Внедрение "1С:Комплексная автоматизация 8" в ООО "АвВик"

Учет в ресторане - это просто!

Немного о нас:

Наша компания (товарная марка Макаронино) – ресторан итальянской кухни, работает с 2015 года. Здесь в Макаронино, мы работаем только с лучшими поставщиками продуктов питания, гарантируя, что у нас всегда есть лучшие и всегда свежие ингредиенты. У нас всегда большое разнообразие блюд, приготовленных на любой вкус - от морепродуктов, стейков до большого разнообразия природных супов, макаронных изделий, салатов, изысканных безалкогольных и алкогольных напитков.

Наши конкурентные преимущества:

• Высокое качество продуктов;
• Лучший шеф-повар;
• Доступные цены для наших гостей;
• Ориентирование на современные тренды итальянской кухни.

Об учете (кратко):

• Составляем меню. Готовим калькуляционные карты.
• Используем front решение.
• Приходуем продукты, полученные от поставщиков.
• Для упрощения учета списываем продукты на основании калькуляционных карт на основании отчета о розничных продажах.
• Для учета продуктов проводим инвентаризацию и выявляем недостачи и излишки.
• Продаем алкоголь, поэтому работает с ЕГАИС.
• Так как бывает, что в калькуляции есть тот или иной ингредиент, а по факту нет, например укроп, все излишки и недостачи учитываем на дополнительном 12 счете.
• Оцениваем результаты работы компании по классической методике бухучета, сворачивая 90 счет.
  

Как мы пришли к автоматизации:

Что имели:

Учет вели в excel, из программного обеспечения использовали только программу для Front Office. Результаты продаж вынуждены  были заносить в Excel, а потом средствами excel считать прибыль, учитывать остатки. Учет в  заведении общественного питания всегда сложен  из-за пересортицы продуктов, иногда готовят из того, что есть в наличии, нарушают калькуляцию. В результате появляются отрицательные остатки при использовании формул excel, когда пытаешься просто списать продукты по нормам расхода. Конечно, как результат много ошибок.

А что же нам нужно:

У нас существует план развития, который включает повышения качества продукции и удовлетворения потребностей наших гостей.  Все это надо делать в условиях жесткой конкуренции с другими заведениями. Наши блюда должны быть свежими, креативными и при этом их себестоимость должна быть минимальной. Мы должны увеличить рентабельность ресторана, а для этого есть два пути – это сокращение издержек и увеличения среднего чека. А как можно сократить издержки или увеличить оборот компании без аналитики. Конечно, нам нужен анализ наших операций, а  для этого мы поняли, что нужно использовать современные методики. 

Была определена проблема:

Главной проблемой предприятия, которую нужно было решить, является  медленная реакция на показатели оборачиваемости  и анализ маржинальной составляюшей в выручке наших блюд, связанная с ручной обработкой большого количества данных.   И ответ в дальнейшем оказался прост: надо использовать программные продукты компании 1С, хорошо зарекомендовавшие себя для решения подобных задач.

Как происходила автоматизация

Начало:

Я вспомнила, что где-то год назад мне звонили представители организации, которая предлагала автоматизировать бухгалтерский, управленческий учета и расчет заработной платы на нашем предприятии. Тогда мне казалось, что это ненужные затраты, но для решения поставленных передо мной задач я решила попробовать. Уже на первых встречах я увидела, что специалисты компании могут  реально нам помочь. За первые несколько встреч мне предложили дорожную карту, как придти к намеченной цели. Нам предложили программный продукт 1С:Комплексная автоматизация и показали на примере другого ресторана как можно построить модель учета. Посмотрев демонстрационный пример я увидела сколько проблем закроет данный программный продукт. Но необходимо было доработать систему для учета в ресторане. Мы согласовали план график, где были определено какие доработки и когда будут сделаны.  Данный план мы согласовали с нашим руководителем и начали работать.

Как все происходило:

1. Специалистами разрабатывался дополнительный функционала программы 1С:Комплексная автоматизация:

• Добавления табличной части «Ингредиенты» в справочник «Номенклатура», для ввода информации о калькуляции блюда, а также разработка печатных форм калькуляционной  и технологической карт;
• Добавление документа "Отчет производства за смену" для отражения факта приготовления блюда;
• Был разработан механизм, когда при формировании отчета о розничных продажах, автоматически формируется отчет производства за смену;
• Был разработан механизм для пересортицы. Если продукта не хватает, то он автоматически приходуется по 12 счету, который мы добавили в план счетов и назвали «Пересортица»;
• Проведена интеграция системы с нашей Front системой;
• Разработка дополнительных аналитических отчетов для определения маржинальной составлявшей выручки в сравнении с плановой себестоимостью.

Результат: Мы смогли быстро находить блюда, которые либо мало-рентабельны, либо имеют маленький вес в обшей выручке ресторана. Ввели мотивацию персонала от количества обслуживаемых гостей и среднего чека со столика по официанту. Сократили издержки и перестали тратить громадное количество времени на рутинные операции.

2. Специалистами производилась установка, настройка, программы 1С:КА:

• Установка и первоначальная настройка.
• Настройка оборудования.

Результат: Установленное ПО.

3. Специалистами проводилось обучение персонала работе с программой 1С:КА 8.

• Обучение менеджера ресторана по работе с программой 1С:КА с учетом изменений программы.
• Обучение бухгалтера как использовать программу для ведения бухгалтерского учета, расчёта зарплаты и ведение кадрового учета.
• Загрузили остатки и справочники из excel и Front Office
• Пробная самостоятельная работа сотрудников в программном продукте.
• Консультирование по результатам самостоятельной работы.

Результат: Компания получила современные инструменты для управления бизнесом, сокращения издержек и увеличения среднего чека и выручки.

4. Запустили программу 1С:КА 8:

• Проверка работоспособности системы.
• Запуск программы.

Результат: Запущенное ПО. Обученный персонал. Автоматизация работы всех участков учета на предприятии.

По максимуму использовался стандартный функционал программы:

"Поступление товаров", "Характеристики", "Списание", "Оприходование", "Перемещение", "Инвентаризация", "Подсистема ЕГАИС", "Партии", "1С:Отчетность".

Хочется отметить насколько хороши все стандартные отчеты программного продукта. Особенно отчет "Товары на складах" – всегда помогает найти где ошибка.

Все отчеты позволяют получить любую интересующую информацию. Настраиваются легко. Сохраняются различные варианты и запоминаются под каждым пользователем.

Использование удаленного доступа к системе позволяет мне работать и дома и в отпуске.

Результат:

Результат работы получился именно таким как я ждала. Порядок в учете с минимальными затратами был наведен. Теперь можно увидеть, что происходит с каждым продуктом, когда он был оприходован, когда списан и на какие блюда пошел. Инвестиции в программу и внедрения окупились в первый же месяц работы заведения. Наверно надо было намного раньше использовать современные средства управления предприятием. 

Могу привести некоторые показатели, которых мы добились: 

Сокращение затрат - 20%;

Планируемый рост выручки - 50%;

Время на подготовку внешней и внутренней отчетности – сократилось как минимум в два раза.