Разработка и внедрение системы электронного архива документов и организации работы Объединенного Центра Обслуживания (ОЦО) на базе «1С:Документооборот КОРП»

Автоматизированы следующие функции:

• Документооборот (ECM)
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

С целью повышения эффективности финансовых процессов был создан Общий центр обслуживания (ОЦО) (ООО "ЛокоТех - Эксперт"). Основная цель создания ОЦО – повышение качества отчетности и сокращение сроков ее формирования за счет централизации бухгалтерской функции. Реализацией данного проекта занималась совместная команда, состоящая из специалистов управляющей компании ООО «ЛокоТех», ОЦО - ООО «ЛокоТех Эксперт» (основной заказчик), АО «КПМГ», ООО «АЛП-ИС» (генеральный подрядчик) и ООО «ПИИТ». Ключевыми целями проекта являлись:
• Создание места централизованного структурированного хранения сканов первичных учетных документов, используемых для отражения и проведения операций финансово-хозяйственной деятельности в бухгалтерском и налоговом учете в соответствии с системными документами, отражающими операции по ним, организация доступа и работы с документами ними;
• Автоматизация, оптимизация и унификация процессов передачи документов из бизнес-единиц, их согласования и обработки в ОЦО;
• Централизация отчётности по ведомой хозяйственной деятельности и её документальному обеспечению.
Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот"

В ходе проекта система была развернута на 350 рабочих местах.
Автоматизированы следующие функции:
Ведение номенклатуры дел
Делопроизводство
Учет договоров
Учет и контроль исполнения поручений
Учет и хранение документов

Благодаря реализации данного проекта появилось единое место хранения и обработки документов бухгалтерского учёта, унифицированы учётные и расчётные операции в бизнес-единицах Группы Компаний, обеспечен новый уровень прозрачности хозяйственной деятельности, оптимизированы связанные бизнес-процессы.
Максимально учтены все нюансы процессов, определяемые различными условиями и потребностями бизнес-единиц, задействованных в проекте. Реализованная вариативность достижения целей операций в Системе обеспечивает оптимальный уровень эффективности, качества и трудоёмкости выполняемых процессов.
Разработанная структура данных, принципы их обработки и хранения обеспечивает необходимый уровень управления и поддержки операционных процессов, централизованного планирования и контроля финансово-хозяйственной деятельности компаний группы.

Результатами внедрения стали:
• Автоматизация и унификация механизма сканирования и передачи документов бухгалтерского учёта из 117 бизнес-единиц проекта.
• Реализация бизнес-процессов согласования и обработки документов для 250 ключевых пользователей Системы.
• Параметры функционирования Системы соответствуют целевой модели процессов и функционально-техническим требованиям, которые были разработаны в ходе Проекта.
Итогом проекта явилась реализация и автоматизация процессов взаимодействия ОЦО и бизнес-единиц периметра проекта, включающих в себя передачу значимой для отражения в бухгалтерском учёте документации по защищённым каналам связи, автоматическая маршрутизация документов для согласования и обработки сотрудникам ОЦО, контроль полноты и корректности передаваемой документации.

Выполнены следующие работы:

Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Обучение в группе в офисе заказчика

Работы по адаптации типового решения:

Адаптирована конфигурация 1С:Документооборот:
- адаптация для работы QR кодами;
- изменен механизм автоматической привязки файлов при потоковом сканировании;
- реализован механизм автозаполнения объектов адресации;
- реализован механизм автоматического формирования комплектов документов;
- адаптирована Библиотека интеграции с 1С:Документооборот для автоматической, многопоточной синхронизации;
- для «1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5», «1С:Управление Ремонтным предприятием 1.3», «1С:Управление производственным предприятием 1.3» адаптирована Библиотека интеграции с 1С:Документооборотом для работы с обычными формами и старыми версиями БСП;

Внедрение

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Количество одновременно работающих клиентов

Тонкий клиент: 350

Параметры

176 справочников;
16 видов документов;
288 регистров сведения;
1 регистр накопления;
5000 вводимых документов в день;
50 среднее число строк в одном документе;
объем информационной базы 40960 Мб

Отзыв клиента

Отзыв о проекте разработки и внедрения системы электронного архива документов и организации работы Объединенного Центра Обслуживания (ОЦО) на базе «1С: Документооборот КОРП»

