Внедрение программного продукта "1С:Предприятие 8. Комплексная автоматизация торговли алкогольной продукцией" в ООО Магрос (РФ, г. Магадан)

Общество с ограниченной ответственностью "Магрос"
Магадан, Январь 2016

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 8

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 8

Наша компания ООО «Магрос» является одной из самых крупных компаний Магаданской области по поставке пивной продукции. С нами сотрудничают как небольшие компании, так и существующие крупные торговые сети. С самого начала деятельности наша компания стремилась быть конкурентоспособной за счет широкого ассортимента продукции, быстрой отгрузки товаров и иных аспектов, позволяющих выделить нас на рынке только с положительной стороны. Наша компания развивалась и прогрессировала вместе с нашими партнерами. Вместе с тем, развивая нашу компанию и позиционируя ее как ответственного, добросовестного партнера, было невозможно обойтись не только без правильного оперативного учета, организованного внутри нашей компании, но и без повышения качества взаимодействия с нашими партнерами.

В определенный момент была выявлена явная потребность в более глубокой автоматизации бизнес-процессов, в связи с чем, нами была инициирована необходимость разработки проекта по «точечной» автоматизации бизнес-процессов нашей компании.

Необходимо отметить, что оперативный учет, с самого первого дня нашей работы, мы осуществляли в программном продукте, который был разработан магаданским программистом.

В связи с постоянными изменениями в законодательстве Российской Федерации, которые предъявляли дополнительные требования к ведению учета на предприятии, например, формирование и сдача алкогольной декларации, взаимодействие с программным комплексом ЕГАИС и т.д., поддержка используемого программного продукта становилась нецелесообразной, а в некоторых моментах невозможной.

Нами было принято решение о необходимости перехода на программный продукт, который обеспечит удобство, быстроту применения новых бизнес-процессов внутри компании, с учетом динамично развивающегося законодательства, вносящего свои особенности в ведении бизнеса, а также возможность развивать и реализовывать свои бизнес-процессы, с целью повышения качества работы наших сотрудников, а значит и компании в целом.

Мы обратились в компанию франчайзи ООО "ЭйБиКрафт", с просьбой о помощи в разработке концепта/проекта по автоматизации наших бизнес-процессов с использованием одного из существующих программных продуктов фирмы «1С».

Нашей компании, после проведенных переговоров со специалистами ООО "ЭйБиКрафт", был предложен программный продукт 1С: Предприятие 8. Комплексная автоматизация торговли алкогольной продукцией», редакция 1.1.

После проведения внутреннего согласования критериев и особенностей бизнес-процессов необходимых к реализации в нашей организации, а также проведенной для руководства нашей компании презентации сотрудниками ООО "ЭйБиКрафт", предложенный ранее программный продукт был согласован и разработана дорожная карта последующего внедрения.

Специалистам компании ООО "ЭйБиКрафт" были поставлены следующие задачи:

  • Автоматизировать процесс учета товаров на складе с применением типового функционала, имеющегося в выбранном программном продукте.
  • Автоматизировать процесс закупок и продажи товаров.
  • Осуществить интеграцию с системой CRM для работы с Пивоваренной компанией «Балтика» с целью обеспечения автоматического обмена документами, необходимыми отчетами (остатки, продажи).
  • Осуществить интеграцию с системой «Моби-С» (обеспечение мобильности наших агентов. Оптимизация рабочего процесса).
  • Разработать и внедрить отчеты и обработки, позволяющие:
    • упростить взаимодействие с программным продуктом;
    • осуществлять оперативный контроль за движением товаров, контроль за обменом документами с системой ЕГАИС.

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизирован процесс закупки и продажи товаров с дополнительной аналитикой по Справкам «А», «Б», необходимыми при работе с алкогольной продукцией.
  • Автоматизирован процесс учета товаров на складе. Дополнительно, в ходе осуществления внедрения, был разработан и внедрен ячеечный учет товаров на складе. Данный тип учета позволил избежать ошибок при отгрузке алкогольной продукции. Ранее была распространена ошибка в связи с «пересортом» товаров с одинаковым наименованием, но разными партиями.
  • Осуществлена интеграция системы CRM. Обеспечен автоматический обмен документов. Сокращены трудозатраты сотрудников на подготовку необходимой для передачи документации.
  • Осуществлена интеграция системы «Моби-С», что позволило качественно улучшить работу агентов при встрече с клиентами в «поле». Обеспечен доступ агентов к информационным базам с актуальными сведениями о наличии и количестве товара. Сокращено количество времени, затрачиваемое на оформление заказов клиентов.

В связи с переходом на типовой программный продукт, осуществлена перестройка бизнес-процессов за счет унификации/упрощения действий, выполняемых сотрудниками при работе с программным продуктом. Введена типология работы с программным продуктом, что позволило ускорить процесс обучения новых сотрудников.

Проведено первичное обучение сотрудников.

Автоматизированы следующие функции:

  • Взаиморасчеты с покупателями
  • Взаиморасчеты с поставщиками
  • Контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов
  • Налоговый учет
  • Оптовая торговля
  • Оформление заказов покупателей
  • Оформление заказов поставщикам
  • Резервирование ТМЦ
  • Управление складскими запасами
  • Учет продаж ТМЦ

Сопровождение:

  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция со сторонними системами автоматизации
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика