Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "Молот-Оружие"
ООО "Молот-Оружие"
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Управление качеством по стандартам ISO
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
На основании открытых конкурсных процедур, в качестве партнёра по реализации проекта была выбрана компания ООО «Центр Проектных Технологий».
В 2016 году с целью обеспечения контроля за исполнением и согласованием документов, а также с целью организации централизованного хранения и доступа к документам руководство предприятия приняло решение о внедрении на предприятии системы электронного документооборота (СЭД)на базе "1С:Документооборот 8 КОРП".
Проект стартовал в июле 2016 года. В основном внедрение СЭД было нацелено на организацию контроля за исполнением поручений, вытекающих из изданных на предприятии документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.д.). Отсутствие систематической, оперативной и полной информации о неисполненных поручениях не позволяло своевременно предпринимать необходимые административные воздействия в отношении исполнителей.
В рамках проведения диагностики совместно с партнёром по внедрению были проработаны все вопросы, касающиеся запуска и эксплуатации СЭД:
- назначен состав приёмочной комиссии со стороны заказчика;
- подробно описаны бизнес-процессы работы с документами, включая стадии согласования, регистрации, создания поручений и контроля исполнения;
- описаны требуемые контрольные показатели эффективности и формы их предоставления руководству, а также административные решения, принимаемые на основании контрольных показателей;
- сформулированы критерии успешного внедрения;
- определены пользователи и варианты их действий в СЭД;
- согласован объём необходимых испытаний системы перед и во время проведения опытной эксплуатации;
- согласован перечень требуемых мероприятий по подготовке системы к запуску.
К моменту перевода СЭД в промышленную эксплуатацию в системе велись все документы, включённые руководством в область действия АС, в т.ч. стандарты организации, планы мероприятий по вводу в эксплуатацию нового оборудования, извещения об изменении производственного процесса, протоколы балансовых комиссий и дней качества, входящая корреспонденция, служебные записки.
С 15 сентября 2017 года система находится в промышленной эксплуатации. На основе показателей СЭД введена в действие система финансовой мотивации исполнителей. Текущее обслуживание СЭД и поддержку пользователей осуществляет собственная ИТ-служба предприятия, использующая в том числе методические материалы фирмы 1С по подписке на диски ИТС.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Отзыв о результатах внедрения
в ООО «Молот-Оружие»
системы электронного документооборота
на основе прикладного решения «1С:Документооборот 8 КОРП»
ООО «Молот-Оружие» — одно из крупнейших отечественных предприятий по произ-водству гражданского и военного стрелкового оружия. Является градообразующим предприятием г. Вятские Поляны Кировской области, обеспечивает работой более 2,5 тысяч сотрудников.
В 2016 году с целью обеспечения контроля за исполнением и согласованием доку-ментов, а также с целью организации централизованного хранения и доступа к доку-ментам руководство предприятия приняло решение о внедрении на предприятии системы электронного документооборота (СЭД).
Обеспечивая единство технологической платформы комплекса средств автоматизации учёта и управления предприятия и учитывая требуемые функциональные возможности в качестве прикладного программного обеспечения СЭД было выбрано прикладное решение «1С:Документооборот КОРП».
В качестве партнёра по внедрению было выбрано ООО «Центр Проектных Технологий», входящее в Группу компаний «БизнесРешение», выполняющее проекты по автоматизации производственного и финансового учёта на предприятии на технологической платформе 1С:Предприятие.
Проект стартовал в июле 2016 года. В основном внедрение СЭД было нацелено на организацию контроля за исполнением поручений, вытекающих из изданных на пред-приятии документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.д.). Отсутствие система-тической, оперативной и полной информации о неисполненных поручениях не позволяло своевременно предпринимать необходимые административные воздействия в отношении исполнителей.
Внедрение СЭД выполнялось в соответствии с системой менеджмента качества ис-полнителя и включало в себя следующие фазы:
1) диагностика с выпуском технического задания;
2) подготовка системы к вводу в эксплуатацию;
3) обучение пользователей;
4) проведение опытной эксплуатации;
5) аудит эффективности и перевод системы в промышленную эксплуатацию.
