Внедрение ПП 1C:Документооборот 8 КОРП в ЖКС №2 Адмиралтейского района

Отзыв клиента

ЖКС №2 Адмиралтейского района
Санкт-Петербург, Март 2018

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 20

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 4

ООО «Жилкомсервис №2 Адмиралтейского района» занимается оказанием жилищно-коммунальных услуг в Адмиралтейском р-не города Санкт-Петербург среди населения данного района, приоритетным направлением является качество услуг, предоставляемых в рамках договора по управлению и обеспечению технической эксплуатации многоквартирных домов. По отношению к организации действуют требования по ведению договоров с контрагентами, в частности основным требованием является проведение тендерной закупки по договорам свыше 100 тысяч рублей.

Основной задачей являлась автоматизация работы с договорами, их согласование и утверждение с руководством, а также работа с проектами договоров при тендерной закупке. Кроме этого, имелась необходимость получать данные об объемах договора в части номенклатуры и сведения объема поставленного к объему, закупленному по договору. Вся информация по документам поступления первоначально вносилась в решение 1С:Бухгалтерия. Дополнительно в ходе обследования выявлены различные вопросы по регламентации деятельности сотрудников организации.

1С:Документооборот 8 КОРП являлся наиболее оптимальным решением по части автоматизации процессов согласования и контроля выполнения договоров среди типовых решений фирмы 1С. Альтернативные решения имели более высокую стоимость и требовали существенной доработки имеющихся функциональных возможностей. 

В качестве партнера по внедрению была выбрана Компания Амбер, как обладающая штатом высококвалифицированных и опытных специалистов.

В Компании внедрены и эксплуатируются следующие программные продукты:

  • 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ
  • 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 ПРОФ
  • Айлант: Управление ЖКХ. КОРП.

Были выявлены следующие потребности в автоматизации:

1. Необходимость учета, согласования и регистрации договоров:

  • С сотрудниками: трудовые и разовые;
  • С юридическими и физическими лицами на платное оказание услуг;
  • С поставщиками на выполненные работы и поставку материалов.

2. Возможность контроля исполнения договоров по суммам, срокам и объему поставок.

3. Возможность быстрого оформления договоров по шаблону.

4. Обмен справочной информацией, а также первичными документами с другими учетными системами на базе 1С (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Зарплата и управление персоналом 8).

5. Возможность работы через веб-браузер, электронную почту и мобильное приложение.

6. Интеграция 1С:Бухгалтерия 8 с ПП для контроля оплат по договору.

7. Возможность ведения календаря в программе, включая отсутствия на рабочем месте.

В рамках решения задачи интеграции так же необходим переход с ПП 1С:Бухгалтерия 8 версии 2.0 на версию 3.0 и 1С:Зарплата и управление персоналом 8 версии 2.5 на версию 3.1

Для выполнения поставленных задач необходимо выполнить следующие работы:

  • Установка и настройка программного продукта 1С:Документооборот 8 КОРП.
  • Синхронизация справочников 1С:Документооборот 8 КОРП с 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ
  • Установка мобильной версии 1С:Документооборот 8 КОРП
  • Обучение пользователей
  • Переход 1С:Бухгалтерия 8 версии 2.0 на версию 3.0 КОРП
  • Переход 1С:Зарплата и управление персоналом 8 версии 2.5 на версию 3.1
  • Интеграция 1С:Бухгалтерии 8 КОРП с 1С:Документооборот 8 КОРП 

В ходе проведения проекта были решены следующие задачи:

  • Актуализация требований и анализ деятельности заказчика.
  • Первичная настройка конфигурации в соответствии с актуальными требованиями.
  • Разработка необходимых бизнес-процессов и шаблонов документов.
  • Обучение пользователей в части доработок, а также типовой функциональности, закрывающей актуальные требования.
  • Подготовка других ПП заказчика к возможности обмена с 1С:ДО.
  • Разработка механизмов интеграции 1С:ДО с другими конфигурациями заказчика.
  • Настройка и обучение персонала в части использования отчетов 1С:ДО.
  • Проведение тестовой эксплуатации и отладка по её итогам.
  • Ввод в промышленную эксплуатацию.

Результатом проекта является автоматизация процессов подготовки и согласования документов подряда, повышение эффективности и прозрачности работы с документами, качественный рост контроля выполнения договорных обязанностей. Дополнительно осуществлена регламентация и упорядочивание внутренних процессов взаимодействия между сотрудниками.

Что было сделано:

Используя типовые возможности  программы «1С:Документооборот» были:

  • разработаны шаблоны различных внутренних документов организации (договор на поставку, договор подряда, служебная записка и др.), позволяющие в кратчайшие сроки создавать эти документы;
  • разработаны шаблоны бизнес-процессов, позволяющих автоматизировать обработку этих документов;

Одной из  целей проекта была организация контроля за исполнением договоров по закупке. Поступления и оплаты по этим договорам могут происходить как в один этап, так и в несколько, растягиваясь на неопределенный промежуток времени. Так же, ввиду специфики деятельности организации, было необходимо учесть случаи, когда поступление происходит без заведенного в данный момент договора.

Договорному отделу требовалась видимость того, какие из договоров исполнены, а какие «зависли». Необходимо было учесть и то, что информация о поступлениях и оплате заносится в программе 1С:Бухгалтерия и для отражения этих операций сотрудники отдела должны пользоваться только своей программой, не открывая при этом дополнительно 1С:Документооборот.

Для автоматизации данного бизнес-процесса было принято решение о доработке типовых правил обмена в части распределения документов оплат по связанным с ними договорам, создании вспомогательных обработки и отчета.

При занесении сотрудником склада поступления в базу 1С:Бухгалтерия 3.0 данный документ  с помощью механизма обмена переносится в базу документооборота, где:

  • В случае заполнения реквизита «договор с контрагентом» у поступления, в базе документооборота у соответствующего договора  в структуре связанных документах добавляется документ поступления, с указанием типа связи «Относится к договору».
  • При не заполненном реквизите «договор с контрагентом» документы поступления переносятся в базу документооборота, где с помощью разработанной внешней обработки разделяются на группы до 100 тыс. рублей, по каждой из которых создается новый договор на закупку (до 100 тыс. руб.). После создания новых структур связанных документов, договоры (при их регистрации) переносятся в программу бухгалтерии, где заполняют соответствующий реквизит у документов поступления.

Для отслеживания оплат по договорам был разработан внешний отчет, позволяющий анализировать количество и суммы оплат.

Для упрощения взаимодействия между сотрудниками бухгалтерии и договорным отделом между программами 1С:Бухгалтерия и 1С:Документооборот была настроена бесшовная интеграция, позволяющая организовать двустороннюю постановку задач и обмен документами.

Использованные в процессе внедрения типовые возможности программы 1С:Документооборот, а так же разработанные механизмы обмена и анализа позволили:

  • сотрудникам договорного отдела оперативно получать информацию о состоянии договоров, связанных с ними документами их спецификациями и суммами оплат;
  • автоматизировать процессы создания документов и прохождения, связанных с ними, процессов (согласование, рассмотрение, утверждение);
  • не усложнить  рабочие процессы отдела бухгалтерии, а так же наладить взаимодействие с договорным отделом с помощью механизма бесшовной интеграции;
  • оставить конфигурации обеих программ на поддержке.

Автоматизированы следующие функции:

  • Учет договоров
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
  • Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
  • Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

1. Информация о компании:

Компания занимается оказанием жилищно-коммунальных услуг в Адмиралтейском р-не города Санкт-Петербург среди населения данного района. К организации осуществляются требования по ведению договоров с контрагентами, в частности основным требованием является проведение тендерной закупки по договорам свыше 100 тысяч рублей.

2. Исходная ситуация:

Основной задачей являлась автоматизация работы с договорами, их согласование и утверждение с руководством, а также работа с проектами договоров при тендерной закупке. Кроме этого имелась необходимость получать данные об объемах договора в части номенклатуры и сведения объема поставленного к объему закупленному по договору. Вся информация по документам поступления первоначально вносилась в решение 1С:Бухгалтерия. Дополнительно в ходе обследования выявлены различные вопросы по регламентации деятельности сотрудников организации.

3. Выбор продукта:

1С:Документооборот 8 КОРП являлся наиболее оптимальным решением по части автоматизации процессов согласования и контроля выполнения договоров среди типовых решений фирмы 1С. Альтернативные решения имели более высокую стоимость и требовали существенной доработки имеющихся программных продуктов.

4. Решение:

В ходе проведения проекта была осуществлена установка и первичная настройка системы, проведено обучение всех сотрудников в объеме, позволяющим им самостоятельно вносить изменения и работать с решением без привлечения специалистов исполнителя.

По методической части:
Анализ бизнес-процессов заказчика и выдача рекомендаций по их описанию и регламентации: процессы согласования договоров, процедура работы с системой, процедура составления договора.

По технологической части:
- Автоматизированы бизнес-процессы:
Подготовка договора подряда
Согласование договора подряда
- Интеграция 1С:Документооборот и решением 1С:Бухгалтерия 8 КОРП (доработка типовых правил обмена под специфику работы организации с документами)


5. Результаты проекта:

Автоматизация процессов подготовки и согласования документов подряда, повышение эффективности и прозрачности работы с документами, качественный рост контроля выполнения договорных обязанностей. Дополнительно осуществлена регламентация и упорядочивание внутренних процессов взаимодействия между сотрудниками.

6. Состояние проекта:

Система передана в промышленную эксплуатацию, ожидается дальнейшее привлечение исполнителя для оказания услуг по анализу бизнес-процессов и их дальнейшей автоматизации с целью повышения эффективности работы организации.

7. Параметры проекта

Вариант работы системы: файловый
Тип организации: коммерческая
Количество сотрудников. 100.
Число автоматизированных рабочих мест. 20
Осуществляется ли сопровождение - да

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ООО «Жилкомсервис №2 Адмиралтейского района» выражает благодарность ООО «Компании Амбер» за взаимное сотрудничество, квалифицированную и своевременную помощь, поддержку в решении поставленных задач.
Мы обратились в «Компанию Амбер» за выполнением работ по автоматизации деятель-ности на платформе «1С:Предприятие 8». Наша организация приняла решение об ис-пользовании программного продукта «1C:Документооборот 8 КОРП» в целях автомати-зации работы с договорами, их согласование и утверждение с руководством, а также ра-бота с проектами договоров при тендерной закупке.
В ходе внедрения были автоматизированы следующие функции:
• Учет рабочего времени
• Учет договоров
Используя типовые возможности программы «1С: Документооборот» были:
• разработаны шаблоны различных внутренних документов организации (дого-вор на поставку, договор подряда, служебная записка и др.), позволяющие в кратчайшие сроки создавать эти документы;
• разработаны шаблоны бизнес-процессов, позволяющих автоматизировать об-работку этих документов.

Мы выбрали «Компанию Амбер», сертифицированную по стандарту ISO 9001:2008, имеющую положительные рекомендации о работе, широкий штат высококвалифициро-ванных программистов, качественно поставленную службу технического сопровождения.
Специалистами «Компании Амбер» было осуществлено внедрение программного обеспечения продукта «1C:Документооборот 8 КОРП», проведено обучение пользовате-лей.
Внедренная в нашей компании система позволяет оптимизировать учёт и увеличить эффективность бизнес-процессов.
Количество автоматизированных мест: 20