салонами, необходимость стандартизации бизнес-процессов.

Какие задачи нам нужно выполнить для достижения желаемого

Сделать работу менеджера в салоне направленной на эффективную работу с клиентом, а не на оформление документов. Просмотр полной и актуальной информации по клиенту в одном месте: покупки, переписка, контактная информация и пр. Получение информации о готовности заказа менеджером одним кликом без звонков в цех. Рекламные кампании проводятся регулярно, и нам хотелось бы понимать какие из них являются наиболее эффективными. Активное развитие бизнеса не позволяет руководителю постоянно находиться у компьютера, а хотелось владеть этой информацией.

Для реализации этих целей, да и не только этих, наш партнер ООО «Апис» предложил решение на базе программного продукта «1С:Управление нашей фирмой».

Что было сделано

Партнером была произведена установка и первоначальная настройка системы.

Как мы работаем теперь:

• Заказы покупателей фиксируются в информационной системе. Менеджер всегда имеет информацию о состоянии заказа. Состояние меняется в зависимости от произведенных действий по заказу. С помощью отборов менеджер формирует необходимые списки и работает с ними.

• Стандартизированы бланки заказов. Разработаны и настроены шаблоны договоров для разных видов клиентов. Договор заполняется автоматически данными из информационной системы. Печать комплекта документов для клиента производится менеджером одной кнопкой!

• При регистрации лидов в информационной системе менеджер имеет возможность отразить источник привлечения клиента, а руководитель - возможность анализировать количество клиентов, привлеченных каждым из источников, а также, принесенную ими выручку.

• При установке статуса заказа покупателя «Готов к отгрузке» ему отправляется СМС уведомление. 

• Фиксируя этапы оплаты для заказов, по которым заключен договор рассрочки, менеджер с легкостью контролирует плановые поступления, а также просроченные платежи, что исключает возможность потери неоплаченных заказов.

• При отражении в информационной системе заявки покупателя на ремонт, менеджер через секунду может определить подлежит это изделие гарантийному ремонту или срок гарантии уже закончился. Также весь цикл работы с принятым на ремонт (гарантийный или платный) изделием отслеживается в системе.

• С помощью документов системы оформляются задания на выезд. Настроена групповая печать заданий, еще не переданных замерщикам. Была разработана обработка, позволяющая соотносить результаты замеров с номенклатурой при оформлении заказа клиента.

• Отчеты о деятельности компании формируются автоматически, и руководитель получает их ежедневно по электронной почте.

Планы на ближайшее будущее:

• настройка Мобильного клиента для замерщиков, отражение результатов замера в системе в режиме реального времени;
• расчет сдельной заработной платы менеджеров по продажам, используя показатели эффективности;
• разработка калькулятора расчета цен;
• автоматизация производственного блока с двухэтапным производством.