Внедрение системы электронного документооборота в холдинге «Череповецлес» на базе системы "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Руководством «Череповецлес» было принято решение усовершенствовать процессы подготовки и согласования договоров. Проблемные ситуации, возникающие в связи с неоперативностью согласования внутренних документов, в частности договоров, и отсутствием возможности их отслеживания, затягивали сроки подписания документов.

Определяющим фактором выбора в качестве внедряющей компании именно «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» стал многолетний опыт компании в автоматизации предприятий лесной отрасли. В процессе переговоров были определены первостепенные задачи автоматизации – это подготовка и согласование договоров и дополнительных соглашений. В качестве программного решения был выбран продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», который позволяет автоматизировать рассматриваемые бизнес-процессы и развивать систему в дальнейшем.

Выяснив информацию о структуре предприятия, бизнес-процессах и особенностях проекта, целях, которых хочет достигнуть «Череповецлес», специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» определили ряд необходимых для внедрения системы этапов. В процессе реализации данных этапов были выполнены следующие работы:

Детальное обследование. Были получены требования от руководства и экспертной группы «Череповецлес», спроектирована и представлена модель будущей системы, определён список будущих пользователей, сформированы требования к настройкам шаблонов процессов согласования документов, прав доступа и ролей.
Адаптация и тестирование. Осуществлена настройка системы на основании согласованного перечня работ. В данном проекте не возникло необходимости проводить работы по адаптации программного продукта, так как внедрялся максимально типовой функционал решения «1С:Документооборот КОРП».
Внедрение. На этом этапе был осуществлён перенос справочников из «1С:Бухгалтерия 3.0», проведены работы по настройке прав доступа с разграничением в разрезе организаций, определена группа пользователей, которая будет иметь доступ ко всем документам и процессам системы, проведено обучение и консультирование пользователей по работе в системе.

Благодаря внедрению максимально типового функционала «1С:Документооборот КОРП» достигли экономии бюджета в 30% в сравнении с предварительной оценкой проекта.

В результате выполненных работ удалось оптимизировать коммуникации между управляющей компанией и предприятиями, входящими в холдинг «Череповецлес», в рамках процессов согласования и утверждения договоров, сократить время на подготовку и согласование договоров, повысить качество готовых документов за счет упорядочивания работы пользователей. Кроме того, было сокращено время на поиск нужных документов благодаря организации систематизированного и безопасного хранения документов и файлов.

Проект автоматизации внутреннего документооборота был реализован, и уже с 01 июля 2017 года система находится в промышленной эксплуатации. В системе насчитывается 50 пользователей.

На данный момент система передана на сопровождение, которое осуществляют специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» совместно с IT-службой холдинга «Череповецлес». Развитие системы осуществляется IT-службой «Череповецлес», которая постепенно запускает в эксплуатацию дополнительные функциональные возможности программного продукта «1С:Документооборот КОРП».

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

Холдинг «Череповецлес» — лесопромышленная компания Северо-Запада России, в состав которой входят предприятия, осуществляющие заготовку древесины в пяти районах Вологодской области.

Проблемные ситуации, возникающие в связи с неоперативностью согласования внутренних документов, в частности договоров, и отсутствием возможности их отслеживания, затягивали сроки подписания документов. Процессы подготовки документов и обмена документами необходимо было усовершенствовать.

Руководство холдинга выбрало компанию «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» для создания автоматизированной системы документооборота, зная о ее многолетнем опыте автоматизации предприятий лесной отрасли. В процессе переговоров были определены первостепенные задачи автоматизации – это подготовка и согласование договоров и дополнительных соглашений. В качестве программного решения был выбран продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», который позволяет автоматизировать рассматриваемые бизнес-процессы и развивать систему в дальнейшем.

Выяснив информацию о структуре предприятия, бизнес-процессах и особенностях проекта, целях, которых хочет достигнуть «Череповецлес», специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» определили ряд необходимых для внедрения системы этапов. В процессе реализации данных этапов были выполнены следующие работы:
• Детальное обследование. Были получены требования от руководства и экспертной группы «Череповецлес», спроектирована и представлена модель будущей системы, определён список будущих пользователей, сформированы требования к настройкам шаблонов процессов согласования документов, прав доступа и ролей.
• Адаптация и тестирование. Осуществлена настройка системы на основании согласованного перечня работ. В данном проекте не возникло необходимости проводить работы по адаптации программного продукта, так как внедрялся максимально типовой функционал решения «1С:Документооборот КОРП».
• Внедрение. На этом этапе был осуществлён перенос справочников из «1С:Бухгалтерия 3.0», проведены работы по настройке прав доступа с разграничением в разрезе организаций, определена группа пользователей, которая будет иметь доступ ко всем документам и процессам системы, проведено обучение и консультирование пользователей по работе в системе.

В результате выполненных работ удалось оптимизировать коммуникации между управляющей компанией и предприятиями, входящими в холдинг «Череповецлес», в рамках процессов согласования и утверждения договоров, сократить время на подготовку и согласование договоров, повысить качество готовых документов за счет упорядочивания работы пользователей. Кроме того, было сокращено время на поиск нужных документов благодаря организации систематизированного и безопасного хранения документов и файлов.

Проект автоматизации внутреннего документооборота был реализован, и уже с 01 июля 2017 года система находится в промышленной эксплуатации. В системе насчитывается 50 пользователей.

На данный момент система передана на сопровождение, которое осуществляют специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» совместно с IT-службой холдинга «Череповецлес». Развитие системы осуществляется IT-службой «Череповецлес», которая постепенно запускает в эксплуатацию дополнительные функциональные возможности программного продукта «1С:Документооборот КОРП».
• Общее число автоматизированных рабочих мест - 50
• Соответствие потребностям организации - 5 (где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности")
• Удобство работы с программой - 5 (где "5" - "работать с программой легко и комфортно")
• Оцените качество работы партнера фирмы «1С» - 5 (где "5" - "работой партнера очень доволен")
• Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности - Да
• Система сдана в промышленную эксплуатацию 01.07.2017 г.