Построение системы документооборота в Группе компаний МонАрх на базе продукта "1С:Документооборот КОРП"

Группа Компаний «МонАрх» является крупнейшим холдингом на российском рынке недвижимости. Компания специализируется на планировании, управлении и организации проектов строительства объектов городского заказа и инвестиционных проектов, реализации индивидуальных строительных проектов из монолитного железобетона, профессиональном коммерческом управлении недвижимостью различной категории, комплексном управлении инфраструктурой и технической эксплуатации внутренних помещений и территорий жилых комплексов.
С компанией «Infosuite» мы начали сотрудничество в 2016 году. «Infosuite» был выбран для реализации проекта по реализации и внедрению автоматизированной информационной системы «Монарх – Управление недвижимостью», для автоматизации деятельности компании по управлению жилищно-коммунальным хозяйством, сдачей в аренду и эксплуатацией недвижимости.
Основными целями создания системы являлись: оптимизация и унификация процессов деятельности компании, а также оптимизация трудозатрат на ведение учета и подготовку сводной отчетности.
При выборе компании-партнера для нас были важны такие факторы, как хорошая репутация на рынке, богатый опыт выполнения проектов на платформе «1С:Предприятие 8», а также наличие квалифицированных и сертифицированных специалистов в штате.
Ранее учет велся в различных программных продуктах, в том числе не на платформе «1С:Предприятие 8». Разрозненность программного обеспечения и отсутствие единой методики учета делало практически невозможным сбор управленческой отчетности в разумные сроки. Кроме того, информацию необходимо было дублировать в разные базы и программные продукты. Все вышеперечисленное приводило к огромным трудозатратам со стороны сотрудников компании и бесконечным ошибкам ввода.
Для реализации проекта с помощью специалистов «Infosuite» были выбраны программные продукты «1С:Управление холдингом», "1С:Документооборот 8", а также "1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК " для реализации задач, связанных с отраслевой спецификой организации.
Были автоматизированы следующие процессы:
• Учет операций по ЖКХ;
• Учет операций по аренде и управлению недвижимостью;
• Бухгалтерский и налоговый учет;
В ходе проекта автоматизировано 20 рабочих мест, проведено обучение пользователей, осуществлена разработка пользовательской документации, настроена бесшовная интеграция с 1С:Документооборот, исторические данные по всем юридическим лицам, входящим в организационные рамки проекта, загружены в единую базу.
Система была запущена в промышленную эксплуатация с апреля 2017 года.
В настоящее время, работа ведется в едином информационном пространстве, доступ к хранимым в системе сведениям чётко разграничен, а возможности работы с системой с точки зрения отдельного сотрудника зависят от роли, определённой для него в системе.
Хотелось бы отметить, что помимо поддержки, связанной с технической реализацией проекта, сотрудники «Infosuite» предлагали решения, основанные на грамотной методологической проработке поставленных вопросов.
В ходе работ компания «Infosuite» зарекомендовала себя как надежный партнер, имеющий в своем составе высококвалифицированных специалистов, выполняющих свои обязанности своевременно и с надлежащим качеством. Благодаря четко выработанной организационной структуре, ни один вопрос не остается без внимания специалистов «Infosuite».
Ключевыми результатами выполнения проекта стали:
 Повышение прозрачности ведения учета, оперативный сбор управленческой отчетности
 Повышение управляемости процессов планирования и контроля
 Снижение доли ручного ввода и влияния «человеческого фактора», исключилась возможность возникновения технических и арифметических ошибок;
 Повышение удобства работы за счет создания единого информационного пространства
Таким образом, в целом, можем оценить внедренное решение по 5-бальной шкале (где 5 – высший бал), следующим образом:
• Соответствие потребностям организации – 5;
• Удобство работы с функционалом – 5;
• Качество работы партнера «1С» (компании «Infosuite») – 5.
На вопрос «Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности» можем ответить, что да, рекомендовали бы.