Построение корпоративной информационной системы электронного документооборота в ООО "Возрождение" на ПП " 1С:Документооборот ПРОФ"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Информация о компании: Управляющая организация ООО ЖК «Возрождение» осуществляет деятельность в сфере управления 17-ю многоквартирными домами в г. Краснодаре на улицах им 40-летия Победы, Домбайская и Героев Разведчиков, при этом работает с обращениями жильцов домов, ведет тарификацию и учет коммунальных платежей и выставление счетов населению, что влечет большой объем бумажного документооборота и затрат времени на его обработку и учет.

2. Исходная ситуация:

Для управления эксплуатацией жилого фонда заказчик искал систему учета обращений граждан, ведения в единой информационной базе делопроизводства, учет и контроль поручений.

3. Выбор продукта:

Заказчик искал систему учета требующую минимальных затрат на освоение и внедрение, а так же с минимальной стоимостью, в то же время масштабируемую и интегрируемую в существующие системы бухгалтерского и кадрового учета.

4. Решение:

Была предложена конфигурация 1С:Документооборот ПРОФ, в которой клиент ведет обращения клиентов жилого фонда, учет и контроль внутренних поручений и договоров.

Этапы проекта:

1. Интервью с ключевыми пользователями и Подготовка документа "Техническое задание". Проектное решение согласовано Заказчиком.
2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.
3. Настройка интеграции учетных систем и Документооборота. Внедрены интеграционные механизмы в учетные системы; настроены параметры интеграции в учетных системах и Документообороте; проведены испытания интеграционных механизмов.
4. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания Системы; сделана доработка Системы по результатам испытаний; проведено обучение пользователей.
5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации; подписаны листы учета рабочего. времени

По методической части:

- разработка регламентирующих документов (положение об электронном документообороте, регламенты работы с входящими, исходящими и внутренними документами),
- разработка нумераторов входящих, исходящих и внутренних документов,
- проектирование прав доступа пользователей,
- разработка форм отчетности,
- разработка и ведение архива документов,
- автоматизация работы с документацией по строительству и ремонтам.

По технологической части:

Доработки 1С:Документооборот, реализованные в рамках проекта:
- Интеграция информационных систем «1С:БП», «1С:ЗУП» и «1С:Документооборот 8»
- Создание единого информационного пространства в части НСИ информационных систем Общества;
- Обеспечение возможности автоматической миграции данных между информационными системами.
- Спроектирована архитектура бизнес-процессов и маршрутов движения документов;

5. Результаты проекта:

- Переход компании на работу в типовой конфигурации.
- Использование возможностей СЭД при работе в учетных системах бухгалтерского и кадрового учета, имеющих интеграцию с СЭД.
- Ввод в действие методологических и регламентных документов, связанных с функционалом СЭД.

6. Состояние проекта:

Система передана в промышленную эксплуатацию для 10 пользователей, в перспективе развития системы до 20 пользователей.

7. Параметры проекта

Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников. Количество сотрудников организации-25.
Число автоматизированных рабочих мест-10.
Количество документов, обрабатываемых в год-5. Заполняется вручную и представляет собой сумму входящих, исходящих и внутренних документов организации за год. Также отдельно могут быть указаны обращения граждан.
Наличие территориально-распределенной СЭД - нет
Обучение пользователей проводилось в группа учебном центре Интерсофт
Осуществляется сопровождение в рамках договора ИТС ПРОФ.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Продажа выбранных программных продуктов
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Генеральному директору
ООО НПВФ «Интерсофт»
Евтенко А.М.
Отзыв о внедрении 1С:Предприятие 8

Основная деятельность ООО «Возрождение» - Управление эксплуатацией жилого фонда. Для решения задач по автоматизации документооборота, руководством компании был проведен анализ работы поставщиков программных продуктов «1С». Изучив работу фирм-франчайзи «1С» по Краснодарскому краю и принимая во внимание рекомендации коллег, в качестве поставщика программных продуктов «1С» была выбрана ООО НПВФ «Интерсофт». Договор на поставку программных продуктов «1С» и дальнейшее их сопровождение был заключен 03.10.2017.
Перед выбором программного продукта, сотрудники ООО НПВФ «Интерсофт» представили несколько вариантов поставки подходящей конфигурации. Руководством ООО «Возрождение» было принято решение о приобретении программного продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Автоматизированы следующие функции: упорядочена работа сотрудников с документами, исключена возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; сокращено время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов. В результате автоматизации программный продукт установлен на 10 рабочих мест.
Специалисты ООО НПВФ «Интерсофт» установили программный продукт и провели первичное обучение персонала ООО «Возрождение». В промышленную эксплуатацию продукт сдан 24.10.2017. Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС (на первые 3 месяца с начала эксплуатации 1С:Предприятия версии ПРОФ). Профессиональная консультация специалистов, своевременное обновление программы и поддержка ИТС способствовали успешному внедрению программного продукта. Оценив все преимущества ведения учета автоматизированного на базе «1С:Документооборот 8 ПРОФ» руководство ООО «Возрождение» планирует дальнейшее расширение автоматизированных рабочих мест.
Оцениваем работу партнера по внедрению информационной системы по следующим параметрам по 5-балльной шкале:
- Соответствие потребностям организации (от 1 до 5) ________
- Удобство работы с программой (от 1 до 5) ________
- Оцените качество работы партнера "1С" (от 1 до 5) ________
Руководство ООО «Возрождение» ценит качество работы сотрудников ООО НПВФ «Интерсофт», и надеется на дальнейшее продуктивное сотрудничество. Специалисты ООО НПВФ «Интерсофт» оказали квалифицированную помощь в подборе и внедрении программного продукта «1С». Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации своей деятельности.

23.11.2017

Генеральный директор_______________________________________ Матвеева Н. В.

М.П.