Автоматизация учета на базе "1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК" в АО «Санаторий «Красноярское Загорье»

Кратко об организации и ее задачах

Я, Сластина Татьяна Викторовна, являюсь Генеральным директором компании АО «Санаторий «Красноярское Загорье»». Наше предприятие имеет несколько заведений общественного питания, гостиничный бизнес, лечебный профилакторий, также мы занимаемся добычей полезных ископаемых. Также у нас есть жилой фонд, котельные, мы являемся управляющей компанией ТСЖ и ЖСК в селе Кожаны. Кроме того, у нас есть подразделения продаж в городах Красноярского края. Есть собственные розничные точки (магазины), а также мы являемся лечебным учреждением.

Для такого разнообразного учета разработано и использовалось различное программное обеспечение уже не соответствующее требованиям бизнеса на базе 1С:Предприятие 7.7. Для учета ТСЖ расчеты велись в основном вручную, использовались устаревшие квитанции. Также мы сталкивались с большим количеством проблем в учете и расчетах с гостями, происходило дублирование данных при учете питания. Были проблемы при планировании платежей, разносились взаиморасчеты в 1С:Бухгалтерии 7.7, а также дублировались в программе 1С:СОУ (разработка). Проблемы в учете медикаментов, учет велся вручную. Учет и расчеты с проживающими велись в программе 1С:СОУ. Клиенты учреждения вносили предоплату на карту, с которой производили внутренние расчету в ходе проживания внутри учреждения. Были проблемы с учетом государственных контрактов и отчетности по ним. Расчеты с ФОМС велись вручную.

Из любой ситуации есть достойный выход

Выбор, для решения данных задач, пал на компанию «ТехноСофт», которая согласилась в кратчайшие сроки, установленные руководством компании АО «Санаторий «Красноярское Загорье»», автоматизировать часть бизнес процессов. Сначала был разработан план по переводу компании с устаревшей 1С:Бухгалтерии 7.7 на 1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК. Максимально использован типовой функционал в 1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК и добавлены многочисленные доработки для решения бизнес задач предприятия.

Совместно с «ТехноСофт» был проведен анализ работы всех подразделений, анализ программного обеспечения и их взаимодействия, как между собой, так и с внешними факторами. Большое внимание уделялось особенностям учета по подразделениям. Проведен анализ документооборота, сразу же найдены решения позволяющие экономить 160 часов рабочего времени бухгалтерии в месяц путем оптимизации работы по вводу данных.

Определены основные цели проекта:

• Создание единой учетной системы управленческого, бухгалтерского и налогового учета.
• Обеспечение автоматизированного управления процессами в единую учетную систему складского, бухгалтерского, налогового документооборота;
• Минимизация хождения бумажных документов;
• Создание инструментов сбора статистики и отчетности;
• Автоматизация платежного календаря, планирования платежей, отслеживания дебиторской задолженности;
• Обеспечение закупок на основании лимитов минимальных остатков.
• Формирование инструкций для пользователей;
• Обучение пользователей навыкам работы в 1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК.

Когда проект автоматизации процесса документооборота был составлен и утвержден, перешли ко второму этапу - внедрение:

• Внесение структуры предприятия в базу, настройка подразделений, подчиненности, представления пользователей в документах и переписке.
• Регистрация пользователей.

Результат. Выросло количество пользователей вовлеченных в процесс. Весь учет теперь ведется и контролируется в одной программе.

• Создание рабочих групп для настройки доступа к документам. Создание ролей пользователей.

Результат. Настроены права для каждого пользователя по принадлежности к проекту.

• Перенос данных и остатков со старых учетных программ.

Результат. Оптимизация работы пользователей и высвобождение времени сотрудников.

• Автоматизировать ввод входящих, и исходящих документов.

Результат. Все бухгалтерские документы и расчеты в одной программе.

• Автоматизация расчетов по ЖКХ, автоматизация расчетов выпадающих доходов.

Результат. Экономия рабочего времени сотрудников бухгалтерии и экономистов. Повышение точности и верности расчетов. Отсутствие штрафов, своевременность предоставления квитанций на оплату услуг ЖКХ.

• Автоматизация загрузки и выгрузки банковских выписок и ПП.

Результат. Экономия времени бухгалтерии, повышение скорости и точности выполнения  операций.

• Автоматизация учета в розничных магазинах. Подключение онлайн касс.

Результат. Своевременное отражение выручки от продаж в магазинах. Предупреждение воровства.

• Автоматизация учета в ресторанах и кафе.

Результат. Ликвидация дублирования данных и излишних переносов всех данных из разных программ по номенклатурно. Экономия времени от ликвидации излишних сверок и поисков расхождений в остатках на складах.

Результаты не заставили себя ждать!

Эффекты от реализации проекта. Внедрение 1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК позволило:

• Сократить рабочее время в бухгалтерии на 160 часов. Исключили дублирование данных в разных программах, сократили время на контроль и проверку остатков на складах. Убрали время на не нужные переносы данных из различных программ;
• Автоматизированы операции по оплате счетов, платежный календарь. Исключили ошибки переплаты по счетам, установили контроль сроков оплаты. Автоматический подбор оплат по срокам из условий договора;
• Автоматизированы расчеты выпадающих доходов. Расчеты с населением по услугам ЖКХ приведены в соответствие с законодательством;
• Сократить время на подготовку регламентированной отчетности
• Повысить качество принимаемых управленческих решений.
• Повысить уровень прозрачности, эффективности и контролируемости работы с документами;
• Увеличить скорость поиска необходимых документов;
• Перестали теряться документы;

Общее число автоматизированных рабочих мест: 30.

В дальнейшем планируем с ООО «ТехноСофт» дополнительные работы, связанные с интеграцией программных продуктов 1С. Внедрение программ по общепиту, учету медикаментов, внедрение программного обеспечения по гостиничному, лечебно профилакторному бизнесу.