Автоматизация документооборота на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП для Беларуси" в ОАО «Ивацевичдрев»

Немного о предприятии:

Перешагнув 95-летний рубеж, ОАО «Ивацевичдрев» продолжает идти в ногу со временем. На сегодняшний день мы являемся одним из крупнейших высокотехнологичных деревообрабатывающих предприятий Республики Беларусь. Наши направления деятельности – производство ДСП и ламинированных ДСП, синтетических смол, мебели, пиломатериалов, а также лесозаготовка.

Руководство предприятия понимает, что развивать производство и укреплять свои позиции на рынке возможно благодаря не только внедрению современного оборудования, но и эффективному управлению информацией.

Что привело нас к автоматизации:

Деятельность по документационному обеспечению управления на предприятии не была автоматизирована.

Регистрация документов проводилась в журналах на бумажных носителях с ограниченным количеством реквизитов, что не позволяло оперативно получить справочную информацию по документам, отследить движение документов по предприятию, использовать учетные данные документов для обобщения, группировки, формирования отчетов. Исполнение документов не контролировалось, не было возможности получить сведения о качестве исполнительской дисциплины или перечень документов, не исполненных в установленный срок.

Документы передавались на рассмотрение и на исполнение на бумажных носителях, что снижало скорость принятия управленческих решений и подготовки ответных документов. Проекты документов согласовывались на бумажных носителях, после внесения корректировок проект приходилось распечатывать повторно.

Чего хотели добиться:

• ведения электронного документооборота и предоставления эффективных информационно-поисковых инструментов;
• повышения качества работы с документами предприятия и оперативности документирования управленческой деятельности;
• сокращения трудозатрат на подготовку и согласование документов;
• обеспечения возможности коллективной работы с документами, контроля за движением документов и внесением в документы изменений;
• обеспечения контроля за исполнением поручений и повышения уровня исполнительской дисциплины. 

Поэтому было принято решение автоматизировать управление документооборотом и процессами делопроизводства путем внедрения информационной системы уровня EСМ с использованием единого информационного пространства в рамках всего предприятия.

Как проходил выбор решения

Предприятие входит в состав концерна «Беллесбумпром», и в связи с внесением изменений в законодательство Республики Беларусь одним из критериев выбора системы была интеграция с Системой межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь.

Учитывая, что в перспективе на предприятии планировалась постепенная комплексная автоматизация на базе платформы «1С:Предприятие», выбор был сделан в пользу продукта «1С:Документооборот КОРП для Беларуси», который к тому же предусматривает бесшовную интеграцию с «1С:ERP Управлении предприятием 2».

Процесс внедрения

Внедрение проводилось специалистами компании ОДО «ЮКОЛА-ИНФО-Брест».

Предварительно была проведена демонстрация функционала системы руководству предприятия – для понимания возможностей программы. Также было выполнено предпроектное обследование для определения «узких мест» и оптимального порядка работы с документами.

На основании итогов обследования специалистами компании была проведена необходимая настройка системы.

Что сделали:

После начального заполнения информационной базы проведена настройка необходимых видов документов и шаблонов файлов, разграничены права доступа к документам, созданы шаблоны бизнес-процессов. Настроена загрузка факсовых сообщений и электронной почты для упрощения их регистрации. Типовой функционал дополнен возможностью автозаполнения файлов, автоматической регистрации, контролем наличия отчета об исполнении. Настроено подключение к СМДО.

Проведено обучение пользователей, предоставлялись консультации по вопросам работы в программе.

Поэтапно проводилась опытная эксплуатация системы - начали с учета входящих документов, затем подключили виды исходящих и внутренних документов.

Что получилось:

Система передана в промышленную эксплуатацию и используется для учета, поиска документов, принятия решений, контроля исполнения документов и поручений. Электронные журналы предоставили возможность оперативной регистрации и поиска документов. Оптимизация и автоматизация делопроизводственных процессов сократили время на подготовку, согласование и рассылку документов.

Теперь не нужно, например, регистрировать заявку на закупку в приемной и ждать, когда она будет передана в соответствующее подразделение и исполнена. Достаточно создать заявку (есть образец) и направить ее по предложенному маршруту. И узнать о документе теперь можно все, только открыв его карточку – регистрационные данные, историю движения по предприятию, ссылки на связанные документы. Забыть о невыполненных задачах не получится – все под контролем! А настраиваемый рабочий стол пользователя позволяет всю нужную информацию держать под рукой.