Автоматизация деятельности на базе ПП "1С:Документооборот государственного учреждения 8" в ФГБОУВО "Новосибирского государственного педагогического университета"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"

Описание

Целью данного внедрения является создание прозрачной и функциональной системы электронного документооборота в виду отраслевой специфики и правил ведения учета в организации. Для реализации проекта был выбран программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения 8"
В ходе внедрения поставлены следующие задачи:
Ускорить процесс согласования договоров, обеспечив эффективную коммуникацию сотрудников, участвующих в процессах согласования.
Создать эффективные механизмы отслеживания сроков действия договорных документов и контроля возврата оригиналов документов

В результате выполнения работ были автоматизированы следующие функции на базе решения "1С:Документооборот государственного учреждения 8"
- Учет и хранение документов. Реализованы процессы учета и хранения внутренних документов.
- Ведение номенклатуры дел. Организован процесс хранения архива скан-копий оригиналов внутренних документов. Разработан механизм автоматических уведомлений ответственных за договорной документ о непоступлении оригиналов документов в архив
- Учет и согласование договоров. Система позволяет учитывать различные виды входящих и исходящих договоров.
- Учет и контроль исполнения поручений. Автоматизация бизнес-процессов, созданы сложные маршруты согласования документов с автоматической регистрацией успешно согласованных документов.
- У штатных сотрудников преднамеренно ограничен функционал в зависимости от должности, позволяя сотрудникам не осуществлять излишних операций, а действовать по заранее спланированным вариантам сценариев.

Система принята в промышленную эксплуатацию 05.09.2018.
Сопровождение по договору ИТС партнером на данный момент не осуществляется.

Внедрение "1С:Документооборот государственного учреждения 8" позволило значительно сократить трудозатраты на отслеживание движения документации, появилась возможно своевременно получать необходимую информацию. Прекратилась потеря документов в виду налаженности процесса делегирования документов.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» (ФГБОУ ВО "НГПУ") является самым крупным педагогическим вузом Сибири и Дальнего Востока и занимает лидирующие позиции в регионе по ведущим направлениям педагогической науки, готовит специалистов для различных сегментов экономики (образование, наука, СМИ, бизнес, спорт, управление). Миссией университета является сохранение и приумножение нравственных, культурных и научных ценностей общества через формирование и развитие кадрового потенциала системы образования Сибирского региона.
Перед руководством университета встал ряд задач по упорядочиваю работы сотрудников с документами, необходимостью исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе, по сокращению времени поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов. И все-таки основной целью внедрения является создание прозрачной и функциональной системы электронного документооборота в виду отраслевой специфики и правил ведения учета в организации.
Для внедрения программного продукта мы обратились в компанию ВЦ «Компьютеры и сети», имеющую в своем штате квалифицированных специалистов с большим опытом внедрения программ 1С. Специалисты компании помогли не только с выбором решения, но и с запуском системы в промышленную эксплуатацию.
Для реализации был выбран программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения 8". В ходе внедрения поставлены следующие задачи:
• Ускорение процесса согласования договоров, обеспечив эффективную коммуникацию сотрудников, участвующих в процессах согласования.
• Создание эффективных механизмов отслеживания сроков действия договорных документов и контроля возврата оригиналов документов.

В результате выполнения работ были автоматизированы следующие функции на базе решения "1С:Документооборот государственного учреждения 8"
• Учет и хранение документов. Реализованы процессы учета и хранения внутренних документов компании.
• Ведение номенклатуры дел. Организован процесс хранения архива скан-копий оригиналов внутренних документов компании. Разработан механизм автоматических уведомлений ответственных за договорной документ о непоступлении оригиналов документов в архив
• Учет и согласование договоров. Система позволяет учитывать различные виды входящих и исходящих договоров.
• Учет и контроль исполнения поручений. Автоматизация бизнес-процессов, созданы сложные маршруты согласования документов с автоматической регистрацией успешно согласованных документов.
• У штатных сотрудников преднамеренно ограничен функционал в зависимости от должности, позволяя сотрудникам не осуществлять излишних операций, а действовать по заранее спланированным вариантам сценариев.

В результате внедрения автоматизировано 10 рабочих мест.
Система принята в промышленную эксплуатацию 05.09.2018.
Сопровождение по договору ИТС партнером на данный момент не осуществляется.
Внедрение "1С:Документооборот государственного учреждения 8" позволило значительно сократить трудозатраты на отслеживание движения документации, появилась возможно своевременно получать необходимую информацию. Прекратилась потеря документов в виду налаженности процесса делегирования документов.

Мы рекомендуем компанию ВЦ «Компьютеры и сети» как надёжного, ответственного и высококвалифицированного партнёра по задачам внедрения и сопровождения программных продуктов «1С:Предприятие». Мы благодарим компанию ВЦ «Компьютеры и сети» за высокий уровень ответственности и профессионализма, проявленный в процессе работы с нашей организацией и планируем в дальнейшем продолжить взаимовыгодное сотрудничество с компанией ВЦ «Компьютеры и сети».