Внедрение ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "МТУ "ТЕЛЕКОМ-С"

Отзыв клиента

"МТУ "ТЕЛЕКОМ-С"
Ставрополь, Май 2018

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 60

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 60

«Общество с ограниченной ответственностью «Монтажно-технологическое управление «Телеком-С» (ООО «МТУ «Телеком-С») было создано в октябре 1995г. Специалисты ООО «МТУ «Телеком-С» выполняют работы по прокладке и монтажу линий связи, станционной аппаратуры, систем автоматического управления, в интересах правительства Ставропольского края, силовых ведомств и государственных учреждений, расположенных на территории края, Северо-Кавказского и Южного Федеральных округов, крупных Федеральных негосударственных коммерческих организаций и предприятий жилищного строительства, операторов мобильной и фиксированной связи на территории РФ.

Деятельность компании связана с формированием, обработкой и согласованием большого количества различных документов, от оперативного согласования которых напрямую зависит эффективность работы нескольких подразделений. При этом в компании отсутствовала единая информационная система по автоматизации документационного обеспечения деятельности.

Процессы согласования и утверждения различного рода документации (договоров, дополнительных соглашений, спецификаций, гарантийных писем, заявок на приобретение и др.) осуществлялись на бумаге, путем подписания листов согласования, или по электронной почте. Сроки согласования документов, в частности договорной документации, затягивались, что негативно влияло на процессы управленческой и производственной деятельности компании.

Для решения вышеперечисленных проблем, а также упорядочивания работы сотрудников с документами, сокращения времени поиска нужной информации и суммарного времени согласования договорной и иной документации, повышения уровня исполнительской дисциплины мы обратились к компании ООО «Статус». Специалисты подобрали оптимальное решение в виде программного обеспечения «1С:Документооборот 8 КОРП».

Была выполнена настройка нормативно-справочной информации, введен учет по организациям. Добавлены пользователи и настроены права.

В ходе проекта автоматизированы следующие задачи:

  • разработаны необходимые виды документов с наборами соответствующих дополнительных реквизитов (выполнена настройка нумерации, в некоторых документах введены этапы, создан реквизит % НДС, автоматический расчет суммы НДС  при изменении ставки НДС)
  • созданы типы связей между документами (программистами компании ООО «Статус были выполнены работы по написанию обработки для пересчета сумм договоров на основании связей между документами)
  • договорная работа происходит в едином информационном поле, что позволяет эффективно контролировать и анализировать ее на всех этапах
  • каждый отдел работает со своими документами, настроены права доступа
  • настроены шаблоны документов с автозаполнением, что упрощает заполнения документов и сокращает время на их создание
  • автоматизированы внутренних процессы в отделах (созданы бизнес-процессы, отражающие работу каждого отдела и взаимодействие между ними)
  • сокращено затрачиваемое временя на подписание документов
  • сформирован процесс контроля исполнения.  

В ходе работы было выявлено, что типовые отчеты не подходят под специфику нашего учреждения. Специалистами компании Статус была осуществлена разработка отчетов, исходя из наших требований.

Ранее у нас уходило большое количество времени на утверждение документов. Особенно, если эти документы утверждались несколькими руководящими должностями. Сейчас, благодаря «1С:Документооборот 8 КОРП» документ переходит от согласующего к согласующему автоматически. Не нужно идти, нести, ждать. А благодаря и напоминаниям в системе про это нельзя забыть. Так же мы назначаем ответственного за процесс утверждения документа, который отслеживает сроки выполнения.

Отчеты не нужно сводить и составлять вручную. На основании созданных документов и дополнительных реквизитов формируются отчеты, доступные руководству в любой момент времени.

Специалисты ООО «Статус» ответственно подошли к каждому этапу работы. Мы довольны итогом внедрения и надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
  • Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
  • Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Построение корпоративной системы документооборота в ООО "МТУ "ТЕЛЕКОМ-С" на базе "1С:Документооборота".
ООО «МТУ «Телеком-С» выполняют работы по прокладке и монтажу линий связи, станционной аппаратуры, систем автоматического управления. Деятельность компании связана с формированием, обработкой и согласованием большого количества различных документов, от оперативного согласования которых напрямую зависит эффективность работы нескольких подразделений.
Процессы согласования и утверждения различного рода документации (договоров, дополнительных соглашений, спецификаций и др.) осуществляется на бумаге, путем подписания листов согласования, или по электронной почте. Сроки согласования документов, в частности договорной документации, затягивались, что негативно влияло на процессы управленческой и производственной деятельности компании.
Было необходимо упорядочивание работы сотрудников с документами, сокращение времени поиска нужной информации и суммарного времени согласования договорной и иной документации, повышение уровня исполнительской дисциплины.
"1С:Документооборот" решает все поставленные задачи, поэтому было принято решение о приобретении именно этого программного продукта.
В ходе проекта были разработаны:
1) Индивидуальные структуры папок и виды документов по отделам
2) Связи между документами
3) Автозаполняемые шаблоны документов
Так же были проведены работы:
1) Проектирование прав доступа
2) Доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот"
В ходе проекта автоматизированы следующие задачи:
- договорная работа происходит в едином информационном поле, что позволяет эффективно контролировать и анализировать ее на всех этапах.
- автоматизация внутренних процессов в отделах;
- сокращение затрачиваемого времени на подписание документов;
- сформирован процесс контроля исполнения.
Система передана в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ОТЗЫВ

Деятельность ООО "МТУ "ТЕЛЕКОМ-С связана с формированием, обработкой и согласованием большого количества различных документов, от оперативного согласования которых напрямую зависит эффективность работы нескольких подразделений. При этом в компании отсутствовала единая информационная система по автоматизации документационного обеспечения деятельности.
Компания для автоматизации своей деятельности приобрела ПП «1С:Документооборот 8 КОРП». Специалистами компании Статус произведено внедрение программного продукта. Автоматизировано 60 рабочих мест.

Дата начала промышленной эксплуатации 23 мая 2018г.
Клиент оценил работу компании «Статус» по пятибалльной шкале:
1. Соответствие потребностям организации: 5

2. Удобство работы с программой: 5

3. Качество работы партнера ООО «Статус»: 5

4. Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности:

Да - + Скорее да - Скорее нет - Нет -