Автоматизация работы договорного отдела в 1С:Документооборот 8 КОРП в филиале «Аэронавигация Северо-Восточной Сибири» ФГУП «Госкорпорация по ОрВД»
филиал «Аэронавигация Северо-Восточной Сибири» ФГУП «Госкорпорация по ОрВД»
Филиал «Аэронавигация Северо-Восточной Сибири» является одним из крупных в составе ФГУП «Государственная корпорация по организации воздушного движения в Российской Федерации», предоставляющего аэронавигационные услуги в России, и включает в себя 10 центров ОВД, 5 отделений прямого подчинения. Обслуживание воздушного движения осуществляют: 3 РЦ ЕС ОрВД, свыше двух десятков пунктов района аэродрома. Для решения производственных задач предприятие располагает более чем 1 000 единиц различного радиотехнического оборудования. Это аэродромные и трассовые радиолокаторы, системы радионавигации и средства воздушной и наземной электросвязи.
В работе любого договорного отдела крупного предприятия очень важен процесс своевременного согласования и движения документов, договоров, счетов на оплату, актов, платежных поручений в соответствии с требованиями федеральных законов о закупках. В нашей организации в целях автоматизации работы с документами в 2017 году был внедрен программный продукт «1С:Документооборот 8», бухгалтерия уже давно работает в «1С:Управление производственным предприятием 8», обмен между программами настроен. В процессе работы у нас образовалась проблема. Поскольку платежей производится много, приходилось тратить много времени и сил на поиск информации об оплате того или иного договора. К этому накладывалось несвоевременное поступление данных в базу документооборота из бухгалтерии.
Для решения данной задачи в октябре 2017 года мы обратились к нашему партнеру ООО «Аксиома». Совместно с ними была проведена большая работа по синхронизации текущих договоров в программах документооборота и бухгалтерии. Нам реализовали «бесшовный» обмен документами «Платежное поручение» и «Счет на оплату» между нашими базами. Теперь при оплате платежного поручения в бухгалтерии, он автоматически загружается к нам в программу «1С:Документооборот» в виде внутреннего документа, сам привязывается к необходимому договору и оповещаются ответственные лица. Счета на оплату оформляются в базе документооборота, после согласования в базе «1С:Управление производственным предприятием 8» автоматически создаются задачи на оплату счета для бухгалтерии.
Плюсы от автоматизации данного бизнес-процесса ощутили оба отдела нашего предприятия. Договорной отдел своевременно и без дополнительных трудозатрат получает все данные о произведенных платежах, бухгалтерия в курсе согласованных счетов на оплату и может планировать графики платежей.
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
«Аэронавигация Северо-Восточной Сибири» является филиалом ФГУП «Государственная корпорация по организации воздушного движения в Российской Федерации», предоставляющего аэронавигационные услуги в России.
В целях автоматизации делопроизводства, повышения качества и оперативности документооборота был внедрен программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». На выбор системы электронного документооборота фирмы «1С» повлияли несколько факторов:
- программный продукт на платформе 1С уже использовался в бухгалтерии,
- до внедрения «1С:Документооборот» некоторые отделы использовали продукт собственной разработки на платформе 7.7, облегчался момент переноса данных,
- возможность доработки программы под специфику организации,
- возможность вести учет проектов.
В процессе внедрения были произведены следующие работы:
- настройка ролей и групп доступа,
- проведено обучение сотрудников в офисе заказчика,
- перенос документов из предыдущей СЭД,
- перенос структуры организации, контрагентов из «1С:Управление производственным предприятием»,
- настройка видов документов без использования типовой методики,
- настройка маршрутов согласований,
- разработка форм отчетности по договорной деятельности,
- дописаны дополнительные обработчики бизнес-событий (при перенаправлении задачи меняется ответственный и т.д.),
- настройка выполнения задач по почте,
- интеграция с «1С:УПП».
На данный момент в «1С:Документооборот» задействованы все финансовые службы, договорной и технический отделы в г.Якутск. Подключены филиалы в г.Мирный, г.Нерюнгри, п.Маган.
В перспективе развития системы: углубление интеграции с 1С:Управление производственным предприятием», внедрение учета проектов.
Результат внедрения:
- сокращение затрат времени сотрудников и руководителей на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.).
- прозрачность бизнес-процессов, возможность отслеживания этапов выполнения,
- повышение исполнительской дисциплины,
- ускорение документооборота, и соответственно, всех бизнес-процессов в организации.
Выполнены следующие работы:
- 9