АО фирма «Агрокомплекс» им. Н.И. Ткачева
Краснодарский край, Выселковский р-н, ст-ца Выселки, Сентябрь 2018
Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 1700
Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 40
На сегодняшний день электронный документооборот применяют у себя многие организации. Основные причины внедрения - это стремление повысить эффективность использования рабочего времени сотрудников, а также минимизация затрат на ручную обработку документов. А чем крупнее предприятие – тем сложнее, специфичнее и масштабнее возникающие у него в учете проблемы.
АО фирма «Агрокомплекс» им. Н.И. Ткачева – это крупнейший агрохолдинг на юге России, включающий в себя множество организаций, более 24-х тысяч сотрудников и 600 магазинов собственной розничной сети. «Агрокомплекс» занимается различными отраслями сельского хозяйства: растениеводством, производством кормов, животноводством, птицеводством, мясопереработкой. Холдинг воплотил в жизнь передовую концепцию аграрного предприятия полного цикла – от поля до прилавка. Поэтому вся продукция отличается доступностью, конкурентоспособностью и, главное, высоким качеством.
С увеличением численности сотрудников, количества подразделений и дочерних предприятий, наращиванием объемов производства всё труднее и сложнее контролировать процессы в компании. Кроме того, территориальная распределенность накладывает определенные ограничения на взаимодействие между отделами и предприятиями.
Основными целями внедрения системы электронного документооборота стали:
-
Организовать единое информационное пространство;
-
Снизить число бумажных документов, сократить затраты на расходные материалы;
-
Повысить уровень исполнительской дисциплины;
-
Оптимизировать рабочее время сотрудников.
В «Агрокомплексе» применяется множество различных программных продуктов, автоматизирующих работу сотрудников, подавляющая часть этих программ созданы на базе платформы «1С». В связи с этим выбор программы «1С:Документооборот» в качестве продукта автоматизации делопроизводства и взаимодействия был очевиден и удобен по многим показателям: знакомый интерфейс для части пользователей, подготовленная инфраструктура, наличие специалистов для поддержки, ценовой диапазон. Выбор партнера для внедрения был сделан в пользу компании «Портал-Юг»: с данным партнёром уже давно ведется активное взаимодействие. Специалисты компании «Портал-Юг» участвовали во внедрении и сопровождении программных продуктов 1С в АО фирма «Агрокомплекс» им. Н.И. Ткачева ранее.
Сам процесс внедрения был долгим и непростым. Активная фаза работ проходила с февраля по сентябрь 2018 года, затем было продолжено сопровождение системы с внедрением дополнительных задач. Все работы были разделены на несколько очередей внедрения, чтобы проектная команда могла сосредоточиться на конкретных задачах, а пользователи последовательно осваивали новый функционал системы. Основная часть всех задач решалась типовыми средствами, однако исходя из требований и специфики «Агрокомплекса» специалистам компании «Портал-Юг» приходилось также производить доработки системы.
Одна из таких доработок была применена во время реализации механизма согласования командировок. Служебная записка создавалась командируемым сотрудником, заполнялись необходимые реквизиты (кто, куда, насколько, какие средства требуются). Далее по цепочке шло согласование, два последних этапа были -сотрудник отдела кадров и сотрудник бухгалтерии соответственно. Однако, учет командировок велся в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», а учет выдачи денежных средств и вовсе в «1С:Управление производственным предприятием». Поэтому после всех согласований данные загружались в данные системы. Основная цель была достигнута стандартной интеграцией – т.е. весь процесс в короткие сроки проходил маршрут от создания заявки до получения денежных средств. В среднем, с учетом территориальной распределенности, загруженности руководителей и других факторов, до автоматизации процесс мог занимать целый рабочий день. После автоматизации – задержки возникают, но они незначительные, через 1-2 часа сотрудник может отправляться в командировку. Однако, кроме основной цели также были освобождены от ручного ввода документов в «1С: ЗУП» и «1С: УПП» участники процесса. И подобные выигрыши во времени по итогам автоматизации наблюдались по всем внедренным блокам.
В результате внедрения была полностью автоматизирована работа с документами (обработка, регистрация, хранение), работа с процессами и задачами, а также ведение мероприятий в системе «1С:Документооборот».
Программный продукт «1С: Документооборот 8» введен в промышленную эксплуатацию. На текущий момент в системе электронного доукментооборота работает более 700 человек.
В рамках каждой очереди внедрения производилось обучение ИТ-специалистов АО фирма «Агрокомплекс» им. Н.И. Ткачева, а также пользователей, которым предстояло непосредственно работать с внедренными подсистемами. Обучение проводилось как индивидуальное, так и коллективное (в подавляющем большинстве случаев – в формате вебинаров из-за территориальной распределенности). Были написаны инструкции для администраторов и пользователей.
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
АО фирма «Агрокомплекс» им. Н.И. Ткачева – это крупнейший агрохолдинг на юге России, включающий в себя множество организаций, более 24-х тысяч сотрудников и 600 магазинов собственной розничной сети. «Агрокомплекс» занимается растениеводством, производством кормов, животноводством, птицеводством, мясопереработкой. Холдинг один из первых в России воплотил в жизнь концепцию аграрного предприятия полного цикла – от поля до прилавка. Поэтому вся продукция отличается доступностью, конкурентоспособностью и, главное, высоким качеством. Это признанный кубанский бренд, который знают и выбирают.
С увеличением численности сотрудников, количества подразделений и дочерних предприятий, наращиванием объемов производства всё труднее и сложнее контролировать процессы в компании. Кроме того, территориальная распределенность накладывает определенные ограничения на взаимодействие между отделами и предприятиями.
Основные цели:
- Организовать единое информационное пространство
- Снизить число бумажных документов, сократить затраты на расходные материалы
- Повысить уровень исполнительской дисциплины
- Оптимизировать рабочее время сотрудников
В холдинге "Агрокомплекс" применяется множество различных программных продуктов, автоматизирующих работу сотрудников. Однако подавляющая часть этих программ созданы на базе платформы "1С". В связи с этим выбор программы "1С:Документооборот" в качестве продукта автоматизации делопроизводства и взаимодействия был очевиден и удобен по многим показателям: знакомый интерфейс для части пользователей, подготовленная инфраструктура, наличие специалистов для поддержки, ценовой диапазон. Выбор партнера для внедрения был сделан в пользу компании "Портал-Юг": с данным партнёром уже давно ведется активное взаимодействие. Специалисты компании "Портал-Юг" участвовали во внедрении и сопровождении программных продуктов 1С в АО фирма «Агрокомплекс» им. Н.И. Ткачева.
Для решения задач и удовлетворения потребностей заказчика были предложены и реализованы следующие работы.
По методической части:
- измененная схема работы с входящими и исходящими документами;
- разграничены права доступа пользователей в программе «1С:Документооборот»;
- разработаны регламенты по работе с внутренними документами.
По технологической части:
- доработана типовая конфигурация "1С:Документооборот" в части работы с внутренними документами, автоподстановками, настройками прав доступа;
- настроены комплексные бизнес-процессы обработки внутренних документов;
- созданы дополнительные отчеты для анализа работы пользователей;
- разработаны и настроены правила автозаполнения внутренних документов;
- настроена интеграция с "1С: Зарплата и управление персоналом" и "1С: Управление производственным предприятием".
В результате внедрения была полностью автоматизирована работа с документами (обработка, регистрация, хранение), работа с процессами и задачами. Были автоматизированы функции:
- Делопроизводство.
- Формирование отчетности.
- Разграничение прав доступа.
- Работа с процессами и задачами.
- Работа с файлами.
Система передана в промышленную эксплуатацию. Запланированы новые блоки для автоматизации и масштабирование уже запущенных блоков на все предприятия холдинга (более 100 предприятий).
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
АО фирма «Агрокомплекс» им. Н.И. Ткачева — это крупнейший агрохолдинг на юге
России, включающий в себя множество организаций, более 24-х тысяч сотрудников и 600
магазинов собственной розничной сети. «Агрокомплекс» занимается растениеводством,
производством кормов, животноводством, птицеводством, мясопереработкой. Холдинг один из
первых B России воплотил в жизнь концепцию аграрного предприятия полного цикла — от поля
до прилавка. Поэтому вся продукция отличается доступностью, конкурентоспособностью и,
главное, высоким качеством. Это признанный кубанский бренд, который знают и выбирают.
В октябре 2012 года был приобретен ПП «1С: Документооборот 8 КОРП». В декабре 2016
года был заключен Договор на внедрение программного продукта. В январе 2017 года было
подписано дополнительное соглашение, в котором были указаны перечень и трудоемкость
планируемых работ.
В процессе работы был произведен анализ процессов на предприятии, осуществлены
установка и настройка «1С: Документооборот 8 КОРП», проведены индивидуальные
консультации и групповое обучение сотрудников.
Программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» вводился в промышленную
эксплуатацию по блокам. Итоговый запуск был осуществлен 28.09.2018 г.
На текущий день сопровождение внедренного программного продукта осуществляется
Компанией Портал-Юг. Оформлен платный договор 1С: ИТС.
В результате внедрения программного комплекса были полностью автоматизированы
следующие блоки:
Входящая и исходящая корреспонценция
Поручения Генерального директора
Мероприятия
Кадровые служебные записки:
Служебные записки Ha командировку
Служебные записки на подбор персонала
Служебные записки на оформление персонала
Служебные записки на совмещение
Служебные записки на работу в выходные дни
Служебные записки на доплату
Служебные записки на сверхурочную работу.
Служебные записки отдела дистрибуции
Процессы работы с анкетами недвижимости отдела развития
Процессы согласования макетов этикеток выпускаемой продукции
Проектная работа
Документы по вводу и выводу выпускаемой продукции
Ha текущий момент в программе «1С: Документооборот 8 КОРП» работает 1700 человек,
что составляет 1700 типовых рабочих места.
Несмотря на возникшие в процессе внедрения сложности, необходимо отметить
достаточное удовлетворение от работы, проведенной специалистами Компании Портал-Юг. Мы
уверены, что сотрудничество с Компанией Портал-Юг будет продолжено и в дальнейшем.
