Внедрение "1С:Комплексная автоматизация 8" в ООО "УК Гжель"

Облачные решения - это экономия средств и времени при построении учета на предприятии

Я работаю в бухгалтерской  аутсорсиноговой компании. Одному из наших клиентов – предприятию по производству изделий народно-художественных промыслов ООО Объединение "Гжель" понадобилась помощь в наведении порядка в учете.

Они использовали: 

• Отдельные программы для работы разных подразделений. Причем в каждой точке продаж была своя отдельная база и обмена между ними не было.
• Несмотря на то, что торговая деятельность была автоматизирована на базе 1С:Управление торговлей 8, не было подключено ни кассовое оборудование, ни оборудование для штрихкодирования. В результате для того, чтобы быстро отпустить покупателя, продавец считал на калькуляторе по бумажному прайсу стоимость покупки, а потом записывал эту информацию на бумажку. Впоследствии вечером это приходилось вносить в компьютер.
• В бухгалтерии использовали 1С:Предприятие 7.7. Интеграция с торговыми базами и базами по расчету зарплаты не было. Все операции велись ручными проводками. Фактически люди по второму разу забивали всю первичку.

Я долгое время пыталась убедить руководство, что методы управления, которые мы используем и средства ведения бухгалтерского и управленческого учета давно устарели, сделаны на уровне, не соответствующем задачам нашего предприятия. Толчком стала необходимость применения международного штрихкодирования, необходимо было наладить цепочку, когда появляется готовая продукция у художника, ей присваивается штрихкод из пула штрихкодов, выданных GS1, а потом все подразделения компании работают именно с этим штрихкодом. Также розничное направление компании постоянно страдало от отсутствия данных, которые можно было бы легко обработать - о продажах, товарных запасах, объемах предоставленных скидок.

Тем не менее предприятию связанному с народно-художественными промыслами всегда тяжело развиваться из-за низкой маржинальной деятельности, поэтому  мой выбор пал на возможность работы 1С в облаке. Была взята в аренду 1С:Комплексная автоматизация и необходимое количество лицензий на рабочие места. Помогали с организацией данного вопроса Тверские информационные технологии. Был заключен договор на внедрение. Процесс внедрения был труден и тернист, помимо того, что я сама по незнанию совершала ошибки, приходилось еще убеждать закостеневших, консервативных сотрудников, что: "Первое время будет тяжело, но использовать сканер штрихкода и фискальный регистратор удобнее, а самое главное быстрее, чем писать на бумажке. Что скорость обслуживания упала и появились переработки сотрудников – это временный эффект, связанный с неграмотностью персонала и через несколько месяцев ситуация изменится и появится даже свободное время"

Спасибо службе поддержки 1С и поддержке Тверские информационные технологии, обращалась неоднократно, и всегда получала необходимые ответы.

Не буду описывать переходный период, а сразу перейду к тому, чего мы добились в данный момент:

1. Был организован общий номенклатурный справочник, с присвоением штрихкодов через GS1. Теперь отдел продаж может оперировать такими показателями как объем продаж, маржинальность каждой торговой точки, проводить анализ оптовых клиентов по обороту и уровню дохода для компании.

2. Появилась возможность централизовать распределение товара, своевременно пополнять дефицит в одной точке излишками из другой.

3. Производственная программа теперь принимается не с потолка, а на основании дефицита товара в розничном или оптовом подразделениях.

4. Было подключено торговое оборудование - фискальные регистраторы, сканеры, принтеры этикеток. Мы выполнили требования 54ФЗ. Благодаря чему увеличилась скорость оформления продаж, скорость оформления складских документов, уменьшилась вероятность возникновения ошибок и пересортицы. А инвентаризация ранее занимавшая от начала учета до получения результатов около 3-4 недель, проходит за 2-3 дня.

5. Была усовершенствована дисконтная система: были объединены дисконтки всех точек в единую сеть, добавлена кодировка с использованием штрихкода, полностью автоматизирована система накопления и предоставления скидки.

6. Были полностью автоматизированы рабочие технологов. Передача в производство материалов идет по факту, но списание контролируется по спецификации.

7. На рабочих местах бухгалтера и расчетчика теперь стоит и используется современный программный продукт от компании 1С, отчетность в налоговые органы теперь сдается через «1С:Отчетность».

8. Были автоматизированы рабочие места менеджеров по активным продажам. Теперь они вносят информацию о звонках в CRM подсистему конфигурации, что позволило не терять звонки от клиентов.

9. Упростилась организация маркетинговых акций. И значительно вырос контроль за предоставляемыми скидками, что практически исключило возможность для махинаций со стороны недобросовестных продавцов.

10. Теперь в одной базе ведется деятельность всех наших юридических лиц и подразделений. Это позволяет как получить анализ по конкретному юридическому лицу, так и провести анализ работы холдинга.

А про то, как облегчилась и ускорилась работа бухгалтерии можно написать отдельный кейс. Просто замечу, что если первые 2 месяца было тяжело убедить бухгалтеров работать в новой программе, то теперь работая в единой базе со всеми юридическими лицами нашей компании и по всем направлениям учета торговля, производство, зарплата, бухгалтерия не переключаясь между базами и работая с едиными справочниками номенклатуры и контрагентов, они понимают, что выбор варианта автоматизации был сделан правильно.

В ближайших планах: 

• настройка смс-оповещения клиентов,
• настройка электронного обмена документами с "продвинутыми" поставщиками,

Уверена все это удастся решить легко и в кратчайщие сроки.

Отдельно хочу сказать, что все пожелания, которые мы высказываем в компании 1С и Тверские информационные технологии по кастомизации программы обязательно реализуются в ближайших обновлениях.