Автоматизация внутреннего документооборота в ООО "ЭкоТек" с помощью "1С:Документооборот 8. КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Другие возможности
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ООО «Экологические Технологии» (ООО «ЭкоТек») осуществляет деятельность по обращению с отходами I-IV классов опасности с декабря 2014 года.
С 2018 года ООО "Экотек" стал Региональным оператором. В связи с этим у компании в десятки раз увеличилось количество клиентов, а это в свою очередь увеличило документооборот.

Партнером по проекту стала компания ООО "АйТи-Сервис", которая практически с самого начала оказывала услуги по сопровождение программных продуктов 1С в ООО "ЭкоТек".
После нескольких встреч и многочасовых переговоров совместно с заказчиком было принято решение автоматизировать внутренний документооборот, а так же работу с клиентами с помощью программного продукта "1С: Документооборот 8 КОРП".
Первым делом сотрудники ООО "ЭкоТек" составили техническое задание с полным описанием своего рабочего процесса. На основании имеющегося ТЗ были смоделированы в 1С примеры основных бизнес-процессов.
В результате автоматизированы следующие задачи:
1. Работа с устными и письменными обращениями.
2. Работа с Договорами
3. Настроена интеграция с Виртуальной АТС, а именно:
а) при входящем звонке автоматически определяется имя клиента (открывается обращение с указанием клиента, при условии, что номер телефона уже зарегистрирован в базе);
б) во время звонка можно работать с договорами и обращениями этого клиента;
в) если номер определяется как неизвестный, можно сразу добавить нового клиента.

На сегодняшний день в системе "1С: Документооборот КОРП." компания ООО "ЭкоТек" обрабатывает более тысячи обращений в день, ведет учет договоров, хранит и собирает данные по контрагентам.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Компания ООО «ЭкоТек» является региональным оператором по обращению с твердыми коммунальными отходами (ТКО) по зоне "Юг" Кемеровской области, обязанностью которого является организация и осуществление деятельности по сбору, транспортированию, обезвреживанию, утилизации и размещению всех ТКО, образующихся в зоне его деятельности, строго в соответствии с действующим законодательством.
В компании достаточно большой оборот договорной документации, некоторые сотрудники территориально находятся в разных городах области. Чтобы оптимизировать процессы согласования договоров, было принято решение автоматизации документооборота. Помимо внутренних документов, в компании используется большое количество видов входящей и исходящей документации.
Цели автоматизации:
• систематизация хранения документов;
• оптимизация процессов;
• снижение потери документов.
Руководством ООО «ЭкоТек» было принято решение автоматизировать оборот договорной документации на предприятии, для чего выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП».
Сотрудники ООО «АйТи-Сервис» произвели данное внедрение и провели следующие работы:
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов
его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной
системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана
работ
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Начальные настройки типового/отраслевого решения
(программы) для начала ведения учета
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Установка и настройка сервера СУБД
В качество сопровождения оформлен платный договор 1С:ИТС, ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта, поставки ИТС на рабочее место пользователя, используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС, осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С", произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС, производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ, произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru, производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий, ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий, произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору", осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Количество автоматизированных рабочих мест – 56.
Система введена в промышленную эксплуатацию 23.07.2018 г.
Внедрение ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» было произведено своевременно и на высоком уровне сотрудниками ООО «АйТи-Сервис».