ООО "ЛокоТех" управляет активами, обеспечивающими обслуживание, ремонт, модернизацию и передачу в лизинг локомотивов, производство узлов и деталей для предприятий железнодорожного машиностроения.
В периметр группы управляемых активов входят ООО "ЛокоТех-Сервис", АО "Желдорреммаш", ООО "ЛокоТех-Лизинг", ООО "Торговый дом ЛокоТех", ООО "ЛокоТех-Промсервис" и др.
Производственную базу составляют 10 локомотиворемонтных заводов и около 100 сервисных депо по всей России.
С целью повышения эффективности финансовых процессов был создан Общий центр обслуживания (ОЦО). Основная цель создания ОЦО – повышение качества отчетности и сокращение сроков ее формирования за счет централизации бухгалтерской функции. Для обеспечения централизованного согласования, обработки и хранения документов, значимых для отражения в бухгалтерском учёте юридических лиц группы компаний ЛокоТех, на базе 1С: Документооборот 2.1 КОРП. разработана система электронного архива (СЭА, Система).
Реализация проекта позволила автоматизировать процессы взаимодействия ОЦО и более 100 бизнес-единиц периметра проекта, в том числе передача значимой для отражения в бухгалтерском учёте документации по защищённым каналам связи, автоматическую маршрутизацию этих документов внутри ОЦО для работы с ними.
Проект выполняла команда, состоящая из специалистов управляющей компании ООО «ЛокоТех», ОЦО - ООО «ЛокоТех Эксперт» (основной заказчик), АО «КПМГ», ООО «АЛП-ИС» («АЛП») и ООО «ПИИТ». Специалисты KPMG отвечали за управление программой внедрения и занимались постановкой методологии бухгалтерского, налогового и управленческого учета, а также формированием функциональной архитектуры разрабатываемого решения.
Совместная команда KPMG и АЛП разработала карты бизнес-процессов и сформировали перечень общих функциональных требований к СЭА.
Специалисты АЛП отвечали за проектирование технической архитектуры Системы, доработку Системы в соответствии с требованиями, и разработку конкретных детальных требований для доработки смежных систем – учётных систем на базе 1С, в которых ведется бухгалтерский и налоговый учёт деятельности предприятий группы компаний Локотех, а также механизмов их интеграции.
Сотрудники ПИИТ отвечали за реализацию необходимых доработок и настроек смежных систем, а также совместно с Заказчиком обеспечивали функционирование необходимого оборудования для работы системы.

Мнение компании-заказчика о проекте
Благодаря реализации Системы появилось единое место для структурированного хранения документов бухгалтерского учёта, обеспечивающее надежность хранения, конфиденциальность, разграничение прав доступа, отслеживание истории документа и быстрый и удобный поиск, что в итоге позволит, в том числе, унифицировать учётные и расчётные операции в бизнес-единицах Группы Компаний и обеспечит новый уровень прозрачности хозяйственной деятельности. Максимально учтены все нюансы процессов, определяемые различными условиями и потребностями бизнес-единиц, задействованных в проекте. Реализованная вариативность достижения целей операций в Системе обеспечивает оптимальный уровень эффективности, качества и трудоёмкости выполняемых процессов.
Разработанная структура данных, принципы их обработки и хранения обеспечивает необходимый уровень управления и поддержки операционных процессов, централизованного планирования и контроля финансово-хозяйственной деятельности компаний группы.
По итогам проекта реализованы и автоматизированы процессы взаимодействия ОЦО и бизнес-единиц периметра проекта, включающие в себя передачу значимой для отражения в бухгалтерском учёте документации по защищённым каналам связи, автоматическая маршрутизация документов для согласования и обработки сотрудникам ОЦО, контроль полноты и корректности передаваемой документации.
Слаженная работа проектной команды позволила выполнить поставленные задачи в соответствии с запланированными сроками и бюджетом проекта. Мы выражаем благодарность компаниям KPMG, ПИИТ и АЛП за высокий профессионализм и эффективное выполнение поставленных задач.

Ключевые цели и задачи проекта
Ключевыми целями проекта были:
• Создание места централизованного структурированного хранения сканов первичных учетных документов, используемых для отражения и проведения операций финансово-хозяйственной деятельности в бухгалтерском и налоговом учете в соответствии с системными документами, отражающими операции по ним, организация доступа и работы с документами ними;
• Автоматизация, оптимизация и унификация процессов передачи документов из бизнес-единиц, их согласования и обработки в ОЦО;

Реализованная СЭА охватила следующие вопросы хозяйственной деятельности:
• бухгалтерская и налоговая отчётность;
• учёт дебиторской и кредиторской задолженности;
• учёт реализации и оказанных услуг;
• учёт ТМЦ;
• учёт ВНА и НИОКР;
• учёт расчётов с персоналом;
• банковские и финансовые операции.

