Автоматизация деятельности на базе ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в АО НКО "ИНКАХРАН"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ

Описание

В результате проекта внедрен
Электронный архив внутренней документации банка, договорных документов и делопроизводства
- Структурированный электронный архив
- Более 20 видов документов
- Автоматическое заполнение шаблонов печатных форм
- Настройка связей между документами
- Маршруты процессов обработки документов и условий маршрутизации
- Заявки на закупку канцтоваров
- Настройка автоматической загрузки файлов
- Номенклатура дел
- Функционал мероприятий (совещаний)
- Права доступа
- Настройка стандартных отчетов


Ситуация на момент начала проекта:
• Процессы обработки документов не регламентированы;
• Отсутствует единая точка регистрации документов;
• Отсутствует система контроля исполнения документов и поручений;
• Отсутствует централизованное хранилище документов.

Испытывали следующие трудности:
Постановка задач осуществлялась приказами и по электронной почте под контроль исполнения.
Длительный срок согласования документов.
Замедлялась оперативность в решении вопросов.
Низкая скорость обработки документов.
Долгий поиск документов в архиве.
Учет документов велся в электронном виде в табличном реестре

Нужно было решить следующие задачи:
1. Разработать, согласовать и утвердить:
виды документов;
структуру электронного архива
маршруты и условия маршрутизации обработки документов
2. Выполнить настройки программы, в соответствии с план-графиком.
3. Внедрить программный продукт 1С:Документооборот 8.КОРП в типовом функционале
4. Разработать механизм ролевой адресации по рабочим группам.
5. Разработать, согласовать и утвердить инструкции пользователей
6. Провести обучение
7. Осуществить техническую поддержку

Результаты проекта:
1. За счет автоматизации процессов входящей и исходящей корреспонденции, распорядительной и информационно-справочной документации, договорной и другой документации удалось сократить сроки и снизить объем трудозатрат на работу с документами и задачами.
2. Вся документация хранятся в единой информационной базе, что гарантирует их сохранность, обеспечивает быстрый поиск по реквизитам и удобный доступ к документам.
3. Обеспечен контроль доступа к документации по разрезам прав сотрудников
4. Повысилась прозрачность процессов обработки входящих, исходящих и внутренних документов, а также выполнения конкретных задач сотрудниками.
5. Появилась возможность контролировать процесс прохождения и исполнения документов по заданному интервалу времени и по исполнителям, поэтому руководители могут оперативно регулировать ход выполнения задач сотрудниками своего подразделения и анализировать реальный объем обрабатываемых документов и персональную загрузку сотрудников по задачам.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика