Автоматизация работы ООО "Группа Компаний "Русагро" с помощью "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ деятельности и план-фактный анализ проекта
• Делопроизводство
• Другие возможности
• Планирование содержания и сроков проекта
• Учет и хранение документов
• Учет хозяйственных операций и регистрация фактических данных проекта

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Группа компаний «РУСАГРО» — крупнейший агрохолдинг России, осуществляющий деятельность по 4-м направлениям: производство сахара, растениеводство, свиноводство, масложировой бизнес. Основные активы компании рассредоточены по Белгородской, Тамбовской, Свердловской, Воронежской, Самарской, Курской, Орловской областям и Приморскому краю. Штаб-квартира холдинга находится в Москве. В совокупности в группе компаний работают более 14 000 человек.


I ЭТАП (апрель – декабрь 2019 года)
Внедрение полнофункциональной системы электронного документооборота в управляющем холдинге, координирующем деятельность всех 4-х бизнес-направлений «Русагро», и на 11 территориально распределённых сахарных заводах.

ЦЕЛИ ПЕРВОГО ЭТАПА ВНЕДРЕНИЯ:
• Усовершенствовать бизнес-процессы за счёт интеграции новой СЭД с используемыми на предприятии учётными системами.
• Обеспечить единый доступ к юридически значимым документам из интерфейсов программ «1С:Документооборот», «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Зарплата и управление персоналом».
• Организовать эффективную систему мониторинга и анализа исполнения сотрудниками задач по документам.
• Ускорить движение документов внутри компании.

РЕЗУЛЬТАТЫ ПЕРВОГО ЭТАПА:
В ходе реализации проекта было осуществлено внедрение «1С:Документооборот КОРП» в СБН Русагро в головном офисе и на 11 территориально распределенных предприятиях (4 региона) для 1000 пользователей, которое включало в себя формирование и оптимизацию маршрутов согласования для более чем 300 видов внутренних документов, которые вошли в следующие разделы учета:
• Делопроизводство (Входящие/Исходящие/Внутренние документы/Служебные записки/Доверенности)
• Процессы маркетинга (Бизнес-планы/Служебные записки по проектам)
• Организационно-распорядительные документы (Приказы/Распоряжения)
• Документальное сопровождение совещаний по методике СМК «Эверест»
• Документальное сопровождение заседаний по методике СМК «Эверест»
• Работа с инцидентами по методике СМК «Эверест»
• Работа с отклонениями по методике СМК «Эверест»
• Работа с проверками (УВА/СБ ГК) по методике СМК «Эверест»
• Договорная работа
• Тендерная деятельность
• Инвестиционные проекты
• Работа с реестрами (реестр судов, административных дел, лицензий, ???)
• Проведение аудитов по методике СМК «Эверест»
• Заявки (АХО, HR, ЮД, ФД)
• Архивное хранение
• Отчетность
• Проектный учет
Под индивидуальные требования заказчика были доработаны такие модули СЭД, как:
• Служебные записки HR («Отчет об использовании личного транспорта в служебных целях», «Совмещение должностей»)
• Договорная деятельность («Учёт ковенантов»)
• Товарный кредит («Отзыв товарного кредита»)


II ЭТАП (апрель – декабрь 2018 года)
Создание единой информационной системы управления проектами предприятия, обеспечивающей выполнение работ по проектам с требуемым качеством, в контрактные сроки, согласно установленному бюджету, соблюдая требования безопасности, корпоративные и законодательные требования. На первоначальном этапе, в 2018 году, система должна была обеспечить своевременное строительство нового сахарного завода СДМ2 в Белгородской области.

ЦЕЛИ ВТОРОГО ЭТАПА:
• Организовать управление проектом с оптимальным количеством иерархических уровней при широком партнёрстве участников
• Обеспечить централизованное управление проектной деятельностью компании на трёх уровнях: стратегическом, оперативном и текущем
• Обеспечить эффективное управление ресурсами
• Наладить эффективное управление рисками
• Организовать управление отклонениями
• Обеспечить контроль исполнения по срокам
• Обеспечить контроль исполнения по объёмам работ в натуральных показателях
• Внедрить стандарты ведения проектной документации
• Внедрить стандарты ведения претензионной деятельности
• Организовать эффективную систему формирования статистической отчётности

РЕЗУЛЬТАТЫ ВТОРОГО ЭТАПА ПРОЕКТА:
Внедрение корпоративной системы управления проектами в ООО «Русагро-Центр» осуществлялось в рамках поддержки процессов строительства сахарного завода СДМ2 в Белгородской области и было реализовано за 8 месяцев.
Для обеспечения удобства всех участников проектной деятельности система была развёрнута на базе общей системы документооборота предприятия на платформе 1С. Встраивание модуля управления проектами в общую систему документооборота предприятия позволило:
• Создать единую рабочую среду для всех участников проекта: сотрудников различных функциональных подразделений ООО «Русагро-Центр», а также огромного числа подрядчиков и поставщиков.
• Обеспечить участникам проекта доступ к необходимой первичной документации (ТЗ, сметам, договорам, приложениям к договорам, графикам и т. д.).
• По мере необходимости привлекать к работе по проекту сотрудников функциональных подразделений «Русагро», ставить им задачи и контролировать исполнение.
• Организовать удалённое подключение подрядчиков и поставщиков к системе всеми возможными способами: путём прямого доступа в систему, через почту, через мобильное приложение.
• Использовать готовые шаблоны для формирования необходимой статистической отчётности.
• Использовать привычные для сотрудников «Русагро» инструменты управления процессами (процедуры постановки задач и исполнения).

Созданная система управления проектами позволила решить все задачи, которые перед нею ставились.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика