Внедрение Автоматизированной Системы Управления Процессами и Документами в обществе с ограниченной ответственностью «Металлоинвест Корпоративный Сервис» (ООО «МКС»)

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

1. Ситуация в компании до старта проекта
На момент старта проекта, в ГК «Металлоинвест» велись работы по формированию многофункционального Общего Центра Обслуживания (МФ ОЦО), в рамках которого предполагалось предоставление услуг по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету для предприятий, входящих в холдинг. В рамках МФ ОЦО планируется организация фронт и миддл-офисов, ответственных за различные этапы обработки документов и оказания услуг организациям группы компаний.
Для достижения поставленных показателей МФ ОЦО потребовалась система, которая обеспечит автоматизацию следующих процессов:
- приемка, регистрация и учет поступающих документов;
- штрих-кодирование и сканирование документов;
- контроль возвратов поступивших документов;
- обмен документами между фронт и мидлл-офисом;
- обработку заявок на услуги.
2. Цели и задачи внедрения
2.1. Задачи и стратегия Бизнеса:
- централизация функций бухгалтерского, налогового и кадрового учета управляемых обществ в единую штатную структуру ООО «МКС»;
- повышение качества предоставляемых услуг по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету;
- уменьшение затрат на предоставление услуг по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету.
2.2. Задачи Проекта:
- создание автоматизированной системы управления процессами и документами (АСУПД) для сканирования и штрихкодирования документов, хранения сканкопий документов и автоматической маршрутизации документов по бизнес-процессам;
- настройка и адаптация АСУПД с учетом особенностей документооборота каждого из управляемых обществ;
- обеспечение быстродействия системы в условиях работы с большими объемами документов и процессов.
3. Выбор системы и партнера по внедрению
В ГК «Металлоинвест» имеется положительный опыт использования данного ПО для целей обеспечения договорного документооборота холдинга и работы канцелярии, а также положительный опыт партерской работы с ООО «1С-КПД».
4. Проект исполнялся по методологии корпоративного внедрения, разработанной Фирмой «1С» и состоял из 8 этапов:
- уточнение требований и формирование технического задания;
- разработка и настройка прототипа системы, также были произведены функциональное и нагрузочное тестирование;
- подготовка к опытной эксплуатации системы, во время которого была разработана эксплуатационная и пользовательская документация и было проведено развертывание доработанной версии АСУПД;
- доработка форм, инициированная после нагрузочного тестирования (создание новой формы "Задачи мне" и формы "Задачи отдела");
- создание единой базы АСУПД вместо 4 информационных баз предприятий и настройка базы;
- обучение более 400 пользователей в учебных классах, в их числе сотрудники фронт- и миддл-офиса, руководители среднего и высшего звена;
- очное сопровождение опытной эксплуатации системы на 4 предприятиях;
- удаленное сопровождение эксплуатации системы.
5. Уникальность проекта
Предметная область проекта - автоматизация работы Общего Центра Обслуживания, оказывающего услуги бухгалтерского учета и кадрового администрирования для компаний, вкходящий в ГК «Металлоинвест». АСУПД обеспечивает workflow основных бизнес-процессов, которые формируют качество предоставляемых услуг - все документы, подлежащие бухгалтерскому, налоговому или кадровому учету сканируются в АСУПД и передаются на обработку в электронном виде.
Данная система относится к высоконагруженным, поскольку в ней одновременно работает 500 пользователей, которые ежедневно создают 10 000 записей внутренних документов и сканируют 14 000 листов. Всего система рассчитана на работу 800 пользователей.
6. Эффект от внедрения
Все документы бухгалтерского и налогового учета, кадровые документы и заявки по 4м комбинатам Группы компаний «Металлоинвест» (Лебединский ГОК, Михайловский ГОК, ОЭМК, Уральская Сталь) сканируются и обрабатываются в электронном виде в АСУПД.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента