Внедрение ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "МТУ "ТЕЛЕКОМ-С"

«Общество с ограниченной ответственностью «Монтажно-технологическое управление «Телеком-С» (ООО «МТУ «Телеком-С») было создано в октябре 1995г. Специалисты ООО «МТУ «Телеком-С» выполняют работы по прокладке и монтажу линий связи, станционной аппаратуры, систем автоматического управления, в интересах правительства Ставропольского края, силовых ведомств и государственных учреждений, расположенных на территории края, Северо-Кавказского и Южного Федеральных округов, крупных Федеральных негосударственных коммерческих организаций и предприятий жилищного строительства, операторов мобильной и фиксированной связи на территории РФ.

Деятельность компании связана с формированием, обработкой и согласованием большого количества различных документов, от оперативного согласования которых напрямую зависит эффективность работы нескольких подразделений. При этом в компании отсутствовала единая информационная система по автоматизации документационного обеспечения деятельности.

Процессы согласования и утверждения различного рода документации (договоров, дополнительных соглашений, спецификаций, гарантийных писем, заявок на приобретение и др.) осуществлялись на бумаге, путем подписания листов согласования, или по электронной почте. Сроки согласования документов, в частности договорной документации, затягивались, что негативно влияло на процессы управленческой и производственной деятельности компании.

Для решения вышеперечисленных проблем, а также упорядочивания работы сотрудников с документами, сокращения времени поиска нужной информации и суммарного времени согласования договорной и иной документации, повышения уровня исполнительской дисциплины мы обратились к компании ООО «Статус». Специалисты подобрали оптимальное решение в виде программного обеспечения «1С:Документооборот 8 КОРП».

Была выполнена настройка нормативно-справочной информации, введен учет по организациям. Добавлены пользователи и настроены права.

В ходе проекта автоматизированы следующие задачи:

• разработаны необходимые виды документов с наборами соответствующих дополнительных реквизитов (выполнена настройка нумерации, в некоторых документах введены этапы, создан реквизит % НДС, автоматический расчет суммы НДС  при изменении ставки НДС)
• созданы типы связей между документами (программистами компании ООО «Статус были выполнены работы по написанию обработки для пересчета сумм договоров на основании связей между документами)
• договорная работа происходит в едином информационном поле, что позволяет эффективно контролировать и анализировать ее на всех этапах
• каждый отдел работает со своими документами, настроены права доступа
• настроены шаблоны документов с автозаполнением, что упрощает заполнения документов и сокращает время на их создание
• автоматизированы внутренних процессы в отделах (созданы бизнес-процессы, отражающие работу каждого отдела и взаимодействие между ними)
• сокращено затрачиваемое временя на подписание документов
• сформирован процесс контроля исполнения.  

В ходе работы было выявлено, что типовые отчеты не подходят под специфику нашего учреждения. Специалистами компании Статус была осуществлена разработка отчетов, исходя из наших требований.

Ранее у нас уходило большое количество времени на утверждение документов. Особенно, если эти документы утверждались несколькими руководящими должностями. Сейчас, благодаря «1С:Документооборот 8 КОРП» документ переходит от согласующего к согласующему автоматически. Не нужно идти, нести, ждать. А благодаря и напоминаниям в системе про это нельзя забыть. Так же мы назначаем ответственного за процесс утверждения документа, который отслеживает сроки выполнения.

Отчеты не нужно сводить и составлять вручную. На основании созданных документов и дополнительных реквизитов формируются отчеты, доступные руководству в любой момент времени.

Специалисты ООО «Статус» ответственно подошли к каждому этапу работы. Мы довольны итогом внедрения и надеемся на дальнейшее сотрудничество.