Автоматизация внутреннего документооборота в ООО "ЭкоТек" с помощью "1С:Документооборот 8. КОРП"

Отзыв клиента

ООО "Экологические технологии"
Кемеровская обл, г Новокузнецк, Июль 2018

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: PostgreSQL)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 56

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 40

Общество с ограниченной ответственностью «Экологические Технологии» (ООО «ЭкоТек») осуществляет деятельность по обращению с отходами I-IV классов опасности с декабря 2014 года.

С 2018 года ООО "Экотек" стал Региональным оператором. В связи с этим у компании в десятки раз увеличилось количество клиентов, а это в свою очередь увеличило документооборот.

Так как наша компания ООО "АйТи-Сервис" практически с самого начала оказывала услуги по сопровождению программных продуктов 1С в ООО "ЭкоТек", перед нами была поставлена задача - улучшить жизнь клиента! 

После нескольких встреч и многочасовых переговоров совместно с заказчиком было принято решение автоматизировать внутренний документооборот, а так же работу с клиентами с помощью программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП". 

Первым делом сотрудники ООО "ЭкоТек" составили техническое задание с полным описанием своего рабочего процесса. Наша компания на основании имеющегося ТЗ смоделировала в 1С примеры основных бизнес-процессов. Таким образом мы смогли автоматизировать следующие процессы:

  • Работа с устными и письменными обращениями
  • Работа с Договорами
  • Настроили интеграцию с Виртуальной АТС "MANGO OFFICE", а именно: 
    • при входящем звонке автоматически определится имя клиента (откроется обращение с указанием клиента, при условии, что номер телефона уже зарегистрирован в базе);
    • во время звонка можно работать с договорами и обращениями этого клиента;
    • если номер определяется как неизвестный, можно сразу добавить нового клиента.

На сегодняшний день компания ООО "ЭкоТек" обрабатывает более тысячи обращений в день, ведет учет договоров, хранит и собирает данные по контрагентам и все это в системе "1С:Документооборот  КОРП."

Автоматизированы следующие функции:

  • Другие возможности
  • Работа с обращениями граждан
  • Учет договоров

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
  • Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ООО «Экологические Технологии» (ООО «ЭкоТек») осуществляет деятельность по обращению с отходами I-IV классов опасности с декабря 2014 года.
С 2018 года ООО "Экотек" стал Региональным оператором. В связи с этим у компании в десятки раз увеличилось количество клиентов, а это в свою очередь увеличило документооборот.

Партнером по проекту стала компания ООО "АйТи-Сервис", которая практически с самого начала оказывала услуги по сопровождение программных продуктов 1С в ООО "ЭкоТек".
После нескольких встреч и многочасовых переговоров совместно с заказчиком было принято решение автоматизировать внутренний документооборот, а так же работу с клиентами с помощью программного продукта "1С: Документооборот 8 КОРП".
Первым делом сотрудники ООО "ЭкоТек" составили техническое задание с полным описанием своего рабочего процесса. На основании имеющегося ТЗ были смоделированы в 1С примеры основных бизнес-процессов.
В результате автоматизированы следующие задачи:
1. Работа с устными и письменными обращениями.
2. Работа с Договорами
3. Настроена интеграция с Виртуальной АТС, а именно:
а) при входящем звонке автоматически определяется имя клиента (открывается обращение с указанием клиента, при условии, что номер телефона уже зарегистрирован в базе);
б) во время звонка можно работать с договорами и обращениями этого клиента;
в) если номер определяется как неизвестный, можно сразу добавить нового клиента.

На сегодняшний день в системе "1С: Документооборот КОРП." компания ООО "ЭкоТек" обрабатывает более тысячи обращений в день, ведет учет договоров, хранит и собирает данные по контрагентам.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция со сторонними системами автоматизации
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка и настройка сервера СУБД
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Компания ООО «ЭкоТек» является региональным оператором по обращению с твердыми коммунальными отходами (ТКО) по зоне "Юг" Кемеровской области, обязанностью которого является организация и осуществление деятельности по сбору, транспортированию, обезвреживанию, утилизации и размещению всех ТКО, образующихся в зоне его деятельности, строго в соответствии с действующим законодательством.
В компании достаточно большой оборот договорной документации, некоторые сотрудники территориально находятся в разных городах области. Чтобы оптимизировать процессы согласования договоров, было принято решение автоматизации документооборота. Помимо внутренних документов, в компании используется большое количество видов входящей и исходящей документации.
Цели автоматизации:
• систематизация хранения документов;
• оптимизация процессов;
• снижение потери документов.
Руководством ООО «ЭкоТек» было принято решение автоматизировать оборот договорной документации на предприятии, для чего выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП».
Сотрудники ООО «АйТи-Сервис» произвели данное внедрение и провели следующие работы:
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов
его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной
системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана
работ
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Начальные настройки типового/отраслевого решения
(программы) для начала ведения учета
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Установка и настройка сервера СУБД
В качество сопровождения оформлен платный договор 1С:ИТС, ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта, поставки ИТС на рабочее место пользователя, используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС, осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С", произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС, производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ, произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru, производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий, ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий, произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору", осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Количество автоматизированных рабочих мест – 56.
Система введена в промышленную эксплуатацию 23.07.2018 г.
Внедрение ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» было произведено своевременно и на высоком уровне сотрудниками ООО «АйТи-Сервис».