Автоматизация учета на базе ПП "АЙЛАНТ: Управление ЖКХ" в МУП "КОММУНРЕСУРС"

О компании:

Меня зову Кравцова Ольга Геннадьевна. Я являюсь главным бухгалтером (расчетчиком по услугам ЖКХ, расчету заработной платы, и много чего ещё!) в управляющей компании МУП «КОММУНРЕСУРС» (г.Велиж). Организация осуществляет свою деятельность в сфере оказания жилищно-коммунальных услуг в Велижском районе Смоленской области с 2008 года.

УК выполняет несколько функций, такие как посредничество в поставках ресурсов (электроэнергия, водоснабжение, газоснабжение), осуществляет обслуживание, ремонт и содержание (с технической точки зрения) домов.  

О нашем специализированном учете или как мы пришли к автоматизации:

Судьба управляющей компании трудна и опасна. Трудна тем, что огромное количество информации необходимо сначала собрать, потом ежедневно обновлять, пополнять и редактировать, а опасна тем, что эту информацию  нужно сберечь от  порчи и сохранить в первозданном некорректируемом виде (в противном случае, ЖилИнспекция по голове «управляшку» не погладит).

Информация, в нашем понимании, это огромное количество данных, касающихся договоров управления, заключенных как с физическими так и с юридическими лицами (а их ещё до момента автоматизации насчитывалось порядка 3000!). Сюда входят справочники по жилищному фонду (адреса, площади, приборы учета и т.д.), о собственниках (Ф.И.О., паспортные данные, сведения о регистрации и т.д.), а так же данные о поставках коммунальных ресурсов (взаиморасчеты, учет договоров и т.д.). И мало того, что всё это нужно сохранить и преумножить, так ещё и вовремя анализировать:

• сдавать отчеты во все контролирующие инстанции,
• просчитывать задолженность по каждой из оказываемых услуг,
• и самое главное – иметь возможность в любой момент времени предоставить информацию о состоянии расчетов по лицевому счету.

И это я сейчас конкретизирую только пласт, который касается коммунального учета, а помимо него есть ещё и бухгалтерский, который не менее своеобразен в нашем виде деятельности.

До некоторых пор, мы усердно записывали в огромные амбарные книги и таблицы Excel всю историю наших трудов: фамилии, метражи, расчеты, услуги и т.д. И сложности появлялись в тот самый момент, когда приходил собственник жилья и просил «уточнить», а почему же у него начислено 3 рубля 43 копейки, вместо 3х рублей 42 копеек?! Наши сотрудники начинали выкладывать на стол стопки тетрадей, выискивали ошибку в расчетах (а, как известно, формулы для расчетов услуг ЖКХ всё сложнее и сложнее  и человеческий фактор никто не отменял!), параллельно выслушивая длинные монологи негодования наших клиентов.

На ряду с текущими проблемами, пришел век цифровизации, и государство диктует новые условия, а именно, требуя сделать коммунальный учет более прозрачным (создан портал ГИС ЖКХ, в котором каждая управляющая компания обязана размещать сведения обо всех расчетах), а за ним и 54-ФЗ (не менее масштабный и зловещий закон, который обязывает организации, оказывающие услуги населению, с некоторых пор выдавать фискальные чеки).

И тут мы поняли, что настал час АВТОМАТИЗАЦИИ! 

С чего мы начали и как прошли путь автоматизации от А до Я:

Приступая к выбору организации, которая запустит процесс автоматизации, мы советовались с другими УК, кто/где/как обслуживается, какие процессы получилось/не получилось перевести в компьютерный учет. По рекомендациям, наш выбор пал на ООО «Онлайн-Плюс».

Созвонились. Назначили встречу. Обсудили все проблемные места и обозначили план решения краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных задач.

Для автоматизации был выбран программный продукт, предназначенный специально для управляющих компаний, «Айлант: Управление ЖКХ». Стандартный функционал подобранной конфигурации закрывал большинство наших текущих задач:

• Учет жилого фонда и лицевых счетов: создали удобную структуру учета и хранения всей справочной информации. Результат: избавились от рукописных тетрадей!!!
  Создали учет специфических характеристик помещений: количество голов коз, свиней, крупного рогатого скота, категорий удобства помещений и домов (наличие/отсутствие канализации, вид газификации и т.д.). 
  Настроили пофамильный учет собственников и проживающих помещений, что в  дальнейшем помогло автоматизировать работу Паспортного стола в части формирования справок и форм. Настроили условия формирования отчетов «Копия лицевого счета» и «Реестр лицевых счетов», которые позволяют на любой момент времени по требованию клиентов предоставить сведения о лицевом счете.

• Учет начислений жилищных услуг и предоставления услуг по счетчикам: автоматизировав данную область нашей работы, сотрудники вздохнули с облегчением, ведь теперь машина делает большую кропотливую работу нескольких человек за несколько минут! Формулы для расчета многих услуг многосоставные, но каждую из них удалось настроить: начисления по нормативам, счетчикам, произвольным характеристикам помещений, распределение объёма услуги согласно индивидуальным параметрам лицевого счета.

• Подомовой учет затрат - это головная боль и проклятье! Но и эту сферу удалось поручить компьютеру: настроили распределение доходов и расходов согласно параметрам дома, и теперь с лёгкостью формируем отчеты руководству, вышестоящим организациям и жальцам.
• Бухгалтерский и налоговый учет, как неотъемлемая часть нашей работы, так же был перенесён в программу: помимо стандартных проводок, настроен учет взаимодействия с ресурсоснабжающими организациям, а так же выборочное отображения затрат в КУДиР согласно виду дохода (начисления).
• Учет оплат и работа с должниками: итогом отлично проделанной работы стал индивидуально настроенный отчет «Анализ начислений», который в полном объёме отображае информацию о задолженности/переплате. 
• Выгрузка для СоцЗащиты:  приятным открытием было то, что ежемесячную двухнедельную работу по внесению данных в громоздкую таблицу Excel  с данными о льготных категориях граждан можно заполнить за пару минут!,  открыв написанную специалистами Онлайн-Плюс обработку по заполнению шаблона Соцзащиты, нажав три кнопки «Прочитать»-«Заполнить»-«Записать в файл».
• Выгрузка информации в ГИС ЖКХ:  был решен вопрос по обновлению информации на портале ГИС ЖКХ стандартными обработками «Выгрузка в ГИС ЖКХ сведений о зданиях», «Выгрузка в ГИС ЖКХ сведений о лицевых счетах», «Выгрузка в ГИС ЖКХ сведений о приборах учета», «Выгрузка в ГИС ЖКХ сведений о платежных документах» и пр.
• Подключение онлайн-ККТ:   для соответствия требования 54-ФЗ, произведена интеграция кассового аппарата модели «АТОЛ FPrint-22ПТК» и выставлены все необходимые настройки печати чека (детализация по услугам)

Одно программное решение позволило закрыть множество вопросов, а именно вовремя и быстро формировать все необходимые отчеты, подключить кассовое оборудование, структурировать учет справочной информации и избавиться от горы тетрадок и журналов!