Автоматизация на базе ПП "1С:Документооборот для Казахстана" в АО «Аitas KZ»

АО «Аitas KZ»
Казахстан, г Алматы, Июнь 2017

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 100

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 100

АО «Аitas KZ» —  это управляющая компания для целой группы предприятий. В состав группы входят:

  • АО «Усть-Каменогорская Птицефабрика».
  • ТОО «Макинская Птицефабрика».
  • ТОО «Макинский комбикормовый завод» и другие.

Основными функциями АО «Аitas KZ» являются:

  • Выработка и реализация стратегических направлений развития бизнеса.
  • Разработка ключевых принципов, стандартов менеджмента и процессов.
  • Операционное управление дочерними компаниями, консолидация бизнеса, финансов и кадров.
  • Администрирование непрофильных активов, централизованный мониторинг и контроль оперативной деятельности. 

Штат компании насчитывает 60 высококвалифицированные специалистов, осуществляющих поддержку проектов, реализуемых в рамках группы компаний.

Автоматизация и доработки программы

Перед руководством АО «Аitas KZ» возникла необходимость автоматизации процессов делопроизводства и архивного хранения документов. Мы поставили себе амбициозную цель исключить бумажные документы из обихода компании. Переход на электронный документооборот подразумевал следующие требования:

  • Удобный, интуитивно понятный интерфейс.
  • Оперативный доступ к документам с учетом прав доступа пользователей.
  • Работа с документами, а также возможность контроля исполнения поручений.

Процесс автоматизации бизнеса

Мы обратились в компанию ООО «Кодерлайн», чтобы они произвели доработку нашей системы «1С:Документооборот для Казахстана» и создали удобные инструменты для создания электронных документов. Результатом модернизации конфигурации программного продукта стали доработки в области ведения документооборота, а именно: 

  • Делопроизводство - учет и хранение документов в облаке, учет договоров с дублированием на электронную почту.
  • Учет рабочего времени - автоматическое создание документов по оплате рабочего времени.

В результате автоматизации на базе «1С:Документооборот для Казахстана» удалось значительно улучшить основные бизнес-процессы:

  • ускорить согласования документов;
  • сократить потерю рабочего времени сотрудников, занимающихся договорной деятельностью;
  • минимизировать потери документов.

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

АО «Аitas KZ» - управляющая компания для группы предприятий. В состав группы входят: АО «Усть-Каменогорская Птицефабрика», ТОО «Айтас-МП», ТОО «Aitas meat distribution», ТОО «ЗАЩИТА УБА», ТОО «Макинская Птицефабрика», ТОО «Макинский комбикормовый завод», ТОО «Айтас-Энерго», Корпоративный Экологический Фонд «Живая Земля», ТОО «Строительная корпорация «Сарыарка».

Основными функциями АО «Аitas KZ» являются: выработка и реализация стратегических направлений развития бизнеса, разработка ключевых принципов, стандартов менеджмента и процессов, операционное управление дочерними компаниями, консолидация бизнеса, финансов и кадров, администрирование непрофильных активов, централизованный мониторинг и контроль оперативной деятельности. Штат компании насчитывает 60 высококвалифицированные специалистов, осуществляющих поддержку проектов, реализуемых в рамках группы компаний.

Перед руководством АО «Аitas KZ» возникла необходимость автоматизации процессов делопроизводства и архивного хранения документов.

При выборе системы электронного документооборота к ней были предъявлены следующие требования:
• удобный, интуитивно понятный интерфейс,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• работа с документами любых типов,
• возможность контроля исполнения поручений.

Для этого был выбран продукт «1С:Документооборот для Казахстана». Партнером по внедрению стала компания "Кодерлайн".

В ходе проекта система была развернута на 100 рабочих местах, автоматизированы следующие функции:
- делопроизводство
- учет и хранение документов
- ведение номенклатуры дел
- учет рабочего времени
- учет договоров

В результате автоматизации ПП «1С:Документооборот для Казахстана» удалось ускорить процессы согласования документов, сократить потери рабочего времени сотрудников, занимающихся договорной деятельностью, минимизировать возможность потери документов.

Выполнены следующие работы:

  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей