Автоматизация рабочих процессов в сети салонов оптики на базе "1С:Управление торговлей 8"

Меня зовут Ольга, я работаю менеджером по ИТ в престижной оптической сети "Мир Оптики" в городе-герое Волгоград!

В настоящее время в нашей фирме открыто 20 салонов, в которых предоставляется весь спектр услуг по оптической коррекции зрения, кроме того в центре Волгограда мы открыли элитный салон Арт Опитика. Таким образом, на сегодняшний день сеть салонов Мир Оптики и Арт Оптика является крупнейшей оптической компанией Волгоградской области.

Наша компания имеет четыре производственных участка для производства очков. Современное оборудование позволяет достигать безупречного качества исполнения заказов любой сложности. Посетителю салона помогают бесплатно подобрать очки, заказы по желанию клиента изготавливаются в течении часа.

Всего этого мы смогли добиться в том числе и с внедрением программ 1С. На данный момент отдел кадров работает в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 2.5; бухгалтерия - 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0; весь персонал, связанный с торговлей (оптики-консультанты, менеджеры салонов, контакт-центр, отдел логистики, отдел по персоналу, маркетинг, дирекция) работают в 1С:Управление торговлей, редакция 10.3.

Начнём с того, что до приобретения программы 1С мы работали в какой-то непонятной "программке", в которой абсолютно не понятно куда-то вечно пропадал товар, и найти его было просто невозможно, из месяца в месяц у нас не сходилось сальдо на конец месяца с сальдо на начало. И только сейчас, после внедрения 1С, где всё просто и прозрачно, я понимаю как много мы не учитывали, например, товар в пути, товар в резерве, и многое другое.

Для удобства связи клиентов в нашей фирме работает контакт центр. До подключения их к программе 1С, операторы вели запись  клиентов вручную, что было крайне неудобно, т.к. в салоне так же параллельно велась ручная запись клиентов, приходилось дополнительно созваниваться с клиентами, уточнять время,  происходили "накладки". Мы настроили в программе он-лайн запись к врачам, теперь она стала прозрачна, исключены накладки на одно и тоже время. В программе созданы корректировки графика врачей, что позволило сэкономить время оператора на перезапись клиентов к другому врачу, при создании документа Корректировка графика, список клиентов автоматически сохраняется. В программе хранится история оказанных медицинских услуг. В 2012 году мы внедрили CRM и Софтфон, а в 2016 - Софтфон 3. В результате этого у нас два оператора контакт центра могут одновременно вести он-лайн запись к врачу, принимать и переключать телефонные звонки, обзванивать клиентов по доброжелательности (он-лайн опрос), просматривать видео и фиксировать в программе ошибки в работе консультантов.

• обработка заказов покупателей
• формирование заказов поставщику для каждого салона, по всем поставщикам.

Мы автоматизировали по максимуму рабочее место консультанта по продажам (оптик-консультант). До автоматизации оптик работал в полном интерфейсе, что затрудняло их работу, т.к. многие забывали где находится та или иная кнопка, на поиск той или иной функции уходило много времени. Сейчас оптик работает в своем интерфейсе, где есть четкое разделение на основные подразделы "Линзы" и "Очки" - это необходимо для "отсечения" ненужной информации по остаткам товаров. На экране оптик видит несколько больших подписанных кнопок:

• Покупатель  - в данном разделе ведется не только оформление новых клиентов и другая информационная работа, такая как выдача карты постоянного клиента, информационное согласие, просмотр истории заказов покупателя;
• Заказ - в данном разделе ведется оформление заказов покупателя, хранятся рецепты на очки и контактные линзы, на основании которых оформляется заказ. Остатки товара программа видит по всем складам в режиме он-лайн. Если товара нет на остатках, оптик все равно сможет сформировать  заказ, программа отправит на основании такого заказа - заказ поставщику; 
• Номенклатура - оптик видит всю информацию по товару (отсканировав его штрих-код), остатки, паспорт товара, свойства и т.д.
• В отдельную кнопку вынесено расписание приема врачей, которое формируется в результате он-лайн записи как в контакт центре так и в салонах.
• Так же создана кнопка с отчетами, в которых оптик видит помимо рабочей информации по товару и заказам покупателя, еще и свою личную информацию - оптик видит свою личную зарплату которую он заработал в течении месяца, ежемесячные и квартальные бонусы (данные отчеты настроены персонально по каждому сотруднику), что мотивирует сотрудников к увеличению продаж.
• В течении месяца оптик видит в режиме он-лайн (зависит от плана работы на весь салон и от графика работы всех сотрудников салона) свой план работы, разбитый на каждый день. Данный план оптик должен выполнять, от этого будет зависеть размер его зарплаты. Так же оптик в режиме он-лайн может зарегистрировать претензию клиента, которая автоматически придет к руководителю салона, в результате чего руководитель сможет оперативно ответить на претензию и решить в положительную сторону для клиента сложившуюся ситуацию.

Конечно же все эти операции привели к увеличению продаж, т.к оптик не тратит время на вспоминание инструкций по работе в 1С, он все видит на экране. Но, на всякий случай, в программу добавлена кнопка "Помощь", куда ИТ отдел вносит инструкции по каждому разделу интерфейса оптика. Кнопка "Помощь" находится в каждом разделе интерфейса, можно открыть инструкцию и, не закрывая её на экране, параллельно делать ту или иную операцию в 1С. 

На данный момент идет работа над разработкой интерфейса врача, что освободит врача от выписки бумажных рецептов, предотвратит потерю рецепта.  Врач будет в режиме он-лайн вносить результаты осмотра, программа автоматически сформирует рецепт, на основании которого оптик-консультант сформирует заказ покупателя на очки или контактные линзы. Так же идет разработка рабочего места мастера по изготовлению очков, оно находится в режиме тестирования. В данном интерфейсе планируется автоматическое расположение заказа в расписании мастера, таким образом мастер будет выполнять по мере поступления заказы клиентов. В результате анализа данных интерфейса мастера будут настроены и выведены на рабочее место оптика-консультанта статусы заказов, которые будут автоматически меняться от того или иного действия, произведенного в 1С, например "Оправа - в пути в салон", "Очковые линзы - заказаны у поставщика", "Очки - готовы, в мастерской" и т.д. В результате этого оптик не будет тратить время на выяснение где находится заказ покупателя и на каком этапе. 

Настройкой всех выше описанных разделов занимается сопровождающая нас фирма-франчайзи 1С ООО «Инфо-Шаман». 

Программы для бухгалтерии и отдела кадров мы приобрели сравнительно недавно, но уже произведена настройка данных программ. Над настройкой данных программ работает наш штатный программист.  Так, например, мы настроили разбивку пособий по социальному страхованию между УСН и ЕНВД, что освободило отдел кадров от ручного пересчета.

Так же нами настроена автоматическая загрузка документов оплаты из 1С:Управления торговлей в 1С:Бухгалтерию предприятия с панелью для сверки первичных данных. Выполнение данной работы освободило бухгалтерию от ручного ввода разных документов, упрощена сверка документов.

Таким образом, программы 1С помогают в работе всему персоналу нашей фирмы соответствовать поставленной миссии - заботиться о наших клиентах, осуществляя их мечты о лучшем зрении, в стремлении сделать жизнь людей ярче, предоставляя оптические услуги международного качества. Своей работой мы несем добро людям, получая от этого позитивное отношение к жизни и гармонию на душе!