Автоматизация программного продукта "1С:Управление автотранспортом 8" в ООО "БН-СпецТранс"

ООО «БН-СпецТранс» создано в июле 2008 года. Компания является одним из региональных лидеров ЯНАО в области услуг нефтяного сервиса, а также рассматривает варианты по организации добычи нефти на территории Российской Федерации.

Основной вид деятельности: оказание транспортных услуг грузовым и легковым транспортом, предоставление спецтехники для производства работ на опасных производственных объектах нефтегазовой отрасли.

Описание проекта

До проекта на предприятии не было единой системы по управлению автотранспортом.

Многие расчеты производились вручную, отсутствовала связь между имеющимися программами – 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом, документы по автотранспорту создавались вручную в «Еxcel», а также были на бумажных носителях, вследствие этого приходилось выполнять двойную работу – не было структурированной информации по автотранспорту и необходимым показателям, данные для формирования отчетности переносились в «1С:Бухгалтерию» вручную из различных источников и тратилось очень много времени на сверку данных.

Цели и задачи

• Автоматизировать процессы по выписке путевых листов, учету рабочего времени, учету ГСМ и ремонтов.
• Снижение количества ошибок за счет упразднения монотонного ручного ввода данных.
• Создать централизованную систему по управлению автотранспортом и настроить обмен с программными продуктами по бухгалтерскому учету и начислению зарплаты.

При выборе подрядчика нашими основными критериями были наличие опыта работы с реализацией проектов на предприятиях транспорта, стоимость внедрения и возможность в дальнейшем получать регулярную поддержку системы.

Опытные специалисты IT-интегратора «Первый Бит» оценили ситуацию, учли все наши пожелания и рекомендовали нам программу «1С:Управление автотранспортом», функционал которой закрывает все потребности компании.

В рамках проекта эксперты Первого Бита:

• Организовали проект и обследование.
• Настроили инфраструктуру: настройка конфигурации, ввод справочников и других данных для целостного функционирования системы.
• Разработали интеграционные шлюзы со смежными существующими системами.
• Настроили роли, профили и учетные записи пользователей для разграничения прав доступа.
• Обучили конечных пользователей приемам работы в системе по всем модулям и подсистемам.
• Разработали документацию для пользователей и технического персонала.
• Проверили соответствия требований заказчика к настроенным функциям системы.
• Осуществили переход пользователей к промышленной эксплуатации системы.

Результаты

Автоматизирован управленческий и оперативный учет работы автопарка, что упростило работу сотрудников за счет сокращения ручных операций и свело к минимуму ошибки при работе с документацией.

1. Учет автомобилей, прицепов, оборудований

На предприятии появилась централизованная система, где вся основная информация о ТС хранится в едином справочнике. Это позволило учитывать технические характеристики и параметры по каждому ТС.

2. Учет и обработка путевых листов

У диспетчеров появилась возможность выписывать и обрабатывать путевые листы различных видов в режиме автоматической пакетной выписки, что позволяет за короткий промежуток времени сформировать большое количество путевых листов с минимальными временными затратами.

3. Учет ГСМ и технических жидкостей

Отделу ПТО теперь может проводить расчет нормативного расхода ГСМ по настраиваемым индивидуальным формулам, учитывать обороты и расход топлива и ТЖ в разрезе каждого автомобиля, проводить инвентаризации остатков ГСМ и ТЖ. За счет этого значительно сократились ошибки ручного ввода, и появилась возможность видеть полную картину по движению и расходам топлива и ТЖ.

4. Учет ремонтов и агрегатов

В ремонтно-механических мастерских (РММ) автоматизирован процесс согласования и выполнения заявок на ремонтные работы. Стало легко отслеживать статусы заявок в настоящее время, планировать загрузку ремонтных зон и вести учет по агрегатам и дополнительным комплектациям. Данный функционал позволил механикам РММ оперативно получать информацию о неисправности ТС и своевременно проводить ТО для ТС предприятия, а также планировать и контролировать загрузку и эффективность работы самих механиков.

5. Учет работы водителей

Табель учета рабочего времени теперь ведется в автоматическом режиме и учитывает сменные графики работы водителей, а также можно формировать, хранить и печатать индивидуальные графики работы водителей на произвольный период времени. Благодаря этому руководители подразделений могут отслеживать выработку сотрудников и оперативно передавать данные в отдел кадров, а также производить план-фактный анализ отклонений водителя от графика (недоработки и переработки).

6. Учет доходов и затрат автопарка.

На предприятии реализована настройка базы для распределения доходов и расходов предприятия, есть возможность вести учет прямых оперативных расходов на собственный транспорт и формировать планы затрат по организации в целом. Руководители получили возможность полностью контролировать рентабельность работы транспорта.

В компании настроена интеграция с системой спутникового мониторинга Автограф, что позволило в автоматическом режиме загружать в программу координаты ТС, расход топлива, пробег, нарушение скоростного режима и другие события. По запросу клиента был дополнительно разработан функционал для Главного Инженера, Механика, Кладовщика и рабочего места Закупки, исходя из необходимого для каждого их них функционала. Доработки позволили упростить контроль за техникой и сотрудниками данных подразделений.

Для руководителей подразделений сделали отдельные автоматизированные рабочие места, чтобы они видели отчеты и документы, проводили операции, которые относятся только к их подразделению.

На данный момент наша компания находится на Абонентском сопровождении в компании «Первый Бит», мы получаем оперативные консультации и все необходимые обновления. Также в программу по нашему запросу регулярно добавляются новые отчеты и документы для упрощения работы сотрудников и актуализации документов.