Внедрение системы электронного документооборота в ООО «Грузовая компания» на базе 1С:Документооборот КОРП

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Предпосылки для внедрения системы:
- Активная договорная работа компании и в связи с этим необходимость отслеживания договорных обязательств, договорной документации, организации единого хранилища договорной документации, сокращения сроков и этапов согласования;
- Необходимость взаимодействия с общекорпоративным центром обслуживания группы компаний;
- Необходимость оптимизации входящего, исходящего и внутреннего документооборота компании, п именно: создание документов по унифицированным шаблонам, организация их движения по унифицированным маршрутам; отслеживание состояния документов на различных этапах;
- Необходимость организации контроля исполнительской дисциплины (поручений, приказов, распоряжений, регламентов);
- и др.

Критерии выбора программного продукта:

- современная отечественная платформа «1С:Предприятие 8», сертифицированная согласно требованиями ст.152 ФЗ;
- открытый программный код;
- легкая интеграция с другими продуктами на платформе 1С и системами других вендоров;
- возможность работы в удаленном режиме;
- гибкая настройка системы под потребности конкретного сотрудника без необходимости привлечения ИТ-специалистов;
- возможность создания графических бизнес-процессов;
- встроенные инструменты для создания отчетов любых видов (таблицы, графики и т.п.);
- небольшие затраты на внедрение и владение системой;
- возможность организации межкорпоративного юридически значимого электронного взаимодействия в Группе компаний «РТК», которая также использует данный программный продукт.

Автоматизированные функции:
- работа с входящей корреспонденцией: регистрация, рассмотрение, исполнение, контроль исполнения, хранение;
- работа с исходящей корреспонденцией: подготовка, согласование, утверждение, регистрация, хранение;
- договорная работа: подготовка, согласование, регистрация, контроль исполнения договорных обязательств, контроль сопроводительных документов, централизованное хранение, учет связанных документов, разграничение прав доступа;
- учет первичной финансовой документации;
- оплата счетов: согласование, оплата, уведомление контрагентов, контроль получения оригиналов; взаимодействие с Общим центром обслуживания организации: формирование и отправка реестров документов по СВД.
Выполненные работы:
- консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
- продажа выбранного программного продукта;
- планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
- сбор, анализ и описание требований заказчика к автоматизированной системе;
- разработка Технического задания на автоматизацию бизнес-процессов;
- настройка программы (общие настройки, справочники, шаблоны документов, шаблоны процессов, связи, правила автозаполнения файлов, бизнес-процессы, права доступа и др.);
- доработка программы в соответствии с требованиями, предусмотренными Техническим заданием;
- разработка комплекта пользовательской документации, описывающего автоматизированные бизнес-процессы (Руководство пользователя, Регламент по организации документооборота компании; маршрутные карты, памятки пользователям);
- начальная поддержка пользователей в процессе внедрения программного продукта 1С и дальнейшая поддержка в рамках договора сопровождения.

Результат:

Данный проект реализован в основном путем настройки типового функционала системы с минимальной доработкой. Внедрение системы электронного документооборота позволило значительно оптимизировать процесс договорной работы в компании: сократились сроки подготовки и согласования договорных документов, документы проходят согласование в установленный срок, сократилось количество циклов согласования; организовано единое хранилище договорной документации; стало возможно отследить состояние документа на каждом этапе его жизненного цикла; осуществляется контроль сопроводительных документов, ведется учет связанных документов, отслеживается исполнение договорных обязательств. Помимо договорной работы также оптимизированы процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами, что обеспечило их прозрачность, повысило качество подготовки документов, уровень исполнительской дисциплины сотрудников компании и эффективность корпоративных методов работы с документами в целом.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика