Автоматизация оперативного управления в ООО "Госплат" на базе "1С:Управление нашей фирмой 8"

Компания “Госплат” занимается установкой и обслуживанием терминалов по приему госпошлин от населения. Платежные терминалы располагаются в многофункциональных и бизнес-центрах Новосибирской области.

До решения автоматизировать рабочие процессы с программами “1С” организация не была знакома. Велись таблицы эксель, которые со временем превратились в большие неповоротливые массивы хранения информации. Данные в них вносились и анализировались вручную, что занимало много времени. Компания постоянно работает с большими объемами денежных средств и учет в режиме реального времени стал очевидной назревшей потребностью.

Для решения указанной задачи были изучены существующие на рынке системы автоматизации. Как оказалось, из-за специфики деятельности использовать какую-либо из них в типовом решении не получится, понадобятся доработки. Специалисты “1С-Рарус в Новосибирске”, исходя из своего опыта, рекомендовали к использованию программный продукт “1С:Управление нашей фирмой”. Данная программа давно зарекомендовала себя как конфигурация, позволяющая при наличии стандартных инструментов, легко настраивать и дорабатывать ее под потребности клиента. В результате, на первом этапе программа была установлена, настроена, проведено обучение сотрудников.

Одной из задач, которую необходимо было решить специалистам “1С-Рарус” заключалась в следующем: определенное количество инкассаторов производит выемку денег из терминалов. Далее они отвозят их в банк и кладут на определенный расчетный счет. Таких счетов несколько, и находятся они в различных банках. Из-за этого постоянно возникала проблема, сколько денег каждый из них положил, сколько у того или другого осталось на руках. Соответственно, хотелось считать разницу, понимать, где “зависли” деньги (часто на стороне банков), каковы реальные суммы, находящиеся у инкассаторов в тот или иной момент времени.

Условие: существуют два источника данных. Первый - платежная система самих терминалов, считающая сумму платежей и сумму инкассированных денежных средств. Второй - банковские выписки, которые загружаются с помощью системы клиент-банк, поддерживаемой во всех типовых программах “1С”. Таким образом, необходимо было объединить работу двух независимых систем.

Что сделали? Сначала специалисты “1С-Рарус” доработали систему в части работы с кассами, чтобы можно было учитывать инкассаторов. Затем настроили загрузку отчетов из платежной системы, которая как раз показывает, сколько платежей по конкретному терминалу произведено, какая сумма инкассирована за определенный период. Таким образом, система принимает и загружает в себя полученные данные. Это позволило руководству компании “Госплат” понимать не только, сколько денег проходило по терминалу за определенный период, но и видеть это в привязке к конкретному инкассатору. Что касается системы клиент-банк. Были внесены существенные изменения в обработку загрузки данных. Систему “научили” распознавать платежи от инкассаторов (причем для каждого из определенных банков), а также создавать поступления на счет о перемещении денежных средств из касс инкассаторов на расчетный счет. Все данные поступают в систему автоматически, а потому получить полную картину движения денежных средств за предыдущий день не составляет труда (какие деньги пришли, сколько денег у какого инкассатора осталось). Наконец, донастройка типовых отчетов по денежным средствам отображает все движения за период и остаток на любой момент времени.

В итоге, автоматизация компании “Госплат” полностью заменила таблицы эксель, сократила время на формирование отчетов с нескольких часов до нескольких минут.

Работы продолжаются: специалисты "1С-Рарус" помогают настраивать методологию учета, собирают требования для доработок и реализуют их, внося изменения в конфигурацию, либо используя внешние средства.