Внедрение и адаптация автоматизированной системы "1С:Document Management 8" в АО ВТБ Лизинг

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Цели внедрения "1С:Документооборот" для бизнеса.
-оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части согласования финансовой документации;
-автоматизация процессов взаимодействия сотрудников;
-повышение контроля исполнительской дисциплины;
-сокращение времени согласования финансовых документов;
-улучшение контроля изменений при согласовании финансовой документации;
-улучшение информированности руководителей подразделений по задачам отдела;

Цели проекта.
Автоматизация процесса согласования и оплаты расходов для головной организации Заказчика, включающего 3 бизнес-процесса:
- согласование Запроса на расход;
- согласование Договора;
- согласование Заявки на оплату;
Интеграция внедряемой системы с информационными системами Заказчика (1С:Хомнет Лизинг, 1С:Консолидация, 1С:ЗУП);
Передача знания по настройкам модулей ПО специалистам Заказчика (ключевым пользователям и администраторам Системы);
Разработка механизмов и настройка Системы с учётом специфики бизнеса Заказчика (при необходимости – с внесением изменения в типовую конфигурацию).
Организация работы.
Для работы по проекту была выбрана проектная технология внедрения, предполагающая разработку новой функциональности и настройку продукта по требованиям заказчика. 

Задачи проекта.
Разработка и настройка необходимых видов документов и маршрутов с учетом специфики работы компании Заказчика;
Реализация механизма автоматического формирования маршрутов согласования документов в зависимости от вида документа и его реквизитов;
Интеграция с существующими учетными системами: 1С: Хомнет лизинг 8 и 1С:Консолидация;
Обеспечение журналирования (аудита) изменений данных документов;
Настройка система уведомлений по задачам, в том числе на почту;
Обеспечение работы с задачами по почте, а также посредством web-интрефейса;
Настройка прав доступа и ролевой модели;
Подготовка руководств пользователя и администратора;
Обучение пользователей и администраторов.

Описание внедрения.
В ходе внедрения были выполнены следующие работы:Настроены 4 вида документов:
- запрос на расход денежных средств (Request);
- форма согласования договора (ФСД);
- договор;
- заявка на оплату денежных средств (Invoice);

Настроены 4 маршрута:
- запрос цены;
- согласование цены;
- согласование договора;
- согласование оплаты.

Для маршрутизации документов разработана система автоматической настройки маршрутов согласования в зависимости от различных факторов:
в разрезе MIR-кодов (MIR-код – условная маркировка организационной единицы предприятия, для аккумулирования информации по различным финансовым показателям);
условная маршрутизация в зависимости от суммы документа;
условная маршрутизация в зависимости от подразделений инициатора документа и др.
Выполнены настройки разграничения прав доступа пользователей (реализованы следующие профили: руководитель подразделения, пользователь, администратор информационной безопасности);
Разработан механизм делегирования прав руководителей подразделений на заместителей руководителей с функцией просмотра документов и выполнения задач руководителя, кроме личных;
Разработаны автоподстановки: функциональные руководители; владельцы MIR-кодов подготовившего, владельцы MIR-кодов инициатора, владельцы MIR-кодов, кураторы MIR-кодов, исполнители (определение цены), исполнители (по подразделениям);
Настроено более 200 дополнительных реквизитов документов с функцией показа по выбору в зависимости от настройки реквизитов документа;
Разработана форма представления документов для просмотра (вкладка обзор) и рассылки в почтовых сообщениях;
Произведена интеграция внедряемой системы с информационными системами Заказчика (1С:Хомнет Лизинг 8, 1С:Консолидация);
Обеспечена работа пользователей через тонкий клиент и web-интерфейс;
Настроены оповещения пользователей, а также возможность согласования документов по электронной почте;
Организован учет документов как по головной организации, так и по дочерним компаниям;
Произведена локализация для возможности работы в англоязычных подразделениях;
Проведено обучение пользователей и администраторов системы;

Результаты. 
Автоматизирован процесс согласования финансовых документов. Все документы, созданные или зарегистрированные в системе, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Увеличилась скорость согласования финансовых документов в связи с отказом от бумажного документооборота, а также появилась возможность согласования документов посредством почтового клиента. Улучшена исполнительская дисциплина и информированность руководителей по задачам своего подразделения. Повышен уровень контроля изменений документов при согласовании. Повысилась прозрачность процесса согласования документации, т.к. на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)