Автоматизация предприятия ООО "Грин Голд" с помощью ПП "1С:Комплексная автоматизация 8"

Группа компаний «Грин Голд» - это проект розничной торговли известного бренда питомника растений «Вергер». Питомник «Вергер» самый крупный питомник в северной части Московской области, который занимает площадь – 63 Га, основным направлением деятельности питомника является выращивание деревьев и кустарников лиственных и хвойных пород различных категорий, а также продажа деревьев в рамках сотрудничества со строительными компаниями, ландшафтными дизайнерами и представителями муниципалитетов.

В компании филиальная сеть, подразделения есть в Москве, Туле и Петербурге.

Территориальное распределение:

• Офис – г. Москва
• Склад и производство – МО, Дмитровский р-н 

С 2016г. для автоматизации работы компании была выбрана программа «1С:Управление производственным предприятием 8» и произведён переход с «1С:Управление торговлей 8». Однако, в виду специфики отрасли было принято решение о доработке программы. В конце 2017 года мы вплотную приступили к анализу предложений доведения программы до совершенства.

Для выполнения работ была выбрана компания ООО «ЦПТ Вега» являющаяся партнером фирмы 1С и имеющая статус 1С:Франчайзи. Выбирая партнера, мы искали в первую очередь квалифицированного, нам было важно, чтобы подрядчик имел опыт в решении проблем с производительностью, а также мог предоставить консультации о том, как правильно работать в новой системе.

Мы выбрали ООО «ЦПТ Вега» по причине положительной репутации, качественной и индивидуальной работы с Заказчиками, внимательного отношения к клиентам, быстрого реагирования на запросы клиентов.

В этой компании в основу проектного менеджмента заложены стандарты:

• ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования».
• PM-BОК «Свод Знаний по Управлению Проектами» 

Основными целями проекта внедрения в компании ООО «ГРИН ГОЛД» были:

• автоматизация управленческого учета
• автоматизация документооборота компании
• получение актуальной информации о деятельности компании, в частности, оперативного получения информации о состоянии работ по проектам, дебиторской и кредиторской задолженности, финансовом состоянии предприятия.  

Работу было принято вести поэтапно в рамках проектного внедрения:

• Предпроектное обследование
• Сбор требований Заказчика
• Моделирование процессов
• Анализ полученных данных
• Выбор способа автоматизации
• Формирование Технического задания
• Развертывание системы
• Перенос данных
• Обучение пользователей группами по ролям
• Обучение пользователей на производстве
• Обучение пользователей в офисе
• Опытная эксплуатация
• Тестовая эксплуатация 

Предпроектное обследование

Основные задачи проведения обследования организации Заказчика:

• На основании информации полученной от Заказчика уточнить перечень направлений, по которым планируется автоматизация.
• Выявить основные задачи, которые Заказчик планирует решить с помощью внедрения.
• Изучить процессы учета и управления, определение необходимости изменения в случае неэффективности их реализации в существующем виде.
• Идентификация областей применения системы.
• Подготовка предложений Заказчику по объему разработки и продолжительности всего проекта внедрения. 

В рамках предпроектного обследования были определены основные бизнес-процессы для автоматизации:

• Управление оптовыми и розничными продажами
• Управление закупками и логистикой
• Ценообразование
• Производственный учет
• Управление складом
• Кадровый учет (управленческий)
• Кадровый учет (регламентированный)
• Регламентированный учет ЗП
• Операционный анализ работы компании
• Регламентированный бухгалтерский учет 

В результате предпроектного обследования были:

• Изучены и проанализированы схемы бизнес-процессов «Как есть».
• Изучены и проанализированы существующие проблемы в работе с текущими информационными системами.
• Подготовлен отчет по экспресс-диагностике.
• Подготовлена предварительная оценка на внедрение информационной системы в компании заказчика 

После проведения обследования сотрудники компании Исполнителя предложили два варианта автоматизации:

• оставаться на имеющемся программном продукте «1С:Управление производственным предприятием», кроме подразделения бухгалтерии. Этому подразделению рекомендовали перейти на программный продукт «1С:Бухгалтерия 8» с настройкой импорта данных. Это позволило бы избежать ошибок в учете и улучшить работу бухгалтерии;
• в виду планируемого закрытия продаж и дальнейшей поддержки программы «1С:Управление производственным предприятием» со стороны компании разработчика – фирмы «1С» провести проект перехода на ведение управленческого и оперативного учета в программном продукте «1С:Комплексная автоматизация 8».

Задача осложнялась тем фактором, что у нас было насколько различных баз, а также специфика вида деятельности требовала дополнительных доработок системы.

По итогам внутреннего совещания было принято решение двигаться дальше по второму варианту.  

Согласно проектной технологии внедрения, сотрудниками компании ЦПТ «ВЕГА» было сформировано Техническое задание на перевод существующей системы с программы «1С:Управление производственным предприятием 8» на более современное технологическое решение. Максимально подходящим программным продуктом был выбран «1С:Комплексная автоматизация», т.к. в нем есть готовые решения для автоматизации различных направлений учета с возможностью гибкой настройки конфигураций под требования учета на предприятии, доступной цены и возможности быстро приступить к работе. 

Прикладное решение «1С:Комплексная автоматизация» позволяет построить современную систему учета с высокой степенью детализации затрат, определить показатели управления и ответственности пользователей в рамках единого информационного пространства.  

В программе реализованы следующие функции:

• Постановка целей – определение собственно целей и критериев, по которым можно оценить их достижение.
• Планирование – представление целей предприятия в прогнозах и планах:
• уточнение показателей, условий, требований и ограничений для планирования;
• балансирование системы планов.
• Оперативный учет:
• решение задач управления и взаимодействия с внешним окружением;
• казначейство;
• автоматизация продаж, закупок, складской деятельности;
• управление обеспечением потребностей;
• учет в производстве;
• отражение фактов хозяйственной деятельности.
• Мониторинг финансово-хозяйственной деятельности.
• Анализ – исследование отклонений фактических результатов деятельности от запланированных или типичных значений.
• Кадровый учет и расчет зарплаты – управление персоналом и его мотивация.
• Регламентированный учет – формирование отчетности для внешних пользователей.

Использование инструментов прикладного решения позволяет обеспечить слаженную работу подразделений как внутри организации, так и с внешним окружением (клиенты, поставщики, конкуренты). 

В Техническом задании на перевод Системы были описаны следующие этапы. 

1. Инициация проекта

В рамках данного этапа были проведены организационные собрания, определен состав команды проекта со стороны Исполнителя и Заказчика, произведена разработка плана проекта, поставка программного обеспечения.

Результат этапа:

• Поставка ПО.
• План выполнения работ по проекту. 

2. Обучение рабочей группы

В рамках данного этапа проведено обучение проектной команды со стороны Заказчика. Обучение данных специалистов выделено в отдельный этап, чтобы в ходе проведения обследования и проектирования системы эти специалисты со стороны Заказчика уже имели представление о системе и могли участвовать в подготовке и согласовании проектного решения.

Результат этапа:

• План-график обучения.
• Специалисты рабочей группы со стороны Заказчика прошедшие обучение и аттестацию. 

3. Подготовка, развертывание системы, тестовая эксплуатация и перенос данных

В рамках данного этапа специалистами Исполнителя проведена

• установка системы на сервер и рабочие места пользователей
• перенос справочных данных и остатков
• разработка специальных правил обмена
• настройка параметров базы
• прав доступа и интерфейса
• настройка в соответствии с проектным решением. 

В два этапа осуществлен перенос данных:

• перенос остатков и справочников;
• перенос данных бухгалтерского и налогового учета. 

В связи с невозможностью проведения инвентаризации в осенне-зимний период, остатки переносятся на основании данных в имеющейся программе. 

Результат этапа:

• Система, адаптированная в соответствии с проектным решением под бизнес-процессы Заказчика
• Установка и настройка серверной части
• Установка клиентских мест
• Заполнение справочников
• Настройка разграничения прав доступа 

4. Обучение пользователей

В рамках данного этапа было осуществлено обучение пользователей на уже настроенной под бизнес-процессы Заказчика Системе. Обучение производилось высококлассными специалистами со знанием как специфики нашего учета, так и знаем программного продукта на высоком уровне.

Результат этапа:

• План-график обучения
• Специалисты Заказчика, прошедшие обучение и аттестацию.

5. Опытная эксплуатация

На данном этапе все пользователи уже работали в настроенной Системе, а специалистами Исполнителя оказывались консультации на рабочих местах.

Результат этапа:

• Система, прошедшая опытную эксплуатацию
• Корректировка настроек по результатам опытной эксплуатации
• Приказ о переводе системы в промышленную эксплуатацию 

6. Тестовая эксплуатация

В рамках последнего этапа система была переведена на комплексное сопровождение в компанию Исполнителя.

Итогом работ стала:

• система, настроенная в соответствии с проектными решениями.
• система, прошедшая опытно-промышленную эксплуатацию по указанным процессам в режиме реального времени.
• обученный персонал Заказчика для использования Системы.

В ходе проекта были выполнены следующие работы:

• консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
• продажа выбранных программных продуктов;
• доставка программных продуктов в офис заказчика;
• установка программного обеспечения на компьютеры заказчика. 

Внедрение Системы позволило нашей компании:

• Иметь детальную информацию по закупкам, продажам и состоянию складских запасов как по Компании в целом, так и по отдельным юридическим лицам.
• Иметь прозрачную картину о распределении прямых и косвенных расходов на финансовый результат.
• Планировать и вести учет операций закупок, учета на складах, продаж в едином пространстве данных.
• Вести историю взаимоотношений с поставщиками и клиентами.
• Иметь источник информации для управления денежным потоком.
• Из единого источника данных получать показатели о ходе бизнеса и взаимосвязях для принятия решений, например, причины рекламаций клиентов, внутренних конфликтов, возникновения «узких мест».
• Своевременно получать оповещения о важных и критических ситуациях / событиях. Оперативно выявлять и/или предотвращать проблемные точки бизнес-процессов.
• Сократить время на подготовку операционной и управленческой отчетности: отчеты на основе непротиворечивых данных доступны пользователю информации в реальном времени.
• Выровнять и оптимизировать процессы Компании в целом.