Результаты внедрения
- Автоматизация и унификация механизма сканирования и передачи документов бухгалтерского учёта в 116 бизнес-единицах проекта.
- Автоматизированы функции передачи, маршрутизации и структурированного централизованного защищённого хранения юридически значимой бухгалтерской документации. Обеспечена возможность загрузки и обработки более 15 тысяч системных документов за сутки.
- Реализация бизнес-процессов согласования и обработки документов для 250 ключевых пользователей Системы.
- С учётом внешних пользователей, число учётных записей в Системе превышает 7,5 тысяч. Для реализации проекта подготовлено и оборудовано порядка 350 автоматизированных рабочих мест, из которых 250 в ОЦО и более 100 во фронт-офисах обсуживаемых ОЦО бизнес-единиц.
- Параметры функционирования Системы соответствуют целевой модели процессов и функционально-техническим требованиям, которые были разработаны в ходе Проекта. При этом в рамках проекта была выполнена доработка стандартного функционала типовых конфигураций 1С:
• 1С:ERP Управление предприятием 2;
• 1С:Зарплата и Управление Персоналом, ред. 2.5;
• 1С:Зарплата и Управление Персоналом, ред. 3.1;
• 1С:Управление Ремонтным предприятием, ред. 1.3;
• 1С:Управление производственным предприятием, ред. 1.3;
• 1С:Бухгалтерия КОРП, ред. 3.0;
• 1С:Документооборот КОРП, ред. 2.1.
- Соблюдены сроки и бюджет проекта.

Проектная команда выполнила следующие работы в ходе внедрения:
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированным системам и подсистемам.
• Полнофункциональное проектирование и доработка систем. Реализованы частные технические задания на внедрение Системы и доработки смежных систем.
• Настроены интеграционные механизмы согласно модели архитектуры прикладного программного обеспечения системы.
• Проведено полнофункциональное тестирование и внедрение АС.
• Разработан комплект пользовательской документации для работы с АС и ее подсистемами.
• Произведено введение Системы в промышленную эксплуатацию (подтверждено соответствующим протоколом от 26.10.2018).
• Произведены все начальные настройки решения.
• Проведено обучение ключевых и внешних пользователей Системы и смежных систем.
• Проведены работы по поддержке пользователей в использовании систем и подсистем в период опытно-промышленной эксплуатации.

Работы по адаптации типового решения:
• Адаптация документации и описанных в ней процессов (определение и реализация особенностей управленческих процессов компании-заказчика в АС);
• Адаптация библиотеки интеграции с 1С:Документооборот, для регламентной выгрузки документов и для работы с системами на старых версиях БСП;
• Уточнение модели архитектуры прикладного ПО системы в разрезе подсистем;
• Укрупнение описания функциональности системы в разрезе подсистем.

Техническая информация
Система Электронного Документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП», ред. 2.1, «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Зарплата и Управление Персоналом», ред. 2.5, «1С:Зарплата и Управление Персоналом», ред.3.1 «1С:Управление Ремонтным предприятием 1.3», «1С:Управление производственным предприятием 1.3», «1С:Бухгалтерия КОРП 3.0»

Редакции конфигурации
Система Электронного Документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП 2.1», «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5», «1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1», «1С:Управление Ремонтным предприятием 1.3», «1С:Управление производственным предприятием», ред.1.3, «1С:Бухгалтерия КОРП», ред. 3.0

Вариант работы системы:
Клиент-серверный; сервер базы данных: Microsoft SQL Server

Дата введения системы в промышленную эксплуатацию
31 октября 2018 года

Дополнительная информация
• Оформлен договор на Сопровождение Системы.

Приложение:
Оценка степени удовлетворенности результатом внедрения Системы Электронного Документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП», ред. 2.1, «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Зарплата и Управление Персоналом», ред. 2.5, «1С:Зарплата и Управление Персоналом», ред. 3.1, «1С:Управление Ремонтным предприятием», ред. 1.3, «1С:Управление производственным предприятием», ред.1.3, «1С:Бухгалтерия КОРП», ред. 3.0 на 1 листе.