Внедрен программный продукт 1С:Документооборот КОРП в электросетевой компании ООО "ЛУКОЙЛ-Энергосети"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

1. Информация о компании:
ООО «ЛУКОЙЛ-ЭНЕРГОСЕТИ»
Головное подразделение в г. Москве, в структуру ООО «ЛУКОЙЛ-ЭНЕРГОСЕТИ» входят четыре региональных управления: Волгоградское, Западно-Сибирское, Пермское и Усинское.
ООО «ЛУКОЙЛ-ЭНЕРГОСЕТИ» предоставляет услуги 5 нефтегазодобывающим Обществам и 7 нефтегазоперерабатывающим и нефтехимическим заводам Группы «ЛУКОЙЛ».
Зона эксплуатационной ответственности предприятия охватывает районы Северо-Запада РФ, Крайнего Севера, Западную Сибирь, регионы Средней и Нижней Волги, прикаспийские степи, а также шельф Каспийского моря. Основными направлениями деятельности Компании являются: Поставка и передача электрической энергии, оказание услуг водоснабжения и водоотведения, технологическое присоединение к электрическим сетям.
Ввиду масштабной территориально-распределенной структуры и объема операционной деятельности особую роль в Обществе ООО «ЛУКОЙЛ-ЭНЕРГОСЕТИ» занимает делопроизводство, закупочная и договорная деятельность. Объем хранения и оборачиваемости данных, информации и принятые процедуры согласования документов требуют комплексной автоматизации обозначенных областей с возможностью оперативного контроля бизнеса.

Исходная ситуация:
Существующая ранее система электронного документооборота морально устарела и не позволяла масштабировать и расширять функциональный периметр в соответствии с растущими потребностями бизнеса.
В данном контексте были поставлены следующие цели проекта:
- Централизовать и синхронизировать НСИ Компании в части Контрагентов и Договоров с Контрагентами,
- Провести реинжиниринг процессов согласования договоров и закупочной документации от инициации Куратором Договора как на уровне Сервисных центров и Региональных управлениях, так и в Головной организации, до утверждения Генеральным директором,
- Унифицировать и регламентировать бизнес-процессы согласования договоров и закупочной процедур,
- Внедрить единую территориально-распределенную систему электронного документооборота в части договорной и закупочной деятельности
- Создать актуальную базу данных договоров и закупочной документации – электронный архив в соответствии с корпоративными требованиями и стандартами и законодательством РФ,
- Где возможно, избавиться от бумажных носителей информации, с учетом непротиворечивости законодательству и корпоративным правилам,
- Обеспечить безопасность информации и документов за счет распределения ролей и прав доступа в соответствии с политикой безопасности Общества,
- Интегрировать систему электронного документооборота с локальной и корпоративной информационной средой.

3. Выбор продукта:
Ключевые факторы в пользу выбора продукта «1С:Документооборот КОРП»
1. Существующий корпоративный стандарт – локальные информационные системы должны быть на технологической платформе «1С:Предприятие»,
2. Наличие у Клиента учетной системы на базе «1С:ERP Управление предприятием» и возможность бесшовной интеграции через единый протокол SOAP посредством WEB-Service,
3. Возможность дальнейшего оптимального расширения функциональных возможностей за счет наличия заложенных типовых, базовых механизмов системы,
4. Возможность масштабирования системы с оптимальными трудозатратами на лицензии;
5. Индустриальное использование системы, расширенные возможности сопровождения системы.

4. Решение:
В рамках реализации проекта был выполнен комплекс мероприятий.

В рамках фазы формирования методологического обеспечения проекта:
- Определение функциональных и организационных рамок,
- Анализ видов деятельности и видов договоров, существующего договорного регламент, состав и характеристика закупочной документации в соответствии с видами деятельности Общества, обследование текущих бизнес-процессов и цепей согласования договоров и закупочной документации,
- Произведена нормализация и упорядочивание видов договоров, формализованы характеристики и условия доступности характеристик Договоров. Для каждого вида договора в зависимости от направления деятельности заложены свои наборы форм и реквизитов,
- Разработаны и формализованы схемы бизнес-процессов под каждый вид договора в соответствии с направлениями деятельности,
- Совместно со специалистами Заказчика разработан Договорной регламент Общества в соответствии с заложенной функциональной структурой «1С:Документооборот КОРП».

В рамках фазы внедрения были выполнены следующие мероприятия:
- Проведено проектирование и настройка системы в соответствии с согласованным с Заказчиком Техническим заданием,
- Для целей проведения тестовой эксплуатации были разработаны инструкции и видеоинструкции под каждую функциональную роль,
- Проведено обучение пользователей в организованных классах и посредством он-лайн веб-комнат. В общей сложности обучено более 800 специалистов (специалисты договорных служб и отделов, кураторы договоров, специалисты МТО и Тендерных отделов),
- Нормализованы НСИ (Контрагенты, Договоры, вспомогательные справочники) и загружены в систему для полноценного старта опытной эксплуатации,
- Настроена бесшовная интеграция с единой учетной системой «1С:ERP Управление предприятием» и интеграция с корпоративным ландшафтом посредством корпоративный шины данных,
- Проведена опытная эксплуатация СЭД «1С:Документооборот КОРП»,
- Автоматизировано более 800 АРМов территориально-распределенной.

5. Результаты проекта:
В результате выполненной реализации проекта достигнуты ключевые цели:
- Создан актуальный электронный архив документов договорной и закупочной деятельности Общества,
- В операционную деятельность интегрирована система электронного документооборота на базе передового индустриального программного продукта «1С:Документооборот КОРП»,
- Унифицированы и оптимизированы бизнес-процессы договорной и закупочной деятельности,
- Минимизированы бумажные носители информационных данных,
- Обеспечено сокращение временных трудозатрат на поиск и обработку данных контрагентов и договоров с ними,
- Повышена оборачиваемость бизнес-процессов за счет понятного и регламентированного процесса работы с договорами и организации закупочных процедур,
- Реализованы механизмы обеспечения исполнительской дисциплины ряда структурных подразделений и кураторов договоров путем оперативного доступа к статистическим данным и точкам процессов в 1С:Документооборот КОРП,
- Произведена нормализация и упорядочивание документов контрагентов, договоров с ними,
- Обеспечена безопасность и организация доступа в соответствии с полномочиями специалистов,
- Устранена проблема дублирования НСИ в системах за счет централизации базы данных и реализованной интеграции между учетной системой и корпоративным ландшафтом.
- Кураторы (держатели) договоров получили возможность оперативного контроля по исполнению работ по договорам.

6. Состояние проекта:

Система переведена в промышленную эксплуатацию.
Планируется расширение функций за счет включения автоматизации следующих бизнес-процессов:
- Формирование и согласование Заявок на платеж, с последующей их передачей в единую учетную систему 1С:ERP для оформления платежных поручений,
- Формирование документов Поступления и Реализации Кураторами договоров на основании данных Договоров в СЭД, с последующей передачей данных в единую учетную систему 1С:ERP.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей