Автоматизация учета деятельности ЖКХ на базе ПП "1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК" в ООО "УК "Сити"

ООО "УК "Сити"
Москва, Январь 2018

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 5

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 5

Наша компания ООО УК «СИТИ» оказывает комплекс услуг по управлению и эксплуатации здания, включающий в себя техническое обслуживание объекта и инженерных систем, проведение ремонта (текущего, капитального), обеспечение безопасности, юридическое и финансовое сопровождение, планирование расходов, работу с собственниками и арендаторами, страхование и управление рисками, подбор субподрядчиков, услуги клининга. Техническое обслуживание инженерных систем включает в себя:

  • соблюдение законодательных и нормативно-технических актов по эксплуатации инженерных систем, вводных устройств, мониторинг их технического состояния;
  • техническое обслуживание, модернизацию, полную или частичную замену оборудования, включая планово-предупредительный ремонт и регламентные работы;
  • работы по подготовке здания к сезонной эксплуатации;
  • ведение эксплуатационной и технической документации;
  • представление интересов в городских энерго-, водоснабжающих и иных ресурсоснабжающих организациях. 

Для оптимизации учета ЖКХ, в связи с ростом лицевых счетов более 2000, в феврале 2018 г. нами была приобретена система «Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ, ЖСК» на 5 рабочих мест в компании ООО «ВДГБ». Но возникла необходимость в доработке печатной формы квитанции, а также доработке существующего отчета по отбору собственников, имеющих более одного  лицевого счета.

Таким образом, было принято решение обратиться в сопровождающую нас компанию ООО «ВДГБ» с задачей автоматизации учета ЖКХ. Первостепенными задачами были устранение ошибок регламентного задания в обработке «Домопульт», установка и исправление причин неработаспособности платежного документа, поиск ошибок начисления по показаниям счетчиков, аналитика регистра накопления расчета приборов учета. 

В результате был разработан механизм объединения и вывода в квитанцию отборов по контрагенту, доработана квитанция по нашей форме, а также было проведено обучение сотрудников по индивидуально разработанному плану:

  • Создание объектов учета (многоквартирные здания, помещения);
  • Ведение учета сведений о жильцах;
  • Паспортный учет;
  • Работа с лицевыми счетами (открытие, закрытие лицевых счетов и изменение их состояния - информации о проживающих и их количестве, открытие нескольких лицевых счетов на одно помещение и один адрес);
  • Создание различных услуг;
  • Начисления за жилье, коммунальные и прочие услуги с учетом всех особенностей расчета и начисления - по нормам, площадям, количеству жильцов, а также с учетом других особенностей;
  • Создание приборов учета;
  • Расчет начислений за услуги с использованием индивидуальных и домовых (общих) приборов учета (счетчиков);
  • Расчет и начисление пени;
  • Ввод фактических затрат на дом;
  • Расчет и учет всех имеющихся у жильцов льгот;
  • Перерасчеты (по площади, по проценту, по результатам недопоставки услуг, в результате временного отсутствия);
  • Оплата услуг (распределение оплаты между услугами, выделение оплаты на определенные, в том числе собственные услуги в первую очередь, прием оплаты при помощи сканеров штрихкода);
  • Расчет комиссии банка;
  • Взаиморасчеты с потребителями услуг в разрезе периодов и потребляемых услуг;
  • Возможности интеграции (выгрузка данных для социальных служб, администраций и муниципалитетов, автоматизированная загрузки показателей с узлов (приборов) коммерческого учета (счетчиков), автоматизированная загрузка информации о платежах за услуги, возможность обмена информацией с Сайтом ЖКХ, ТСЖ);
  • Регламентные операции (закрытие периода по начислениям ЖКХ, отражение начислений в регламентированном учете). 

В итоге, мы с успехом отладили все внутренние процессы учета. Сотрудники компании оптимизировали свое рабочее время по заполнению квитанции. 

Автоматизированы следующие функции квитанции:

  • Изменился порядок расположения коммунальных услуг и их наименование;
  • Добавились услуги «Водоотведение», была удалена услуга «Электроэнергия».
  • Было удалено разделение на индивидуальное потребление и общедомовые нужды в услуге «Отопление».
  • Во всех оставшихся коммунальных услугах были удалены общедомовые нужды, оставив только индивидуальное потребление.
  • В услуге «Содержание и ремонт жилого помещения» разбились данные на «Содержание и ремонт» и «Расходы на ДН». В «Расходы на ДН» входят все общедомовые нужды по остальным коммунальным услугам.
  • В услугах «Содержание и ремонт паркинга» и «Содержание и ремонт жилого помещения» были переименованы «Переменная составляющая» на «Расходы на ДН», куда входят услуги «Электроснабжение парковки и подсобки» и «Отопление».
  • В шапке печатной формы выводится сумма площадей (жилое помещение, парковка, нежилое помещение), а не только жилого помещения.
  • В услуге «Содержание и ремонт жилого помещения» в колонку «Расходы на ДН» были добавлены показания по услуге «Электроснабжение на ОДН».
  • В услугах «Содержание и ремонт паркинга» и «Содержание и ремонт жилого помещения» в колонку «Расходы на ДН» добавлены  показания по услугам «Холодное водоснабжение ОДН» и «Водоотведение на ОДН». 
  • Стала выводиться единица измерения услуги даже если начисления по данной услуге отсутствуют.
Итоги: Результатом автоматизации текущей системы 1С:Учет в управляющих компаниях ТСЖ, ЖСК, ЖКХ стала оптимизация всех рабочих процессов компании относящихся к работе расчетного отдела. Сократились трудозатраты сотрудников на ручной ввод данных по квитанциям, также, доработанный отчет отражает всю информацию по услугам в управляющей компании. А интеграция с порталом «Домопульт» позволила получать все данные в системе 1С сразу после ввода их жильцами на портале. Ключевым фактором явилось проведенное обучение всех сотрудников. Качественно оказанные услуги явились результатом оперативной и правильно работы в системе, что значительно влияет на снижение расходов на привлечение сторонних специалистов. 

Автоматизированы следующие функции:

  • Банк и касса
  • Другие возможности
  • Завершение периода
  • Налоговый учет
  • Основные средства
  • Планирование с учетом отраслевой специфики
  • Расчет зарплаты и кадровый учет
  • Расчеты с контрагентами
  • Регламентированная отчетность
  • Формирование отраслевой отчетности

Сопровождение:

  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Продажа выбранных программных продуктов