Автоматизация документооборота на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП для Беларуси" в ОАО «Ивацевичдрев»

Автоматизированы следующие функции:

  • Документооборот (ECM)
    • Ведение номенклатуры дел
    • Делопроизводство
    • Работа с обращениями граждан
    • Учет договоров
    • Учет и контроль исполнения поручений
    • Учет и хранение документов

Сопровождение:

Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ОАО «Ивацевичдрев» – один из крупнейших в Республике Беларусь производителей ДСП и ламинированных ДСП. Направлениями деятельности предприятия также являются производство синтетических смол, мебели, пиломатериалов и лесозаготовка.
Предприятие входит в состав концерна «Беллесбумпром», поэтому значительную часть его документооборота составляет переписка с вышестоящей организацией и другими органами государственной власти и управления.
С целью организации контроля исполнения документов и поручений руководства, повышения исполнительской дисциплины, обеспечения качественного учета и быстрого поиска документов, оптимизации процессов прохождения документов, автоматизации приема документов от сторонних организаций посредством подключения к системе межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (далее – СМДО) на предприятии было принято решение об автоматизации документооборота.
В результате анализа рынка программных продуктов для автоматизации документооборота выбор был сделан в пользу «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси», в котором предусмотрена возможность ведения учета документов по многим реквизитам и использование их для поиска, обеспечивать постановку на контроль документов и процессов и формирование различных отчетов по контролю исполнения, прописывание шаблонов процессов для разных видов документов и автоматическое выполнение отдельные задачи, интеграция с СМДО.
Исполнителем работ была выбрана компания ОДО «ЮКОЛА-ИНФО-Брест».
Проведено предпроектное обследование, даны рекомендации по организации делопроизводственных процессов.
В ходе внедрения была проведена настройка видов документов с использованием шаблонов файлов, определены и настроены необходимые шаблоны процессов, настроено подключение к СМДО, проведена подготовка пользователей, реализованы доработки типового функционала.
Электронные журналы позволили сократить время на регистрацию документов и обеспечили возможность их оперативного поиска, просмотра истории и текущего состояния работы с документами. Рассылка задач по документам с постановкой их на контроль предоставила возможность мониторинга исполнительской дисциплины.
Регламентация и автоматизация процессов прохождения документов позволила ускорить подготовку документов и их передачу адресатам, исключила необходимость личного обращения для согласования, регистрации документов.
Подключение к СМДО обеспечило оперативный обмен электронными документами с контрагентами-абонентами СМДО.
Система передана в промышленную эксплуатацию. В перспективе планируется увеличить количество видов документов, которые будут обрабатываться в системе. Также предполагается использовать возможности бесшовной интеграции 1С:Документооборот КОРП для Беларуси 2.1 и 1С:ERP 2 для Беларуси.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Интеграция со сторонними системами автоматизации
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика

Внедрение

ОАО «Ивацевичдрев»

Общая численность компании: 1050

Беларусь, Ивацевичи, Декабрь 2018

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 170

Количество одновременно работающих клиентов

Тонкий клиент: 80