Организация бюджетного контроля и автоматизации административно-хозяйственной деятельности на базе "1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка" в ПАО "АК БАРС" Банк

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ данных и прогнозирование
• Бюджетирование, финансовое планирование
• Консолидация данных
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Управленческий учет
• Финансовый анализ

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Формирование бюджета.
Процесс планирования бюджетов осуществляется в разрезе версий и структуры бюджета. Реализовано планирование бюджетов по платежному календарю, автоматизировано исполнение платежей согласно утвержденного договора и лимитов бюджета. Удалось добиться планирования расходов по сотрудникам с учетом заранее сформированных норм. Процесс планирования, согласования, утверждения и аллокации расходов полностью происходит в системе, что способствует значительному сокращению времени на сведение информации.

Автоматизация платежей.
Реализовано автоматическое формирование заявок на оплату по платёжным календарям. Это помогло минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором. Предусмотрена возможность формирования реестра заявок по валютным платежам. Система автоматически ежедневно обновляет курсы валют, что позволяет рассчитывать суммы платежей по актуальному курсу.Автоматизирован многоэтапный процесс согласования платежей, включая верификацию дополнительными участниками процесса.

Автоматизация сбора фактических данных.
Настроена консолидация всех фактических расходов в одной информационной системе.Реализованы различные отчетные формы, которые обеспечивают возможность сравнения плановых и фактических данных и выявления абсолютных и относительных отклонений. Они позволяют получать данные в расширенной аналитике в рамках аллокации расходов. При этом любой отчёт по бюджету предоставляет возможность расшифровки до первичных бухгалтерских документов, по которым была отражена операция в системе.

Управление закупками. Тендерная площадка.
Автоматизирован полный цикл процесса закупки: от планирования до момента ее отражения в системе по факту прихода. Реализовано формирование плана в соответствии с требования Банка. Появилась возможность планирования закупочной деятельности на год в разрезе “Номенклатуры” и “Товарной категории” с вводом значений лимитов по месяцам. Реализовано перераспределение лимитов по статьям бюджетов, аналитикам, периодам.
Появилась возможность формирования консолидированного плана по потребностям в номенклатуре, а также механизм замены номенклатур аналогами и уточнения товарных категорий до позиций номенклатур. Добавлена возможность консолидировать план потребностей в разрезе подразделений. Расширен вывод данных по резервам. Реализовано определение способов покрытия потребности. Это позволило контролировать наличие номенклатур на складе и экономить средства на закупках.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Акционерный коммерческий банк «АК БАРС» — крупнейший банк Республики Татарстан. «АК БАРС» Банк обслуживает более 3.1 миллионов частных лиц и свыше 67 тысяч корпоративных клиентов. среди которых — крупнейшие экспортеры Республики Татарстан, предприятия нефтегазового и нефтехимического комплекса, машиностроительные, телекоммуникационные, строительные, химические, автотранспортные, торговые и агропромышленные предприятия.

На момент инициации проекта для автоматизации административно хозяйственной деятельности банка использовалась информационная система «1С:Бухгалтерия», настроенная и доработанная под требования банка. Задачи планирования и управленческого учета решались средствами офисных приложений Microsoft Ехсеl и Word. Их использование приводило к дублированию данных, избыточным рутинным операциям. Отсутствие автоматизированного бюджетного контроля до момента заключения внутрихозяйственных договоров вызывало проблемы со сбором и анализом информации в необходимом объеме аналитики, снижало оперативность и качество процессов планирования, учета фактических затрат и возможностей для эффективного контроля затрат. Наличие различных источников данных требовало их консолидации из различных систем, что приводило к недостаточной оперативности получения управленческой отчетности. Система документооборота Заказчика «Lotus Notes» не была связана с системами, отвечающими за учетные функции и контроль.

Руководством компании «Ак Барс Банк» было принято решение по созданию единой информационной системы по решению задач бюджетного контроля и автоматизации АХД банка на базе «1С:Управление и учет хозяйственной деятельностью банка». Для реализации проекта был выбран казанский офис «1С-Рарус», обладающий успешным опытом выполнения крупных корпоративных проектов. Проект стартовал в июле 2017 года и завершился в январь 2019 года. Всего автоматизировано рабочих мест 650.

Согласно требованиям руководства «АК БАРС» Банк система должна была обеспечивать решение следующих задач:

1. Снизить затраты банка, а также усилить контроль уровня доходности каждого направления деятельности

2. Оптимизировать рабочее время сотрудников бухгалтерии и финансового департамента для увеличения аналитической деятельности

3. Повысить качество и сократить сроки подготовки отчетности. Автоматизировать процесс планирования и контроля исполнения расходов.

Новая система позволила облегчить управление корпоративными финансами. Появилась возможность детально планировать расходование денежных средств.
Проведена интеграция всех функционирующих ИС компании. Унифицирована и перенесена из старых систем вся нормативно-справочная информация. Ускорилось формирование бюджета доходов и расходов (БДР). Повысилось качество планирования бюджетов компании, контролируется их соблюдение и регулируется понесение расходов.

Создана маршрутная карта согласования основных финансовых документов. которая зависит от направления деятельности, проектов и видов и статей расхода. Теперь сотрудники банка могут в любой момент узнать на какой стадии согласования находится платеж, посмотреть историю его согласования. На основании согласованных документов в системе оперативно формируется реестр платежей. Все это помогает компании более точно и рационально планировать предстоящие расходы.

В системе обеспечена взаимосвязь всех документов, связанных с платежами: заявок на платежи, платежных поручений, документов на списание денежных средств. Если один из документов не связан с общей цепочкой процесса - система просто не позволяет провести платеж. Это позволило усилить контроль за платежами и полностью ликвидировать проблему совершения оплат «напрямую» без утвержденного договора. Автоматизация сбора фактических данных позволила сократить время на сбор и обработку информации, а реализованы различные отчетные формы позволяют оперативно реагировать на изменяющиеся условия. Удалось в кратчайшие сроки автоматизировать и систематизировать закупочную деятельность и организовать работу тендерной площадки.

В результате все поставленные задачи были выполнены в полном объеме и в установленные сроки. Выражаем благодарность проектной команде казанского офиса «1С-Рарус» за профессиональный подход к реализации проекта.

Соответствие потребностям работы организации - 5

Качество работы с программой - 5

Качество работы казанского офиса «1С-Рарус» - 5

Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: да