Автоматизация обмена данными между ПП "1С:Управление наружной рекламой" и "1С:Документооборот" в Компании Медиавел

ООО "Компания Медиавел"
Абакан, Август 2018

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 7

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 7

Компания МедиаВел занимается размещением наружной рекламы на территории республики Хакасия и юге Красноярского края. В компании используется несколько программных продуктов 1С для ведения управленческого учета: «Управление наружной рекламой», «1С:Документооборот». Для ведения регламентированного учета используется «1С:Бухгалтерия предприятия».

Компания заключает договоры на оказание рекламных услуг с различными организациями и учреждениями. Имеется большой договорной документооборот. В целях упрощения передачи договорной документации между сотрудниками компании был внедрен новый функционал по обмену между корпоративными информационными системами и введена сквозная идентификация документов компании.

Особенности учета
Между компанией и клиентом заключаются договоры на оказание услуг по размещению рекламы. Вся оперативная работа по оформлению договоров и реализационных документов с клиентами ведется в специализированной конфигурации «Управление наружной рекламой». При подготовке всех документов им присваивается идентификационный код организации для быстрого доступа к документу в любой из информационных систем. После заключения сделки и оформления договорных документов договоры регистрируются в учетной системе «1С:Документооброт». При ручной регистрации документов делопроизводителю компании приходилось выполнять двойную работу по заполнению данных о договоре, сканировать документы и размещать их в корпоративных системах. Для упрощения обмена данными и сокращения ручной работы было принято решение по автоматизации процесса обмена документами между информационными системами.

Автоматизация
Подписанные обеими сторонами договоры и приложения к договорам хранятся в управленческой системе «Управление наружной рекламы», за своевременное размещение договоров в учетной системе отвечают менеджеры. В конце каждого месяца делопроизводитель при помощи вновь разработанного функционала выгружает данные по договорам и приложения к договорам в «1С:Документооборот».

При обмене данными в «1С:Документоборот» выгружаются новые договоры, новые приложения к договорам, отсканированные файлы договоров, а также единый идентификационный код документа (штрихкод). Код распечатывается на термотрансферном принтере этикеток и приклеивается на бумажный носитель.

Результат
При помощи единого идентификационного кода любой из сотрудников всегда может найти документ в любой из информационных систем компании, это значительно упрощает работу документами. Процесс регистрации договоров в программе «1С:Документооборот» сократился на порядок, что позволило делопроизводителю выполнять дополнительный функционал в компании.

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Делопроизводство
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Компания МедиаВел занимается размещением наружной рекламы на территории республики Хакасия и юге Красноярского края. В компании используется несколько программных продуктов 1С для ведения управленческого учета: «Управление наружной рекламой», «1С:Документооборот». Для ведения регламентированного учета используется «1С:Бухгалтерия предприятия».
Компания заключает договора на оказания рекламных услуг с различными организациям и учреждениями. Имеется большой договорной документооборот. В целях упрощения передачи договорной документации между сотрудниками компании был внедрен новый функционал по обмену между корпоративными информационными системами и введена сквозная идентификация документов компании.

Особенности учета.
Между компанией и клиентом заключаются договора на оказания услуг по размещению рекламы. Вся оперативная работа по оформлению договоров и реализационных документов с клиентами ведется в специализированной конфигурации «Управление наружной рекламой». При подготовке всех документов им присваивается идентификационный код организации, для быстрого доступа к документу в любой из информационных систем. После заключения сделки и оформления договорных документов, договора регистрируются в учетной системе «1С:Документооброт». При ручной регистрации документов, делопроизводителю компании приходилось выполнять двойную работу по заполнению данных о договоре, сканировать документы и размещать их в корпоративных системах. Для упрощения обмена данными и сокращения ручной работы, было принято решение по автоматизации процесса обмена документами между информационными системами.

Автоматизация.
Подписанные обеими сторонами договора и приложения к договорам хранятся в управленческой системе «Управление наружной рекламы», за своевременное размещение договоров в учетной системе отвечают менеджеры. В конце каждого месяца делопроизводитель при помощи вновь разработанного функционала выгружает данные по договорам и приложения к договорам в «1С:Документооборот».
При обмене данными в «1С:Документоборот» выгружаются новые договора, новые приложения к договорам, выгружаются непосредственно отсканированные файлы договоров, а также единый идентификационный код документа (штрихкод). Код распечатывается на термотрансферном принтере этикеток и приклеивается на бумажный носитель.

Результат.
При помощи единого идентификационного кода, любой из сотрудников всегда может найти документ в любой из информационных систем компании, это значительно упрощает работу документами. Процесс регистрации договоров в программе «1С:Документооборот сократился на порядок, что позволило делопроизводителю выполнять дополнительный функционал в компании.

Выполнены следующие работы:

  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)