В рамках проведения диагностики совместно с партнёром по внедрению были про-работаны все вопросы, касающиеся запуска и эксплуатации СЭД:
назначен состав приёмочной комиссии со стороны заказчика;
подробно описаны бизнес-процессы работы с документами, включая стадии согласования, регистрации, создания поручений и контроля исполнения;
описаны требуемые контрольные показатели эффективности и формы их предоставления руководству, а также административные решения, принима-емые на основании контрольных показателей;
сформулированы критерии успешного внедрения;
определены пользователи и варианты их действий в СЭД;
согласован объём необходимых испытаний системы перед и во время прове-дения опытной эксплуатации;
согласован перечень требуемых мероприятий по подготовке системы к запуску.
По итогам анализа требований к СЭД исполнитель подтвердил возможность их реа-лизации средствами типовой конфигурации прикладного решения и сформулировал требования к настройке базового ПО. Результаты диагностики были отражены в Тех-ническом задании.
Подготовка к вводу в эксплуатацию включала в себя настройку и развертывание си-стемы, создание учётных записей пользователей с необходимыми правами, тестирование системы совместно с приёмочной комиссией, выпуск необходимой организационно-распорядительной документации, обучение пользователей.
Опытная эксплуатация СЭД началась с 12 декабря 2016 года и проводилась сразу в рамках всего предприятия. Непосредственно перед началом эксплуатации в информа-ционную базу СЭД были введены текущие приказы и протоколы совещаний, находящиеся в процессе исполнения. Фактически, всё предприятие к началу 2017 года перешло на электронный режим работы с приказами и протоколами совещаний.
К моменту перевода СЭД в промышленную эксплуатацию в системе велись все до-кументы, включённые руководством в область действия АС, в т.ч. стандарты организации, планы мероприятий по вводу в эксплуатацию нового оборудования, извещения об изменении производственного процесса, протоколы балансовых комиссий и дней каче-ства, входящая корреспонденция, служебные записки.
В течение периода эксплуатации СЭД в рамках проекта, завершившегося в сентябре 2017 года, партнёр осуществлял аудит эффективности системы и своевременно устранял возникающие трудности. Следует отметить, что тщательная проработка требований и процессов на стадии диагностики свела к минимуму затруднения и вопросы, возникшие в процессе опытной эксплуатации. По итогам опытной был констатирован фактический перевод системы в промышленную эксплуатацию. СЭД в любой момент времени могла представить:
— копию любого требуемого документа.
— количество и перечень неисполненных поручений, вытекающих из исполняемых документов;
— сведения о состоянии процесса планирования запуска в эксплуатацию новых единиц оборудования;
— сведения о состоянии процесса выполнения работ в рамках извещения об из-менении.
По данным СЭД (и только по ним) принимались и регистрировались решения о назначении и актуализации сроков согласования документов и исполнении поручений.
Сведения о текущих и просроченных поручениях еженедельно предоставлялись ис-полнительному директору и директору по персоналу для оценки эффективности ис-полнителей и принятия мер административного воздействия на недобросовестных ис-полнителей.
В системе реализовано управление качеством по стандартам ISO, применение раз-личных мотивационных схем и оценка эффективности работы персонала.
Всего за период опытной эксплуатации система позволила:
взять на контроль 583 распорядительных документа, включающих 6372 по-ручения;
обеспечить выполнение 5523 поручений;
выявить 229 невыполненное и 1588 несвоевременно выполненных поручения.
В целом, к моменту завершения опытной эксплуатации руководство подтвердило появление в организации действенного механизма контроля и приступило к система-тической работе над улучшением показателей исполнительской дисциплины.
С 15 сентября 2017 года система находится в промышленной эксплуатации. На основе показателей СЭД введена в действие система финансовой мотивации исполнителей. Текущее обслуживание СЭД и поддержку пользователей осуществляет собственная ИТ-служба предприятия, использующая в том числе методические материалы фирмы 1С по подписке на диски ИТС.
На сегодняшний день в СЭД работает 180 пользователей.
Компания «Центр Проектных Технологий» справилась с поставленной перед ней за-дачей, внедрённое решение соответствует Техническому заданию и потребностям ор-ганизации. Руководство предприятия высоко оценивает качество работы партнёра фирмы 1С и готово рекомендовать «Центр Проектных Технологий» и всю Группу компаний «БизнесРешение» другим организациям.