Информационная система управления финансовой деятельностью компании АО «Аэроклуб» на базе прикладного программного решения «1С:Управление холдингом 8»
АО "Аэроклуб"
Автоматизированы следующие функции:
- Анализ данных и прогнозирование
- Банк и касса
- Бюджетирование, финансовое планирование
- Доработка форматов ЭД
- Другие возможности
- Завершение периода
- Интеграция (встраивание) БЭД
- Интеграция с отраслевыми продуктами сторонних разработчиков
- Маршрутизация ЭД
- Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
- Налоговый учет
- Нематериальные активы
- Основные средства
- Расчеты с контрагентами
- Реализация ролевой модели
- Регламентированная отчетность
- Торговые операции
- Управление денежными средствами (казначейство)
- Управление отношениями с клиентами (CRM)
- Управленческий учет
- Учет в обособленных подразделениях
- Учет договоров
- Финансовый анализ
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Основными целями создания Системы являлось:
обеспечение полноты и достоверности управленческого, бухгалтерского и налогового учета ежедневных операций (транзакций) по всем типам договоров АО «Аэроклуб» (в том числе: договоры на оказание услуг, агентские и субагентские договоры, кредитные договоры и т.д.) и на всех этапах жизненного цикла договоров;
обеспечение ключевых сотрудников Компании информацией в виде финансовой отчетности в аналитических разрезах данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета транзакций для принятия обоснованных управленческих решений в режиме On-line;
оперативный (ежедневный) учет, прогнозирование и анализ дебиторско-кредиторской задолженности в требуемых аналитических разрезах учета;
повышение оперативности исполнения платежных обязательств Компании и снижение временных и трудовых ресурсов в казначейских процессах; повышение качества управления ликвидностью, оперативности планирования и контроля ликвидности Компании;
создание эффективной системы централизованного планирования и контроля над платежами в АО «Аэроклуб» по всей цепочке (договор – график платежей – заявки на платеж – выполнение платежей);
обеспечение возможности формирования бюджетов доходов и расходов и движения денежных средств;
формирование отчетов об исполнении бюджетов на основе фактических данных внедряемой Системы, с возможностью детализации фактических показателей бюджетов до первичных данных (бухгалтерские проводки, платежи и пр.);
обеспечение ключевых специалистов Компании данными для построения отчетности, по ведению деятельности Группы Компаний на основе фактических данных и показателей бюджетов;
снижение трудоемкости, повышение качества и оперативности формирования регламентированной отчетности в соответствии с нормами законодательства Российской Федерации и требованиями банков и инвесторов;
обеспечение электронного документооборота Компании с контрагентами в части обмена регламентируемыми и произвольными документами финансовой деятельности;
снижение трудоемкости и повышение качества процессов централизованного управления нормативно-справочной информацией (НСИ) для планирования, учета и анализа финансовой деятельности Компании;
сокращение трудозатрат сотрудников Компании на выполнение рутинных операций управленческого, бухгалтерского, налогового учета и формирования финансовой отчетности (целевой показатель – 25 %);
повышение оперативности и снижение трудоемкости обновления программного обеспечения для финансового управления Компании. Минимизация стоимости сопровождения и развития Системы.
При выборе программного продукта учитывались, следующие особенности: наличие функций бюджетирования, казначейства, управленческого учета, наличие агентской схемы продаж, а также развитого и стабильного блока бухгалтерского и налогового учета, .
«1С:Управление холдингом» было выбрано как успешно зарекомендовавшее себя решение, максимально подходящее под бизнес-процессы и обеспечивающее возможности минимальной кастомизации регламентированного учета, для последуюшего обновления.
В результате внедрения было автоматизировано около 150 рабочих мест в головной организации АО "Аэроклуб" и филиалов с Санкт-петербурге и Владивостоке. Количество одновременно работающих пользователей ИСУФД доходит до 100.
В систему ежедневно передаются данные о более чем 10 000 продаж по более 2 000 клиентам. Ежедневно формируются сотни первичных документов для печати и передачи по ЭДО.
В системе учтены особенности работы агентской схемы продаж бланков строгой отчетности, гостиниц и других сопутствующих услуг по командировкам и организации корпоративных мероприятий.
В процессе анализа бизнес-процессов и сбора требований к будущей Системе был использован 1С:СППР-КРОК, который позволил наглядно связать шаги бизнес-процессов с функционалом 1С:Управление Холдингом. С использованием 1С:СППР-КРОК была выстроена карта расширений Системы и выделены высокоприоритетные доработки, обеспечивающие максимальный эффект для будущих пользователей Системы.
При проектировании Системы использован интегрированный стенд проектирования и разработки от КРОК, который обеспечил высокую документированность всех расширений Системы и высочайшее качество программного кода. За счет этого передача Системы на поддержку другим специалистам осуществляется в кратчайшие сроки. А развитие функционала всегда находится в рамках изначально запланированной архитектуры. Использование интегрированного стенда КРОК настолько хорошо зарекомендовало себя, что компания Аэроклуб планирует вести дальнейшие развитие системы при использовании этого стенда и предполагает использовать стенд и в будущих проектах компании.
Необходимо отметить крайне высокую тразакционность бизнеса – в среднем 150 000 транзакций ежемесячно, необходимость учитывать их в реальном времени с немедленным формированием отчетных документов и отправкой по ЭДО – наложило повышенные требования к целевым показателям выполнения отдельных критически важных бизнес функций, что потребовало отдельной фазы проекта – нагрузочное тестирование, по результатам которого была оптимизирована архитектура типового решения так, что система стала позволять выдерживать нагрузки с объемами в 2-3 раза больше текущих.
Система создавалась с активным участием специалистов фирмы "1С" в форме авторского надзора 1С за качеством проведения проектных работ.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Дистанционное обучение пользователей
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка и настройка сервера СУБД
- Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
АО «Аэроклуб» - лидер российского рынка в области управления и организации деловых поездок. С 1994 года компания оказывает полный спектр услуг в сфере бизнес-туризма, осуществляя обслуживание более 1000 корпоративных клиентов через основной офис в Москве, представительствах компании в Санкт-Петербурге и Владивостоке, а также обширную сеть имплант-офисов. Среди основных услуг агентства – консалтинг по оптимизации и сокращению расходов клиентов, а также разработка и внедрение уникальных IT-решений для индустрии. Основа бизнеса «Аэроклуба» - предоставление лучшего сервиса. Для повышения эффективности деятельности АО «Аэроклуб» в 2018 году ЗАО «КРОК инкорпорейтед» успешно реализовал Проект создания Информационной системы управления финансовой деятельностью АО «Аэроклуб» (далее – «Система») на основе продуктов и технологий фирмы «1С».
Система была запущена в промышленную эксплуатацию в январе 2019 года без дублирования историческими системами. В течение 4-х месяцев промышленной эксплуатации Система работает без сбоев, в штатном режиме. Количество запросов пользователей в службу поддержки Системы сократилось за время эксплуатации в 5 раз, что подтверждает ее стабильную работу и высокое качество проектных решений.
В ходе Проекта создано отраслевое решение на базе типового ПО «1С:Управление холдингом 8», учитывающее специфику уникальных процессов агентства делового туризма:
• ежедневно в режиме online Система обрабатывает более 10 000 транзакций по всему спектру услуг деловых поездок (бронирование гостиниц, покупка и продажа авиа- и железнодорожных билетов, трансферы и прочие сопровождающие командировки услуги);
• отчетность по поездкам сотрудников согласуется с клиентами в Системе с помощью электронного документооборота через различных операторов ЭДО (Такском, Диадок, СБИС);
• Система обеспечивает индивидуальный подход к отчетным формам корпоративных клиентов из различных сфер бизнеса. Данные предоставляются в принятом у клиента формате, с запрашиваемой детализацией и регулярностью. Система автоматически обрабатывает сотни правил формирования таких форм и группировки данных для каждого клиента;
• в Системе полностью автоматизированы процессы агентских и субагентских продаж, учитывающие специфику АО «Аэроклуб»;
• Система позволят бизнес-экспертам АО «Аэроклуб» осуществлять ежедневный контроль показателей эффективности, специфичных для низкомаржинального бизнеса, в том числе оперативный анализ дебиторской задолженности и кредитного портфеля, денежных потоков с контролем лимитов расходов;
• большая часть рутинных операций по обработке клиентских данных в Системе реализована в виде роботизированных бизнес-процессов. Это позволяет не только не увеличивать существующий штат сотрудников при ежегодном росте бизнеса на 25%, но и освободить им время для аналитической работы.
Необходимо отметить высокотехнологичный подход ЗАО «КРОК инкорпорейтед» на всех этапах Проекта создания Системы на ПО 1С в АО «Аэроклуб».
Архитектурные решения Системы были созданы и протестированы с использованием облачного Интегрированного стенда разработки КРОК для 1С и специального продукта фирмы «1С» - «1С:Система проектирования прикладных решений».
Это позволило обеспечить высокое качество настроек и доработок ПО 1С, а также получить в электронном виде детальную проектную и эксплуатационную документацию по Системе. Система стала «отчуждаемой» от разработчика и может быть передана на поддержку и развитие на конкурсной основе любому партнеру 1С с соответствующей квалификацией и с коротким периодом погружения в специфику ее работы.
В архитектуре Системы ЗАО «КРОК инкорпорейтед» нашел разумный компромисс в части использования типовых возможностей «1С:Управление Холдингом 8» для регламентированного бухгалтерского и налогового учета и доработок программного кода ПО 1С для учета специфики деятельности оператора делового туризма, что было подтверждено в ходе эксплуатации Системы простотой обновлений ПО 1С для учета изменений регламентированной отчетности.
Экспертиза ЗАО «КРОК инкорпорейтед» по созданию высоконагруженных систем на ПО 1С позволила создать техническую архитектуру Системы с трехкратным запасом по производительности и масштабируемости, что подтвердили нагрузочные тесты, выполненные по стандартам и методикам фирмы «1С».
С первых дней Проекта ЗАО «КРОК инкорпорейтед» организовал непрерывный процесс передачи знаний по Системе ключевым бизнес-экспертам АО «Аэроклуб» и позволил бизнес-экспертам самостоятельно обучать конечных пользователей перед началом эксплуатации Системы и консультировать их в ходе эксплуатации.
На протяжении всего Проекта ЗАО «КРОК инкорпорейтед» активно взаимодействовал с Группой Авторского надзора 1С, которая проводила контроль качества решений и документации, и своевременно реагировал на замечания и рекомендации специалистов фирмы «1С».
Руководство АО «Аэроклуб» удовлетворено качеством работы специалистов ЗАО «КРОК инкорпорейтед» и считает, что поставленные перед Проектом основные задачи были достигнуты.
Оценка внедренной информационной системы:
соответствие потребностям организации - хорошо;
удобство работы с программой - хорошо;
качество работы партнера "1C"- хорошо.
Руководство АО «Аэроклуб» считает возможными использование программных продуктов «1С:Управление холдингом 8» для автоматизации учетных функций в области делового туризма.
Отзыв клиента
