Переход с исторической СЭД на 1С:Документооборот 8 КОРП в ООО "Иркутская нефтяная компания"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

С 2012 года для организации внутреннего документооборота и процессов согласования управленческих документов использовалась историческая система электронного документооборота. К 2020 году накопились и были идентифицированы проблемы использования сторонней СЭД, которые препятствовали эффективной эксплуатации и развитию системы. В фокусе Иркутской нефтяной компании всегда находится эффективное управление внутрикорпоративными процессами, поэтому было принято решение о полной замене сторонней системы на 1С:Документооборот для цифровизации всех видов документов.
Для решения задач проекта была выбрана компания "Форус" - самая крупная в регионе компания, занимающаяся автоматизацией на базе продуктов 1С и имеющая в наличии сертифицированных специалистов по 1С:Документообороту.
В рамках проекта были проведены следующие работы:
Проведен анализ и описание бизнес-процессов Заказчика, выполнена комплексная разработка необходимой функциональности, доработаны интерфейсы, проведена комплексная настройка и параметризация базы, осуществлена настройка ролей и групп доступа, проведено обучение сотрудников компании.
Работы выполнялись с использованием Технологии корпоративного внедрения (1С:ТКВ). Этап разработки системы был организован по методологии SCRUM.
В результате система развернута на 5000 рабочих мест. Автоматизированы процессы обработки всех управленческих документов: входящих писем, исходящих и гарантийных писем, приказов и распоряжений, протоколов, внутренних нормативно-методических документов (ВНМД), служебных записок, универсальных документов, универсальных поручений.
По результатам проекта вся группа компаний работает с управленческими документами по единой логике и в рамках единого цифрового пространства:
• Внедрённая в головной организации логика управленческого документооборота масштабируется на дочерние общества и их структурные подразделения.
• Высшему руководству, руководителям структурных подразделений и другим ответственным лицам доступна фактическая информация обо всех процессах и документах группы компаний в их зоне контроля.
• Информация об исполнительской дисциплине собирается в реальном времени и передаётся на используемые руководителями дашборды.

Благодаря проекту по переходу на 1С:Документооборот, СЭД встроена в единую экосистему на базе решений 1С, что также снижает стоимость сопровождения. В настоящее время ведется информационно-технологическое сопровождение.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика