Автоматизация управленческого и бухгалтерского учета в компании « Kontinent Inshaat » c помощью конфигурации ПП "1С:Бухгалтерия 8 для Азербайджана"

Коротко о нашей компании

Наша компания была создана в 2010 году. Несмотря на небольшой возраст, мы прочно укрепились на строительном рынке Азербайджана, благодаря своим передовым идеям и новаторству в строительстве. Мы занимаемся строительством и ремонтом как жилищного и коммерческого сектора, так и различных объектов инфраструктуры. На данный момент у нас уже имеется более 10 крупных строительных проектов. 

О нашем учете

Общая схема нашей работы следующая: формируется и утверждается смета проекта, где указывается список материалов и работ, которые должны быть выполнены. На основании данной сметы на каждом объекте используются соответствующие объемы материалов и работ. В случае отсутствия материалов, или, когда работу должны производить подрядчики, отдел закупок заказывает их у поставщиков и подрядчиков. Материалы поступают сразу на строй. объект и используются в строительстве. С подрядчиками же заключается договор на выполнение работ, после чего они приступают к работе. По окончании работ они предоставляют акт о сдаче-приемке работ, и мы им оплачиваем причитающуюся сумму.  

Что было раньше и как мы пришли к новой системе

Раньше все отделы работали разрознено. Бухгалтерия работала в 1С:Бухгалтерия. Остальные отделы работали в основном в Excel, некоторые же вообще вели учет на бумаге. Периодически отделы отправляли в бухгалтерию нужные ей данные, и она заносила их в 1С:Бухгалтерию. Компания у нас большая, и разнесение информации в систему занимало огромное количество времени. Кроме того, были значительные проблемы и в самом учете. Не всегда нам вовремя посылали нужные данные, иногда они были ошибочными. Поэтому говорить о том, что в 1С:Бухгалтерии была достоверная и актуальная информация, не приходится. Из-за этого у нас были проблемы в учете дебиторской и кредиторской задолженностей, доходов и расходов. Мы не могли правильно определить сходимость плановых и фактических данных, правильно оценить рентабельность наших проектов. К тому же руководство требовало от нас различные отчеты, которые из 1С:Бухгалтерии получить было сложно. А составлять их в Excel также занимало значительное время. Постепенно такой подход перестал устраивать как обычных работников, так и руководителей среднего и высшего звена. И наконец, в один прекрасный день, они приняли решение об обновлении учетной системы. 

Как это было

Мы стали искать компании, которые занимались внедрением учетных систем. Наш выбор пал на компанию «Best Soft» и продукт «1С:Бухгалтерия для Азербайджана». Уже на первых встречах, мы почувствовали их заинтересованность нам помочь. Сотрудники компании провели нам несколько презентаций, где подробно рассказали о возможностях программы. Увидев то, что может программа, мы были приятно удивлены. Многое из того, о чем мы мечтали, уже там было реализовано. Конечно, мы со своей стороны предъявили ряд требований, которые предполагали доработки в системе. Среди них можно выделить:

• Автоматизация статусов заказов поставщику и внутренних заказов – у нас в компании своя классификация статусов и механизм их установки.
• Прикрепление к каждому документу в системе, его внешнего аналога. В заказах и складских документах была добавлена возможность прикрепления внешних файлов.
• Полный анализ по проектам. Проекты для нас являются основной аналитикой и все доходы, расходы, дебиторскую и кредиторскую задолженности нужно было учитывать в разрезе проектов.
• Внедрение специфических печатных форм, документов и отчетов – среди них можно выделить новый документ «Смета» и отчет «Анализ фактических данных и сметы», печатная форма «Заявка на материалы и работы», в документе Внутренний заказ, отчет «Динамика цен».

• А также внедрение прочих печатных форм, изменение в интерфейсах и правах пользователей.

После обсуждения всех формальностей был заключен договор на внедрение данной системы.

Полное внедрение в общей сложности длилось около 4-х месяцев. Специалисты «Best Soft» установили программу, выполнили ее первоначальную настройку. Далее начали проводить нам тренинги и параллельно делать доработки в программе. Не буду описывать весь процесс внедрения, т.к. для него можно написать отдельный кейс, а перейду сразу к результатам.

Что мы получили в итоге

Результат превзошел все наши ожидания. Теперь Бухгалтерия, отдел Закупок, Проектный отдел, Склад и отдел Кадров работают в единой системе, что позволило многократно ускорить работу всех отделов. Автоматизация статусов заказов позволяет своевременно реагировать на них. В целом улучшился наш документооборот. Использование во всех операциях проектов в качестве основной аналитики, позволяет нам анализировать наши доходы и расходы по проектам. Работники отдела кадров формируют приказы непосредственно из системы, а не из сторонней программы. Работники склада на строй. объектах могут оперативно проверить остатки материалов и в случае надобности сформировать внутренний заказ. Работники отдела закупок могут анализировать состояние заказов поставщикам, сверять заказы с фактическим поступлением товаров и услуг. Руководитель проектного отдела может сформировать Смету затрат, а затем осуществлять сверку плановых и фактических данных по смете. Возможности управленческих отчетов - выше всяких похвал. Теперь мы можем представить руководству отчеты по складу, по закупкам, банку и кассе, в понятной и удобной форме. Работа бухгалтерии так же во много раз облегчилась и ускорилась. Теперь мы можем вовремя получить информацию обо всех операциях, происходящих на предприятии. Все работники, которые работают в новой программе, отмечают точность, четкость и оперативность, которая появилась в работе с переходом на новую систему.

Что дальше

В ближайших планах:

• Интеграция с почтовым клиентом;
• Внедрение тендерных процессов;
• Подключение к системе интернет-банкинга обслуживающего нас банка;
• Постепенное подключение к новой системе прочих отделов;  

Хотим выразить огромную благодарность сотрудникам компании «Best Soft» за высокий профессионализм и ответственность, проявленные в ходе внедрения новой системы.

С уважением, ООО «Континент Иншаат».